Как вести несколько групп или проектов одновременно

Большинство работающих музыкантов состоят не в одной группе. Кавер-группа кормит, джазовое трио для души, а трибьют-проект — услуга другу, которая как-то превратилась в 20 выступлений в год. А потом наступает июньская суббота, на которую забронированы два из них, потому что запрос пришёл через два разных чата и вы сказали «да» обоим.

Вести несколько проектов — нормально. Вести их из одной головы не получается после примерно 40 выступлений в год в сумме. Вот как их устроить, чтобы проекты делили вас, не сталкиваясь.

Два вида провалов

Двойные бронирования. Вы или общий участник подтверждены на два события в одну дату. Обычно потому, что доступность спросили в двух местах, а ответили по памяти. Решение — один личный календарь, в который стекаются подтверждённые даты и открытые запросы каждой группы, и ответы о доступности только по этому календарю.

Перекрёстное загрязнение. Аванс группы А приходит на счёт, которым вы пользуетесь и для группы Б, сетлист группы А оказывается в листе выступления группы Б, а клиент трио получает коммерческое предложение с названием кавер-группы. Решение — разделение: отдельные рабочие пространства, отдельные деньги, отдельные материалы, даже если ими управляет один человек.

Всё ниже — вариации этих двух решений.

Разделяйте группы; делите людей

Каждая группа — отдельная единица со своим списком участников, календарём, репертуаром, сетлистами, коммерческими предложениями и списками сборов, как будто других групп не существует. Люди пересекаются; данные — нет.

Звучит как дублирование, и отчасти так и есть. Барабанщик в трёх группах закрашивает доступность в трёх календарях. Но альтернатива, один объединённый календарь для всего, даёт кашу, где никто не поймёт, к какому проекту относится репетиция, и где басист трио видит гонорары кавер-группы. Держите единицы чистыми и используйте человека как связующее звено.

На практике:

• Одно рабочее пространство, папка или календарь на группу. С понятным названием.
• У каждой группы свой руководитель или менеджер, даже если это один человек в двух шляпах.
• У каждой группы свои деньги: счёт или субсчёт, правила делёжа, фонд. См. банковский счёт для группы.
• У каждой группы свой шаблон коммерческого предложения, подпись в письмах и название для клиентов. Клиенты одной не должны узнавать о другой из подвала письма.

Личный календарь как главный

Каждый музыкант, состоящий больше чем в одном проекте, ведёт один личный календарь, в который стекаются подтверждённые выступления, запросы и репетиции всех групп. Неважно, календарь ли это в телефоне или бумажный ежедневник; важно:

1. Подтверждённое выступление любой группы попадает туда в момент подтверждения.
2. Запрос любой группы попадает туда как «удержано» в момент, когда вы говорите «свободен», и остаётся, пока не подтверждён или не отклонён.
3. Вы отвечаете на запросы доступности только после того, как посмотрели в него. Никогда по памяти.

Пункт 2 — то, что пропускает большинство. Если вы сказали группе А, что свободны 14-го, а потом сказали то же группе Б, та, что подтвердит второй, получит замену, и искать её — ваша проблема. Удерживать дату для обеих честно только тогда, когда оба руководителя знают, что дата удержана, а не подтверждена.

Правила приоритета между группами

Когда два проекта хотят одну дату, кто побеждает? Решите заранее, письменно, с каждой группой, чтобы это было правилом, а не предательством:

• Кто первый подтвердил, тот и побеждает. Самое простое и справедливое. Запрос — не подтверждение.
• Платящая группа побеждает проект для души, но только если проект для души согласился на это, когда вы к нему присоединялись. Скажите с самого начала: «подтверждённые даты кавер-группы в приоритете; предупрежу за месяц и найду замену».
• Подтверждённое выступление — это подтверждённое выступление. Ни одна группа не может выбить подтверждённое выступление другой ради более выгодного. Репутационная цена ложится лично на вас, на обеих сценах.

Запишите своё правило в соглашение каждой группы в разделе «другие проекты».

Менеджеры с несколькими группами

Если вы зарабатываете управлением группами или бронируете три проекта, картина та же с двумя дополнениями.

Одно пространство на группу, один логин для вас. Вам нужно быстро переключаться между группами, видеть календарь каждой отдельно и никогда не давать клиентам одной группы увидеть данные другой. Вам также нужна роль в каждой группе, позволяющая бронировать, составлять предложения и планировать, не будучи владельцем денег каждой группы; это должно оставаться за руководителем каждой группы.

Обзор воронки по всем группам. Запросы приходят на «какую-нибудь группу», а вы решаете, какой проект подходит. Ведите простой список: запрос, дата, бюджет, какой проект предложили, статус. Сами коммерческие предложения и выступления живут в пространстве каждой группы; список — ваш обзор. Большинство менеджеров делают это в таблице, и на этом масштабе этого достаточно.

Общие участники ваших групп — самый большой риск. Если у вашей соул-группы и вечериночной группы один барабанщик, каждый запрос для любой из них требует проверки его доступности до того, как вы назовёте цену. Выработайте привычку: сначала запрос доступности, потом предложение. Порядок действий описан в статье от запроса к подтверждённому выступлению.

Деньги между проектами

Никогда не смешивайте. Гонорары каждой группы идут на счёт этой группы и делятся по её правилам. Если вы один и тот же человек в обеих группах, вы всё равно платите себе из каждой отдельно. Это больше переводов, и это того стоит: когда участник группы А впервые спросит, почему на счёте аванс за группу Б, вы будете рады ответить: «его там нет».

Если у вас компания, которой принадлежит несколько проектов (обычно для агентств и руководителей, ведущих «бренд» с несколькими составами), счета могут быть одной компании, но внутренний учёт всё равно разделяется по проектам, потому что нужно знать, какой проект приносит деньги.

Материалы и идентичность

• Отдельные репертуары, даже если 30 песен пересекаются. Тональность, аранжировка и темп часто различаются между группами, и общий список выдаёт на сцене неправильную версию.
• Отдельные сетлисты и листы выступлений с названием группы.
• Отдельные наборы для сборов. Набор трио — это не набор кавер-группы минус аппарат; это свой список.
• Отдельные соцсети, страницы сайта и шаблоны предложений. Клиент всегда должен видеть только одну группу.

Сделайте сегодня

• Внесите каждое подтверждённое выступление и каждый удержанный запрос из каждого проекта в один личный календарь. Поищите столкновения в ближайшие 90 дней. Исправьте сейчас.
• Сообщите каждой группе письменно ваше правило приоритета.
• Проверьте, не лежат ли деньги какой-то группы на счёте, где лежат и деньги другой. Если да, это задача этого месяца.

Где помогает expert.band

expert.band построен вокруг одного пространства на группу: у каждой группы свои участники, роли, календарь, репертуар, сетлисты, коммерческие предложения и наборы для сборов, а один человек может быть участником одной группы и руководителем или менеджером другой под одним логином. Доступность закрашивается для каждой группы отдельно, запросы доступности уходят по каждому выступлению, так что общий барабанщик отвечает на запрос каждой группы отдельно, а руководитель видит счёт. Одна группа стоит 3,90 в месяц, каждая дополнительная ваша группа — ещё 2,00; участники присоединяются бесплатно, так что менеджер трёх проектов платит за три пространства, а больше никто ничего не платит. См. цены.