Gestire più band o progetti contemporaneamente

La maggior parte dei musicisti che lavorano sta in più di una band. La band da eventi paga, il trio jazz è per l'anima, la tribute band è un favore a un amico che in qualche modo è diventato 20 concerti l'anno. E poi arriva il sabato di giugno in cui due di loro sono prenotate, perché la richiesta è arrivata da due chat diverse e hai detto sì a entrambe.

Gestire più progetti è normale. Gestirli da una sola testa non è sostenibile oltre circa 40 concerti l'anno in totale. Ecco come impostarli in modo che i progetti ti condividano senza scontrarsi.

Le due modalità di fallimento

Doppie prenotazioni. Tu, o un membro che condividi, siete confermati per due cose nella stessa data. Di solito perché la disponibilità è stata chiesta in due posti e risposta a memoria. Il rimedio è un unico calendario personale in cui confluiscono le date confermate e le richieste aperte di ogni band, e rispondere alla disponibilità solo da quel calendario.

Contaminazione incrociata. L'acconto della band A arriva sul conto che usi anche per la band B, la scaletta della band A finisce sul foglio del concerto della band B e un cliente del trio riceve un preventivo con il nome della band da eventi sopra. Il rimedio è la separazione: spazi di lavoro separati, soldi separati, materiali separati, anche se a gestirli è la stessa persona.

Tutto ciò che segue è una versione di questi due rimedi.

Separa le band; condividi le persone

Ogni band è un'unità a sé con la propria lista dei membri, calendario, repertorio, scalette, preventivi e checklist di carico, come se le altre band non esistessero. Le persone si sovrappongono; i dati no.

Sembra una duplicazione e lo è, un po'. Un batterista in tre band segna la disponibilità in tre calendari. Ma l'alternativa, un unico calendario fuso per tutto, produce un pasticcio in cui nessuno capisce a quale progetto appartiene una prova e in cui il bassista del trio vede i cachet della band da eventi. Tieni le unità pulite e usa la persona come collegamento.

In pratica:

• Uno spazio di lavoro, una cartella o un calendario per band. Con nomi chiari.
• Ogni band ha il proprio capo band o manager, anche se è la stessa persona con due cappelli.
• Ogni band ha i propri soldi: conto o sotto-conto, regole di divisione, fondo. Vedi un conto bancario per la band.
• Ogni band ha il proprio modello di preventivo, la propria firma email e il proprio nome verso i clienti. I clienti dell'una non dovrebbero scoprire l'altra da un piè di pagina.

Il calendario personale come riferimento principale

Ogni musicista in più di un progetto tiene un unico calendario personale in cui confluiscono concerti confermati, richieste e prove di tutte le band. Non importa se è un calendario sul telefono o un'agenda di carta; ciò che conta è:

1. Un concerto confermato di qualsiasi band ci entra nel momento in cui viene confermato.
2. Una richiesta di qualsiasi band ci entra come "in attesa" nel momento in cui dici "disponibile", e resta finché non viene confermata o rifiutata.
3. Rispondi alle richieste di disponibilità solo dopo averlo guardato. Mai a memoria.

Il punto 2 è quello che la maggior parte delle persone salta. Se dici alla band A che sei libero il 14 e poi dici lo stesso alla band B, quella che conferma per seconda si ritrova con un sostituto, ed è un problema tuo trovarlo. Tenere la data per entrambe è onesto solo se entrambi i capi band sanno che è in attesa, non confermata.

Regole di priorità tra le band

Quando due progetti vogliono la stessa data, chi vince? Decidilo in anticipo, per iscritto, con ogni band, così è una regola e non un tradimento:

• Vince la prima confermata. La più semplice e la più equa. Una richiesta non è una conferma.
• La band che paga vince sul progetto per passione, ma solo se il progetto per passione l'ha accettato quando sei entrato. Dillo all'inizio: "le date confermate della band da eventi hanno la priorità; vi darò un mese di preavviso e un sostituto".
• Un concerto confermato è un concerto confermato. Nessuna band può scavalcare un concerto confermato di un'altra per uno pagato meglio. Il costo reputazionale ricade su di te personalmente, in entrambe le scene.

Scrivi la tua regola nell'accordo di ogni band, alla voce "altri progetti".

Manager con più band

Se gestisci band per mestiere, o sei la persona che prenota tre gruppi, il quadro è lo stesso con due aggiunte.

Uno spazio di lavoro per band, un solo accesso per te. Devi passare da una band all'altra in fretta, vedere il calendario di ogni band separatamente e non far mai vedere ai clienti di una band i dati di un'altra. Ti serve anche un ruolo in ogni band che ti permetta di prenotare, fare preventivi e programmare senza essere il proprietario dei soldi di ogni band; quello dovrebbe restare al capo band di ciascuna.

Una vista della pipeline tra le band. Le richieste arrivano per "una band", e tu decidi quale gruppo si adatta. Tieni una lista semplice: richiesta, data, budget, quale gruppo hai proposto, stato. I singoli preventivi e concerti vivono nello spazio di lavoro di ogni band; la lista è la tua panoramica. La maggior parte dei manager lo fa in un foglio di calcolo e a questa scala va benissimo.

I membri condivisi tra le tue band sono il rischio più grande. Se la tua band soul e la tua band da festa condividono un batterista, ogni richiesta per una delle due richiede di verificare la sua disponibilità prima di fare il preventivo. Costruisci l'abitudine: prima la richiesta di disponibilità, poi il preventivo. Da richiesta a concerto confermato ha l'ordine delle operazioni.

Soldi tra i progetti

Non lasciarli mai mescolare. I cachet di ogni band vanno sul conto di quella band e si dividono con le regole di quella band. Se sei la stessa persona in entrambe le band, ti paghi comunque da ciascuna separatamente. Sono più bonifici e ne vale la pena: la prima volta che un membro della band A chiede perché il conto mostra un acconto per la band B, sarai contento che la risposta sia "non lo mostra".

Se gestisci una società che possiede più gruppi (comune per le agenzie e per i capi band che gestiscono un "marchio" con più formazioni), i conti possono essere di un'unica società, ma la contabilità interna separa comunque per gruppo, perché devi sapere quale gruppo sta facendo soldi.

Materiali e identità

• Repertori separati, anche se 30 canzoni si sovrappongono. Tonalità, arrangiamento e tempo spesso differiscono tra le band, e una lista condivisa produce la versione sbagliata sul palco.
• Scalette e fogli del concerto separati, con il nome della band sopra.
• Kit di carico separati. Il kit del trio non è il kit della band da eventi meno il PA; è una lista a sé.
• Social, pagine del sito e modelli di preventivo separati. Un cliente dovrebbe vedere sempre e solo una band.

Fallo oggi

• Metti ogni concerto confermato e ogni richiesta in attesa di ogni progetto in un unico calendario personale. Cerca le collisioni nei prossimi 90 giorni. Risolvile ora.
• Di' a ogni band, per iscritto, qual è la tua regola di priorità.
• Controlla se i soldi di una band stanno su un conto che contiene anche i soldi di un'altra band. Se sì, quello è il lavoro di questo mese.

Dove expert.band aiuta

expert.band è costruito attorno a uno spazio di lavoro per band: ogni band ha i propri membri, ruoli, calendario, repertorio, scalette, preventivi e kit di carico, e una persona può essere membro di una band e capo band o manager di un'altra dallo stesso accesso. La disponibilità si segna per band, e le richieste di disponibilità partono per concerto, così un batterista condiviso risponde separatamente alla richiesta di ogni band e il capo band vede il conteggio. Una band costa 3,90 al mese e ogni band in più di cui sei proprietario costa 2,00 in più; i membri entrano gratis, quindi un manager che gestisce tre gruppi paga per tre spazi di lavoro e nessun altro paga nulla. Vedi i prezzi.