Cosa fa davvero un capo band

Chiedi a una band cosa fa il capo band e sentirai "dà gli attacchi" e "parla al pubblico". Chiedilo al capo band e otterrai una lista che inizia con 40 email senza risposta. Il divario tra queste due risposte è dove vive la maggior parte del risentimento in una band, in entrambe le direzioni.

Questo articolo è per due lettori: il capo band che si chiede se sia normale passare più tempo sull'amministrazione che sulla musica (sì), e il membro che si chiede perché il capo band prenda una quota più grande (ecco perché). Finisce con come passare parti del lavoro a un manager senza perdere il controllo della band.

I quattro lavori dentro il lavoro

Booking. Ogni concerto inizia come una richiesta a cui qualcuno deve rispondere entro un giorno, qualificare (data, luogo, budget, cosa vogliono), preventivare, ricontattare, contrattualizzare e incassare un acconto. Per una band che fa 40 concerti l'anno, sono tipicamente 80–120 richieste, perché più o meno da un terzo alla metà si trasforma in concerto. A 45 minuti per richiesta in media, comprese quelle che non portano da nessuna parte, sono 60–90 ore l'anno prima di suonare una nota. Poi c'è l'attività di contatto che genera le richieste in primo luogo; vedi come ottenere più concerti.

Soldi. Preventivi, fatture, acconti, solleciti dei saldi, pagare la band, pagare il noleggio del furgone, la sala prove, l'assicurazione e il software, e tenere registri che reggano a una domanda del fisco. Da due a quattro ore al mese se organizzato, molto di più se no. E di solito il capo band si accolla il rischio finanziario: il cliente che paga con 60 giorni di ritardo, nella testa dei membri della band, è la band che non li ha ancora pagati.

Logistica. La disponibilità per ogni richiesta, la formazione per ogni concerto, le informazioni preliminari (orari, indirizzo, parcheggio, contatto, dress code), la scaletta, la checklist di carico, i sostituti quando qualcuno dà forfait, il calendario delle prove. Da una a due ore per concerto, quindi altre 40–80 ore l'anno.

Morale. Quello che nessuno mette in bilancio. Accorgersi che il bassista si è fatto silenzioso. Fare la conversazione con la cantante sui tempi. Mantenere gli standard della band senza essere la persona di cui tutti temono un messaggio. Decidere quando dire no a un concerto perché la band è stanca. Questo non ha ore; ha peso.

Sommando tutto, il capo band di una band da eventi impegnata fa 150–250 ore l'anno di lavoro che nessuno vede. Sono da quattro a sei settimane lavorative. Una quota del capo band del 10% per concerto o un fisso di 100–200 € non è generosa; è più o meno il salario minimo per quel tempo. Dividere i soldi in una band mostra come inserirla nella divisione in modo che sia visibile invece che mal sopportata.

Cosa il capo band non è

• Non è il musicista migliore. Spesso no. Il capo band è la persona che fa in modo che il concerto avvenga.
• Non è il padrone di ogni decisione. Il capo band decide ciò che l'accordo di band dice che decide: di solito accettare concerti entro la fascia di prezzo concordata e le decisioni del giorno stesso. Repertorio, prezzi e membri sono decisioni di band.
• Non è il terapeuta né la banca della band. I confini su entrambe le cose sono sani. Un capo band che anticipa i compensi di tasca propria e assorbe ogni umore va verso il burnout, e un capo band esaurito è il modo in cui una band finisce.

La realtà settimanale

Un capo band che ha tutto sotto controllo passa circa 90 minuti a settimana in tre blocchi: richieste e soldi, calendario e persone, il prossimo concerto. La routine è in gestire una band come un'azienda. Un capo band che non ha tutto sotto controllo spende le stesse ore in un ordine peggiore, per lo più reagendo, e alle 23:00.

La differenza non è lo sforzo. Sono i sistemi: un posto dove i concerti vivono con il loro stato, un modo di chiedere la disponibilità che produce un conteggio invece di un thread, modelli per il preventivo e per le informazioni preliminari, e una checklist di carico che assegna gli oggetti alle persone così il capo band non è quello che porta i cavi di riserva.

Delegare a un manager

Quando una band supera circa 30 concerti l'anno, i lavori di booking e soldi diventano un ruolo part-time. Ci sono tre modi per coprirlo.

1. Un membro diventa il manager. Il tastierista a cui piacciono i fogli di calcolo prende in carico preventivi e fatture per una quota extra o un compenso fisso. Vantaggi: conosce la band, costa poco, è già alle prove. Rischi: ora due persone hanno voce in capitolo sui soldi, quindi l'accordo deve dire chi decide sul prezzo.

2. Un manager o agente esterno. Qualcuno che prenota più band, di solito per il 10–20% del cachet. Porta richieste che non otterresti; porta anche le proprie priorità. Vedi lavorare con agenzie e wedding planner.

3. Un partner o amico che non suona. Un coniuge, un musicista in pensione, qualcuno che vuole essere coinvolto. Funziona sorprendentemente spesso per i matrimoni, dove la persona che parla con il cliente ci guadagna a essere calma e non sul palco.

Chiunque sia, dagli gli strumenti e non la tua casella di posta. Deve vedere il calendario, segnare le richieste, inviare richieste di disponibilità, scrivere e inviare preventivi e registrare gli acconti, senza poter eliminare la band o cambiare la fatturazione. Questa è la differenza tra un manager e un comproprietario, e dovrebbe essere una differenza in ciò che può toccare, non solo un'intesa.

Tieni tre cose al capo band: il sì finale su un concerto fuori dalla fascia di prezzo concordata, il conto dei soldi e la conversazione quando qualcuno deve andarsene.

La checklist del passaggio di consegne

Se stai passando il booking a un manager, fallo in questo ordine nell'arco di un mese:

1. Settimana 1: legge ogni richiesta con te. Tu rispondi; lui guarda.
2. Settimana 2: scrive le bozze di risposte e preventivi; tu approvi prima dell'invio.
3. Settimana 3: invia lui; tu ricevi una copia.
4. Settimana 4: gestisce tutto lui; tu controlli la pipeline una volta a settimana in una chiamata di 15 minuti.

Scrivi le fasce di prezzo, gli extra standard e le cose a cui dici sempre no (scarico la domenica dopo le 02:00, concerti a più di 200 km senza pernottamento) su una pagina. Quella pagina è l'autorità del manager.

Segnali che il capo band ha bisogno di aiuto

• Le richieste aspettano più di 48 ore per una risposta.
• Il capo band ha annullato una prova per colpa dell'amministrazione.
• Nessun altro nella band conosce le credenziali di accesso a niente.
• Il capo band ha detto "sto pensando di mollare" più di una volta quest'anno.

Ognuno di questi è il momento di delegare. La band che aspetta che il capo band si esaurisca non ottiene un secondo capo band; ottiene un ultimo concerto.

Fallo oggi

• Scrivi ogni compito che hai fatto per la band il mese scorso e quanto ha richiesto. Mostralo alla band.
• Scegli un compito da passare a qualcun altro questo mese. La logistica del prossimo concerto è un buon primo passo.
• Metti la quota del capo band, o la sua assenza, all'ordine del giorno della prossima riunione.

Dove expert.band aiuta

expert.band ha un ruolo di manager costruito proprio per questo passaggio di consegne: un manager può fare tutto ciò che fa un capo band, compresi concerti, richieste di disponibilità, preventivi con link cliente, scalette e prove, tranne la fatturazione, l'eliminazione della band e il suo trasferimento. Il capo band tiene l'account e i soldi; il manager riceve gli strumenti. I membri entrano gratis, quindi aggiungere un manager che non suona non costa nulla in più.