Come ottenere più concerti: un sistema di contatto che funziona

La maggior parte delle band ottiene concerti come la maggior parte delle persone trova soldi per strada: ogni tanto, per fortuna, e mai quando ne ha bisogno. La band che fa 50 date l'anno raramente è migliore di quella che ne fa 12. Ha un sistema, e il sistema gira ogni settimana, che l'agenda sembri piena o no.

Ecco quel sistema: una lista di contatti, una presentazione che riceve risposte, una cadenza di follow-up, un modo per tenerne traccia e i numeri che ti dicono se funziona. Richiede circa due ore a settimana.

Sappi cosa vendi prima di venderlo

Un'email di contatto che dice "siamo un'ottima band, disponibili per tutti gli eventi" viene cancellata. Una che dice "una band soul e pop di cinque elementi che ha suonato a 60 matrimoni, con un set acustico di 45 minuti per la cerimonia e PA proprio fino a 200 ospiti, 1.800–2.400 € a seconda della distanza" riceve risposta, perché chi legge vede subito se siete adatti.

Prima di scrivere a chiunque, devi saper dire in due frasi: cosa siete, per chi siete, quanto costate all'incirca e una prova (numero di concerti, un locale, una testimonianza). Se non ci riesci, quello è il primo lavoro. L'EPK della tua band è dove tutto questo vive per esteso.

La lista dei contatti

Il contatto è un gioco di numeri e i numeri partono da una lista. Costruiscila in un foglio di calcolo con le colonne: organizzazione, nome del contatto, ruolo, email, telefono, tipo, fonte, ultimo contatto, prossima azione, stato.

Punta a 100 righe. I tipi, in ordine approssimativo di valore per una band da eventi:

1. Location che ospitano matrimoni ed eventi. Ogni hotel, cascina, castello, ristorante con sala eventi e area per tendoni entro 90 minuti. Chiedi del coordinatore eventi. Consigliano fornitori a ogni coppia che prenota; essere nella loro lista vale da solo 5–10 concerti l'anno.
2. Wedding planner e agenzie di eventi. Meno numerosi, ma ciascuno prenota molti eventi l'anno. Vedi lavorare con agenzie e wedding planner.
3. Organizzatori di eventi aziendali. Event manager interni in aziende con più di 200 dipendenti, più le agenzie che gestiscono le loro feste.
4. Fornitori che parlano con i tuoi clienti prima di te. Fotografi, catering, fioristi, DJ che non fanno musica dal vivo, celebranti. Una rete di segnalazioni, trattata in costruire una rete di segnalazioni.
5. Clienti passati. Gli amici di una coppia si sposano; un'azienda fa una festa ogni anno. I concerti più economici che otterrai mai.
6. Bar, club e festival, per la visibilità e per il video, se il vostro progetto si presta.

Fonti: motori di ricerca, directory di matrimoni, le pagine "fornitori consigliati" delle location (che ti dicono anche chi sono i tuoi concorrenti) e chiedere a ogni cliente "chi altro era coinvolto nel vostro evento?"

L'email di presentazione

Breve. Specifica. Una sola richiesta. Sotto le 150 parole. Una versione che funziona:

Oggetto: Band dal vivo per i matrimoni a [nome location], con video

Buongiorno [Nome],

Guido The Velvet Tones, una band soul e pop di cinque elementi con base a [città]. Abbiamo suonato a circa 60 matrimoni, tre dei quali a [location vicina dove avete suonato], e le coppie in location come la vostra di solito ci prenotano per un set acustico di 45 minuti alla cerimonia o all'aperitivo più due set da festa, con impianto nostro fino a 200 ospiti.

Ecco due minuti di noi dal vivo: [link]. I nostri cachet sono tipicamente 1.800–2.400 € compresi impianto e viaggio.

Sareste disponibili ad aggiungerci alla vostra lista di fornitori consigliati, o a ricevere un profilo di una pagina per i vostri archivi? Volentieri veniamo a fare un breve showcase a un open day, se può essere utile.

Grazie, [Nome, telefono]

Nota: una location vera che conoscono, un numero di concerti, un link video, una fascia di prezzo (le location vogliono sapere se rientrate nei budget delle loro coppie) e due modi facili per dire sì. Nessun allegato nella prima email.

Per i planner, cambia la richiesta in "possiamo mandarvi profilo e rider per la vostra lista fornitori?" Per le aziende, parti dal formato ("set di sottofondo per la cena, 90 minuti di set da ballo, tutto a volume controllato") e menziona la fatturazione con numero di ordine d'acquisto.

La cadenza di follow-up

La maggior parte delle risposte arriva dalla seconda o terza email, non dalla prima. Una cadenza insistente senza essere fastidiosa:

• Giorno 0: la presentazione.
• Giorno 5: una risposta di due righe alla tua stessa email. "Rimetto in evidenza questa; ecco di nuovo il link al video. Vi interessa un profilo per i vostri archivi?"
• Giorno 14: un angolo diverso. Una nuova testimonianza, una foto da un concerto recente in una location simile, "si è appena liberato un sabato di giugno".
• Giorno 45: l'ultima. "Smetto di disturbarvi; se mai vi servisse una band con poco preavviso, teniamo qualche data libera. Ecco il mio numero."
• Poi ogni trimestre, un breve aggiornamento a tutti quelli della lista che non hanno detto no: un nuovo video, un aggiornamento di stagione. Non una newsletter; tre righe dall'aria personale.

Segna il giorno di ogni contatto nel foglio di calcolo. La colonna "prossima azione" è tutto il sistema: ogni riga ha sempre una data e una cosa da fare.

Tracciamento e numeri settimanali

Ogni settimana, scrivi cinque numeri:

Numero	Sano per una band che vuole 40 concerti l'anno
Nuovi contatti aggiunti alla lista	10
Prime presentazioni inviate	10
Follow-up inviati	15–20
Risposte ricevute	3–5
Richieste (qualcuno chiede una data o un preventivo)	1–2

In un anno sono circa 500 presentazioni, 150–250 risposte, 50–100 richieste e, con una conversione del 40–50% da richiesta a prenotazione, 25–45 concerti, oltre a ciò che arriva da solo. Più o meno un concerto ogni dieci presentazioni. I numeri variano per mercato e per quanto è buono il video, ma il rapporto è abbastanza stabile da permetterti, dopo un trimestre, di prevedere la prossima stagione dalle presentazioni di questo trimestre.

Se le risposte sono sotto il 2%, il problema è la presentazione: di solito niente video, niente prezzo o nessun aggancio specifico. Se le richieste non si convertono, il problema è il preventivo o il tempo di risposta; vedi scrivere un preventivo che i clienti accettano.

Segnalazioni: il canale più economico

Ogni concerto dovrebbe produrne almeno un altro. Tre abitudini:

• Chiedi la sera stessa. "Se conoscete qualcuno che si sposa l'anno prossimo, ci farebbe piacere una presentazione." Poi chiedi di nuovo nell'email per la recensione una settimana dopo.
• Dai per primo. Consiglia il fotografo, il catering e la location ai tuoi clienti, pubblicamente, per nome. Se ne accorgono.
• Ringrazia in denaro o in natura. Una provvigione del 5–10% o una cassa di vino a un planner che ti ha mandato tre matrimoni quest'anno. Verifica cosa è consuetudine e consentito nel tuo mercato; molte agenzie lavorano invece con una commissione formale.

Rispondi in fretta, sempre

Il contatto crea richieste; il tempo di risposta le converte. Una risposta entro due ore è un'attività diversa da una risposta entro due giorni, e le coppie mandano la stessa richiesta a cinque band. Fissa uno standard: ogni richiesta riceve una risposta personale in giornata, anche se il preventivo arriva domani, e ogni preventivo parte entro 48 ore.

Fallo oggi

• Scrivi la tua presentazione in due frasi.
• Avvia il foglio di calcolo e aggiungi 20 location entro un'ora di macchina.
• Manda cinque presentazioni. Metti il follow-up del giorno 5 in calendario.
• Blocca due ore la settimana prossima, alla stessa ora, per il prossimo gruppo.

Dove expert.band aiuta

Quando il contatto funziona, le richieste arrivano e vanno gestite in fretta e con coerenza: expert.band trasforma una richiesta in una richiesta di concerto nel calendario, invia richieste di disponibilità a un tocco alla band via email e SMS così sai entro un giorno se puoi dire sì, e ti permette di costruire il preventivo da un catalogo di servizi salvato e inviarlo come link cliente nello stesso pomeriggio. Il foglio di calcolo dei contatti resta un foglio di calcolo; la parte dopo la risposta è dove l'app fa il lavoro.