Il contratto per il concerto: 12 clausole che ogni band deve avere

Un concerto senza contratto è un concerto in cui il cliente ricorda le 21:00 e tu ricordi le 20:00, in cui i "due set" si scoprono essere tre e in cui il saldo arriva, se arriva, con sei settimane di ritardo. Un contratto non rende onesti i clienti; la maggior parte lo è già. Fa sì che entrambe le parti ricordino la stessa cosa.

Questo non è un parere legale, e il diritto dei contratti varia da paese a paese. È la lista delle cose che, nell'esperienza delle band che lavorano, vanno messe per iscritto, con una formulazione abbastanza semplice da far sì che una coppia o un responsabile d'ufficio la legga e la firmi. Due pagine, al massimo.

1. Le parti e la data

Chi prenota chi, per cosa, quando. Nomi completi, la ragione sociale della band o quella del capo band, indirizzi, la data dell'evento e la location con il suo indirizzo. Se il cliente è un'azienda, la ragione sociale e, dove pertinente, un numero di ordine d'acquisto. Un numero sorprendente di "contratti" è un thread di email senza una data nella prima riga.

Il Cliente (Anna Meyer e Jonas Weber) ingaggia The Velvet Tones (rappresentati da Ben Schulz) per esibirsi al loro matrimonio sabato 14 giugno 2026 presso Villa Rosa, Lindenstraße 4, Bad Homburg.

2. Orari

Arrivo, soundcheck, orari di esibizione, fine, scarico. Non "sera"; orari. Gli orari di esibizione sono ciò che il cliente compra; arrivo e scarico sono ciò che la location deve sapere.

Arrivo della band 16:00. Soundcheck 17:00–17:45. Esibizione: primo ballo 20:00, set 20:00–21:15 e 21:45–23:00. Fine 23:00. Scarico completato entro le 00:00.

3. L'esibizione

Cosa viene fornito: dimensione della formazione, set e loro durate, cosa è incluso (primo ballo imparato, playlist nelle pause, un set DJ) e cosa no. Se la formazione della sera può differire da quella che il cliente ha visto, dillo; vedi la clausola 11.

Band di cinque elementi (voce, chitarra, tastiere, basso, batteria). Due set dal vivo come sopra. Una canzone per il primo ballo imparata senza costi aggiuntivi. Musica registrata a volume di sottofondo prima, tra e dopo i set, dall'impianto della band.

4. Il cachet

Il totale, se include l'IVA (e a quale aliquota) e cosa copre: esibizione, impianto, luci, viaggio. Extra e relativi prezzi elencati separatamente, così non c'è ambiguità. Vedi come dare un prezzo alla tua band.

Cachet: 2.200 € IVA al 19% inclusa, impianto audio e luci fino a 150 ospiti, e viaggio entro 60 km da Francoforte. Canzoni aggiuntive imparate: 80 € ciascuna. Set acustico per la cerimonia (30 min): 400 €.

5. Acconto e saldo

Quanto, quando e come; e cosa fa l'acconto (blocca la data, non rimborsabile). Poi la data e il metodo del saldo. Saldo dovuto prima dell'evento, non la sera stessa, è la norma per i clienti privati; 30 giorni dalla fattura è la norma per le aziende.

Un acconto non rimborsabile di 500 € è dovuto entro 7 giorni dalla firma e blocca la data. Il saldo di 1.700 € è dovuto con bonifico bancario entro e non oltre il 21 maggio 2026 (14 giorni prima dell'evento).

6. Annullamento

Da parte del cliente: cosa viene trattenuto in quale momento. Da parte della band: cosa fa la band (trova un sostituto di pari livello, o rimborsa tutto il pagato) e che la sua responsabilità è limitata alle somme versate. Acconti e condizioni di annullamento contiene un testo completo della policy e le motivazioni.

Se il Cliente annulla più di 90 giorni prima dell'evento, l'acconto viene trattenuto. Tra 90 e 30 giorni, è dovuto il 50% del cachet. Entro 30 giorni, è dovuto l'intero cachet. Se la Band non può esibirsi per motivi sotto il suo controllo, offrirà una band sostitutiva di livello comparabile o rimborserà tutte le somme versate; la responsabilità della Band è limitata all'importo pagato.

7. Forza maggiore e riprogrammazione

Cosa succede se l'evento non può svolgersi per motivi fuori dal controllo di entrambe le parti (chiusura della location, maltempo grave, restrizioni sanitarie). La riprogrammazione entro 12 mesi con l'acconto trasferito, in base alla disponibilità, è la versione ragionevole.

8. Straordinari

Se la band suonerà oltre l'orario di fine, su decisione di chi, a quale tariffa e come viene pagato. I contanti la sera stessa sono comuni; una fattura il giorno dopo è più pulita.

Il tempo di esibizione aggiuntivo, se concordato la sera stessa tra il Cliente e il capo band, viene addebitato a 250 € ogni 30 minuti o frazione, pagabili entro 7 giorni.

9. Orari dei set e cambi di programma

I discorsi sforano; le cene finiscono tardi. Il contratto dice cosa fa la band in quel caso: i set slittano, ma l'orario di fine e il tempo totale di esibizione sono il massimo, a meno che non si concordino straordinari.

Se il programma subisce ritardi, la Band adeguerà gli orari dei set per quanto possibile. Il tempo totale di esibizione non supererà quello indicato, e l'orario di fine è soggetto all'orario limite della location.

10. Cibo, bevande, parcheggio e accesso

Pasti per la band se è sul posto per più di cinque ore, bevande analcoliche, parcheggio vicino al carico e un camerino. Una band che non mangia dalle 14:00 suona peggio alle 22:00. Di' se li fornisce il cliente o la location.

Il Cliente fornirà un pasto caldo e bevande analcoliche per 5 membri della band, un posto auto per un furgone entro 50 m dal carico e una stanza in cui cambiarsi.

11. Formazione, malattia e sostituti

La band si riserva il diritto di sostituire singoli musicisti con altri di livello comparabile dove necessario. Se il cliente ha prenotato una cantante specifica, nomina l'eccezione. Vedi sostituti e musicisti di rimpiazzo.

12. Meteo, corrente, PA e sicurezza

Per eventi all'aperto o in tendone: la band si esibisce solo al coperto, su un palco asciutto e in piano, con corrente adeguata (specificala: due linee indipendenti da 16 A, o quello che serve al vostro PA). La band può fermarsi se le condizioni sono pericolose per persone o attrezzatura, senza che questo conti come annullamento. Se la location fornisce il PA, indica cosa ci si aspetta. Aggiungi una clausola sul limitatore acustico: la band suona entro il limite della location e non è responsabile del volume che ne risulta.

Per le esibizioni all'aperto il Cliente fornirà un palco coperto, asciutto e in piano di almeno 5 × 4 m e due alimentazioni separate da 16 A entro 10 m. La Band può sospendere o interrompere l'esibizione se le condizioni sono pericolose per persone o attrezzatura.

Vale una riga ciascuno anche

• Termini di pagamento per le aziende: data della fattura, 30 giorni, interessi di mora se il tuo paese lo consente.
• Registrazioni e foto: il cliente può registrare per uso personale; l'uso commerciale richiede un accordo.
• Danni: il cliente è responsabile dei danni all'attrezzatura della band causati dagli ospiti.
• Assicurazione: la band ha un'assicurazione di responsabilità civile di X; certificati disponibili su richiesta.
• Il contratto è l'intero accordo; modifiche per iscritto (l'email va bene); quale legge nazionale si applica.

Renderlo usabile

• Due pagine. Una coppia di sposi non leggerà una quarta pagina, e un contratto che nessuno ha letto è più debole.
• Linguaggio semplice. "La Band farà" e "il Cliente farà". Niente "di seguito denominato".
• Preventivo e contratto coincidono. Stesso cachet, stessi orari, stessi extra. Molte band fanno del preventivo accettato l'allegato a un foglio di condizioni standard, il che mantiene il contratto a una pagina di condizioni più il preventivo. Vedi scrivere un preventivo che i clienti accettano.
• Firmato da entrambe le parti, elettronicamente va bene nella maggior parte dei posti, prima che venga fatturato l'acconto. Un acconto pagato contro un contratto non firmato è una zona grigia in cui non vuoi trovarti.
• Fallo controllare una volta da un avvocato nel tuo paese. Poi riutilizzalo per anni.

Fallo oggi

• Prendi il tuo ultimo contratto, o la tua ultima email di conferma, e confrontala con le dodici clausole. Annota cosa manca.
• Scrivi le clausole mancanti in linguaggio semplice, usando gli esempi qui sopra come punto di partenza.
• Fissa 30 minuti con un avvocato o un consulente del sindacato musicisti per rileggerlo.

Dove expert.band aiuta

I numeri nel contratto arrivano dal preventivo, e i preventivi di expert.band contengono il programma della giornata, i servizi con quantità e prezzi, cosa è coperto, l'IVA e i totali, e i termini di pagamento come testo libero, nella lingua del cliente, su un link che può aprire dal telefono. Quando il cliente accetta, collega il preventivo al concerto così il cachet e gli orari sulla pagina del concerto sono quelli che il cliente ha firmato.