Sostituti e rimpiazzi: il sistema che non fa saltare un concerto

Il bassista ha la febbre giovedì e il matrimonio è sabato. In una band con un sistema di sostituti, è un lavoro da 20 minuti: un messaggio al primo nome della lista, un link ai chart, fatto. In una band senza, è un panico di due giorni, un musicista che non ha mai sentito i vostri arrangiamenti e un capo band che passa il soundcheck a insegnare i finali.

Un sostituto non è un piano di emergenza; è parte di come opera una band che lavora. Su 40 concerti l'anno, aspettati che 3–6 abbiano bisogno di un sostituto per qualche posto. Ecco il sistema.

La lista dei sostituti: due nomi per posto

Per ogni posizione nella band, tieni due persone che in linea di principio hanno accettato di fare da sostituto, in ordine. Per ciascuna: nome, telefono, email, strumenti e se canta, distanza dalla vostra base, tariffa concordata e data dell'ultimo concerto con voi. Sei posti, dodici nomi.

Da dove arrivano:

• Musicisti con cui avete condiviso serate o palchi e che vi sono piaciuti.
• Membri di altre band della vostra scena che suonano meno di voi.
• Musicisti consigliati dal vostro fonico o dai vostri membri.
• Buoni candidati del vostro ultimo provino che non hanno ottenuto il posto.

Chiediglielo come si deve: "Ci piacerebbe averti nella nostra lista di sostituti al basso. I concerti in zona pagano 220 €, le giornate intere fuori città 300 €. Manderemmo chart, registrazioni della band e una scaletta una settimana prima. Ti andrebbe?" Un sì ora vale molto un giovedì.

Aggiorna la lista ogni sei mesi. Le persone si trasferiscono, smettono, si riempiono di impegni. Una lista di sostituti in cui entrambi i nomi sono superati non è una lista di sostituti.

Chart da cui un estraneo può suonare

Il sistema dei sostituti fallisce se il materiale vive nella testa dei membri. Per ogni canzone attiva ti servono:

• La tonalità della band, che spesso non è quella originale. Vedi scegliere le tonalità per i tuoi cantanti.
• Il tempo della band in BPM.
• Una mappa della struttura: intro (4 battute, riff di chitarra), S1, R, S2, R, bridge, R x2, finale (stop sull'1). Vedi notazione della struttura delle canzoni.
• Un chord chart o un lead sheet in quella tonalità, o i numeri Nashville, così un buon musicista può leggerlo a prima vista. Vedi chord chart, lead sheet e numeri Nashville.
• Una registrazione della band, idealmente dal vivo, così sente il vostro arrangiamento e non quello dell'album.

Mettilo alla prova: dai a un musicista che non ha mai suonato con voi i vostri chart di dieci canzoni e guarda quanta parte della prova viene spesa su cose che il chart avrebbe dovuto dirgli. Ciascuna di quelle è un chart da sistemare.

Regole sui compensi

Decidile una volta e mettile nell'accordo di band, perché il momento in cui serve un sostituto non è il momento di negoziare.

Quanto viene pagato il sostituto. Una tariffa fissa concordata in anticipo, pagata la sera stessa o entro una settimana. Non pagare i sostituti con una "quota" di un cachet sconosciuto; vogliono un numero. Le fasce tipiche in Europa occidentale per il lavoro da eventi sono 180–300 € per concerto a seconda di durata e viaggio; adatta al tuo mercato. Paga leggermente sopra ciò che ritieni equo. Un sostituto pagato bene e puntualmente torna, e parla di voi ad altri bravi musicisti.

Da dove arrivano i soldi. Tre regole comuni:

1. Il membro assente paga la differenza. Se il sostituto costa 220 € e la quota del membro sarebbe stata 250 €, il membro riceve 30 €. Equo quando l'assenza è una scelta (una vacanza, un altro concerto).
2. Paga la band. Il sostituto viene pagato dal cachet, il resto si divide tra chi ha suonato, il membro assente non riceve nulla. Equo quando l'assenza è inevitabile (malattia, lutto).
3. Band a tariffa fissa. Il sostituto riceve la tariffa di quel posto. Il margine del capo band non cambia. Semplice.

La maggior parte delle band usa un misto di 1 e 2: la malattia è un costo della band, la scelta è del membro. Scrivetelo così.

Chi organizza il sostituto. Il membro assente trova e istruisce il sostituto dalla lista, a meno che non sia troppo malato per farlo, nel qual caso lo fa il capo band. In ogni caso il capo band approva la scelta.

Caparre e annullamenti. Un sostituto che ha detto sì è prenotato. Se il membro guarisce e rivuole il concerto, il sostituto viene comunque pagato almeno la metà. I sostituti si parlano tra loro su chi annulla all'ultimo.

Istruire un sostituto in un solo messaggio

Le istruzioni dovrebbero essere un unico messaggio con tutto, inviato nel momento in cui dice sì, così può iniziare a studiare quella sera stessa. Il modello:

Grazie per intervenire sabato 14 giugno. Dettagli: Concerto: matrimonio Kowalski, Villa Rosa, Lindenstraße 4, Bad Homburg. Mappa: [link]. Orari: carico 16:00, soundcheck 17:00, ospiti in sala dalle 18:30, set di sottofondo 19:00–20:00, set da festa 21:00–22:15 e 22:45–00:00. Scarico entro le 00:45. Formazione: Lena (voce), Ben (chitarra, direttore musicale, attacchi), Anna (tastiere), tu (basso), Tom (batteria). Ben è il tuo contatto il giorno stesso: +49 ... Scaletta e chart: [link]. Tre set, 38 canzoni. Le tonalità sono le nostre, non quelle originali. Le registrazioni della band sono allegate a ogni canzone. Priorità: il primo ballo è "At Last" in Fa, 62 BPM, con finale tenuto al cenno di Ben. Ci fermiamo di colpo prima dell'ultimo ritornello di "Valerie". Tutto il resto è sui chart. Attrezzatura: usiamo gli in-ear; porta il tuo bodypack e un cavo di riserva, oppure ci sono le spie. DI fornita. Il palco è 6 × 4 m. Abbigliamento: nero, senza loghi. Compenso: 300 € (giornata intera, 90 km a tratta), pagato con bonifico lunedì. Parcheggio e pasto forniti. Conferma per favore di avere i chart aperti e che le registrazioni si sentono.

Tutto ciò che serve al sostituto è in un unico posto, e niente richiede un secondo messaggio. Una versione di queste istruzioni è anche ciò che dovrebbero ricevere i membri stessi della band; vedi la checklist del giorno del concerto.

La sera stessa

• Metti il sostituto accanto al direttore musicale o a chi segnala i finali. I cenni battono le urla.
• Fai il primo ballo e le due transizioni più insidiose al soundcheck. Non tutto il set; le tre cose che andranno storte.
• Presentalo al cliente come parte della band. Nessuno deve sapere che è il suo primo concerto con voi.
• Pagalo prima che se ne vada, o digli il giorno esatto in cui arriva il bonifico.

Fallo oggi

• Scrivi la lista dei sostituti. Metti un nome in ogni casella, anche se il secondo nome è un'ipotesi da confermare la settimana prossima.
• Manda il messaggio "saresti nella nostra lista?" alle tre persone di cui sei meno sicuro.
• Scegli una canzone e controlla che esistano chart, tonalità, tempo e una registrazione della band. Poi fai la successiva a ogni prova.

Dove expert.band aiuta

Un sostituto può essere invitato nella band gratis, anche per un solo concerto se vuoi, e vede la scaletta in ordine con tonalità, tempo, struttura e registrazione della band allegata per ogni canzone, più la pagina del concerto con orari, indirizzo, link alla mappa, formazione e le sue assegnazioni di carico. Rimuovilo dopo e il suo accesso finisce mentre il registro del concerto resta. La lista dei sostituti in sé è tua da tenere dove preferisci; expert.band conserva i chart e il foglio del concerto che rendono le istruzioni un unico link.