Trovare, provinare e sostituire i membri di una band

Il tastierista ha dato il preavviso, in agenda ci sono undici concerti confermati e il primo è tra cinque settimane. Questo è il momento in cui la maggior parte delle band prende la peggiore decisione di ingaggio: prende la prima persona che può fare quelle date. Sei mesi dopo è di nuovo daccapo.

Sostituire un membro è un progetto con una scadenza, e va meglio se lo tratti come tale. Ecco il processo che usano le band che lavorano, dal primo messaggio all'ultimo concerto con qualcuno che non ha funzionato.

Prima di cercare: scrivi il brief

Dieci minuti su un brief risparmiano dieci ore di provini. Scrivi:

• Il ruolo. Strumento, cori o no, chi canta da solista su cosa, eventuali doppi strumenti (tastiere e sax, chitarra e mandolino).
• Le date. Concerti confermati nei prossimi sei mesi, sera e frequenza delle prove. Le persone dicono no alla vaghezza e sì a un calendario.
• I soldi. Tariffa per concerto o quota, e quanto in fretta si viene pagati. Dillo nel primo messaggio; filtra in modo efficiente.
• Il repertorio. Quante canzoni, in che stili, e quante servono per il primo concerto. "Quaranta canzoni, pop e soul da eventi, venti per il primo concerto il 18 ottobre" è un brief. "Roba da matrimoni" non lo è.
• I requisiti irrinunciabili. Mezzo proprio, in-ear propri, legge i chart, vive entro 60 km. Sii onesto su quali sono davvero tali.

Dove cercare

In ordine di tasso di successo, nell'esperienza della maggior parte delle band da eventi:

1. I tuoi sostituti. L'ingaggio migliore è spesso qualcuno che ha già suonato tre concerti con voi come sostituto. L'hai visto con un pessimo mix nei monitor. Vedi sostituti e musicisti di rimpiazzo per capire perché tenere una lista di sostituti paga due volte.
2. Membri di altre band. Musicisti della scena locale che stanno in band che suonano meno di voi. Chiedi con discrezione; non rubare la sezione ritmica di un amico una settimana prima della sua stagione dei matrimoni.
3. Scuole di musica e conservatori. Studenti dell'ultimo anno e neodiplomati vogliono concerti e spesso leggono bene. Aspettati di dover insegnare loro come funziona un concerto da evento.
4. Gruppi Facebook di musicisti, forum locali e bacheche. Volume alto, qualità mista. Il brief fa il filtro.
5. Segnalazioni di fonici e personale dei locali. I fonici sentono tutti e sanno con chi è facile lavorare.

Pubblica il brief, non una supplica. Includi un link a un video dal vivo, perché i bravi musicisti provinano anche voi.

Il provino: due round, una settimana

Round uno: 15 minuti online o in sala, tre canzoni. Manda chart, tonalità e registrazioni di riferimento cinque giorni prima. Scegli una canzone semplice, una con un arrangiamento insidioso (uno stop, un cambio di tonalità, un finale specifico) e una che mostri lo stile che suonate davvero. Ascolti tre cose: si sono preparati, suonano con il batterista o sopra il batterista, e ascoltano. Dopo dieci minuti lo sai.

Round due: una prova completa, 90 minuti, da otto a dieci canzoni. Invita i due o tre migliori del primo round a una prova normale, uno per sessione. Fai un set vero con transizioni e attacchi. Fagli cantare i cori se il ruolo lo richiede. Poi andate al pub. Il pub fa parte del provino: è una persona con cui passerai 200 ore l'anno in un furgone.

Valuta tutti sulla stessa scheda: preparazione, tempo e feeling, suono e attrezzatura, canto, ascolto, atteggiamento, logistica (mezzo, disponibilità). Cinque punti ciascuno, 35 in totale. Sembra clinico, ma impedisce che decida l'opinione del membro più rumoroso.

Decidi entro tre giorni e avvisa tutti, compresi quelli che non hai scelto. I musicisti si parlano tra loro.

Il periodo di prova

Rendilo esplicito: "tre mesi o i primi sei concerti, quello che arriva dopo, poi decidiamo entrambi". Durante la prova:

• Il nuovo membro è pagato a tariffa piena dal primo concerto.
• Non partecipa ancora alle decisioni della band su soldi o nome (vedi l'accordo di band).
• C'è un punto della situazione dopo il secondo concerto, dieci minuti, con due domande: cosa funziona, cosa no.

Alla fine della prova la band vota e anche il nuovo membro dice sì o no. Preparati alla seconda metà. I bravi musicisti hanno alternative.

L'inserimento è compito tuo, non suo

Il motivo numero uno per cui un buon ingaggio rende meno nel primo mese è che la band ha dato per scontato che "avrebbe capito da solo". Servono chart con tonalità e strutture, registrazioni della band (non gli originali), le scalette dei prossimi tre concerti, il dress code, le regole sui soldi e una persona a cui fare le domande stupide. Inserire un nuovo membro nella band in due settimane è la checklist.

Quando qualcuno deve andarsene

A volte il problema è la persona che è nella band da quattro anni: in ritardo a ogni prova, impreparata, o semplicemente rende infelici tutti gli altri. Gestirlo male costa concerti e reputazione. Gestirlo bene non è piacevole comunque, ma è breve.

1. Nomina il problema in modo specifico e presto. "Hai saltato sei delle ultime dieci prove" è un fatto. "Non sei impegnato" è un'opinione che avvia una discussione. Fallo di persona, uno a uno, non nella chat di gruppo.
2. Concordate cosa cambia ed entro quando. Una nota scritta subito dopo, due righe, così nessuno la ricorda in modo diverso.
3. Se non cambia, decide la band, secondo quello che dice l'accordo. Di solito un voto degli altri membri.
4. Diglielo di persona, con due persone della band presenti. Di' cosa è stato deciso, quali concerti suonerà ancora (se ce ne sono), quando viene pagato e cosa succede con il nome e l'attrezzatura. Non riaprire la discussione.
5. Avvisa il resto della band lo stesso giorno con le stesse parole. Poi avvisa i sostituti e chiunque altro debba saperlo, senza commenti.

Paga tutto quello che devi, tempestivamente. Restituisci le sue cose entro una settimana. Non parlarne con i clienti o sui social. Tutti nella vostra scena sapranno entro un mese come l'hai gestita.

Sostituire senza perdere concerti

• Tieni sempre due nomi per ogni posto nella lista dei sostituti, così un'uscita è un problema di calendario e non una crisi.
• Tieni pronti chart e registrazioni prima di averne bisogno. Se un nuovo musicista può imparare venti canzoni dai vostri file senza una prova, potete sopravvivere a un'uscita con tre settimane di preavviso.
• Non dire nulla ai clienti, a meno che la formazione sul contratto non sia nominata. Avvisali solo se il cambio riguarda ciò che hanno prenotato (una cantante specifica, per esempio).

Fallo oggi

• Scrivi il brief per il posto che più probabilmente si libererà, anche se nessuno ha dato preavviso.
• Controlla che la lista dei sostituti abbia due nomi per ogni posto. Riempi i buchi.
• Controlla che un estraneo possa imparare le vostre venti canzoni principali dai file che avete. Se no, è il compito per la prossima prova.

Dove expert.band aiuta

Un nuovo membro riceve un link di invito ed entra nella band gratis; vede subito il repertorio con tonalità, tempi, strutture e allegati, le scalette dei prossimi concerti e il calendario dei concerti con orari e indirizzi. Quando qualcuno se ne va, rimuoverlo gli toglie l'accesso all'istante mentre la storia della band resta intatta. Le richieste di disponibilità partono via email e SMS a tutti quelli della formazione attuale, così un nuovo musicista è nel giro dalla prima richiesta di concerto.