Acconti e condizioni di annullamento che proteggono la band

Un matrimonio annullato cinque settimane prima è un sabato di giugno che non si venderà più. La band ha rifiutato altre due richieste per quella data, ha imparato il primo ballo e ha prenotato un sostituto per il tastierista che è in vacanza. Senza un acconto e una policy di annullamento, il costo di tutto questo è della band. Con una policy, è condiviso, in un modo che il cliente ha accettato in un giorno tranquillo mesi prima.

Questo non è un parere legale; le regole a tutela dei consumatori cambiano da paese a paese e alcune limitano ciò che puoi trattenere dai clienti privati. È una policy pratica che le band che lavorano usano, con le motivazioni, e un testo che puoi adattare dopo averlo verificato localmente.

Perché un acconto, e quanto

Un acconto fa tre cose: dimostra che il cliente fa sul serio, gli impedisce di tenere bloccata una data mentre guarda in giro e copre i costi della band se l'evento non avviene. Una "quota di prenotazione" o "quota di blocco data" è la stessa cosa sotto un nome che alcuni sistemi giuridici trattano con più benevolenza; chiedi localmente quale termine usare.

Quanto: il 20–30% del cachet per i clienti privati è lo standard; un importo fisso (300–500 €) funziona per i concerti più piccoli. I clienti aziendali pagano acconti meno spesso, ma il 30–50% alla conferma è ragionevole per eventi sopra i 3.000 € circa e la maggior parte delle aziende lo pagherà se il preventivo lo dice.

Quando: entro 7 giorni dalla firma, e dopo la data non viene più tenuta. Dillo; "teniamo il 14 giugno per voi fino al 21, dopodiché viene liberato" è normale e i clienti lo rispettano.

Non rimborsabile è il punto. Un acconto rimborsabile è un prestito. Scrivi "non rimborsabile" nel preventivo, nel contratto e nella relativa fattura. Alcuni paesi richiedono che l'importo sia una stima ragionevole del danno e non una penale; il 20–30% è generalmente difendibile su questa base, perché corrisponde più o meno a ciò che una band perde in preparazione e prenotazioni mancate.

Il saldo

Per i clienti privati, il saldo è dovuto prima dell'evento: 14 giorni è comune, 30 giorni è più sicuro per i cachet più alti. I contanti la sera stessa sono l'alternativa tradizionale ed è così che le band finiscono a rincorrere 1.200 € da una coppia in luna di miele. Per le aziende, una fattura dopo l'evento a 30 giorni è la norma; vedi termini di pagamento.

La scala di annullamento

Una regola unica ("acconto non rimborsabile, punto") è semplice e lascia la band esposta quando un annullamento arriva tardi. Una scala progressiva fa corrispondere ciò che la band perde a quando lo perde:

Il cliente annulla	Il cliente deve
Più di 90 giorni prima	Solo l'acconto (trattenuto)
Da 90 a 31 giorni prima	50% del cachet
30 giorni o meno prima	100% del cachet

La logica: a 90 giorni, un sabato in stagione si può ancora rivendere, quindi l'acconto copre l'amministrazione e le richieste perse. A 30 giorni, quasi mai, e la band ha già fatto la preparazione.

Alcune band aggiungono: "Se la Band rivende la data, al Cliente viene rimborsato qualsiasi importo oltre l'acconto." È equo, fa bene alla reputazione e costa alla band solo nei casi in cui non ha perso nulla.

Forza maggiore e riprogrammazione

Gli eventi annullati per cose fuori dal controllo di entrambe le parti (chiusura della location, maltempo grave, restrizioni sanitarie, lutto) non dovrebbero seguire la scala. La regola ragionevole, e quella su cui i clienti dal 2020 in poi faranno domande:

• L'evento può essere spostato una volta, a una data entro 12 mesi, in base alla disponibilità della band; l'acconto e l'eventuale saldo pagato vengono trasferiti.
• Se la band non è disponibile nella nuova data, l'acconto viene trattenuto e l'eventuale saldo pagato viene rimborsato.
• Se non si fissa una nuova data entro 12 mesi, l'acconto viene trattenuto e la prenotazione termina.

Definisci la forza maggiore in modo restrittivo. Un ripensamento, una location che si è rivelata più cara del previsto o una lista di invitati che si è ridotta non sono forza maggiore.

Il lato della band

Una policy che protegge solo la band non verrà firmata da un cliente ben consigliato, e non dovrebbe esserlo. Indica cosa fa la band se non può esibirsi:

• Per motivi sotto il controllo della band (doppia prenotazione, un membro che se ne va): la band offre una band sostitutiva di livello comparabile, o rimborsa tutto il pagato. La responsabilità è limitata alle somme versate.
• Per malattia di singoli membri: viene fornito un musicista sostituto di livello comparabile senza costi aggiuntivi; vedi sostituti e musicisti di rimpiazzo.
• Se la band non può esibirsi per inadempienza del cliente o della location (niente corrente, niente palco, condizioni pericolose, orario limite non comunicato): il cachet resta dovuto.

Ridurre gli annullamenti prima che avvengano

• Rispondi in fretta alle richieste e conferma per iscritto. Le prenotazioni vaghe vengono annullate più spesso.
• Resta in contatto: un messaggio a tre mesi, uno a sei settimane con le domande per il giorno. I clienti che si sentono seguiti non vanno a cercare altrove.
• Rendi facile riprogrammare. Una band che dice "nessun problema, troviamo una data" tiene la prenotazione che una band che dice "leggete la clausola 6" perde.

Un testo di policy da adattare

Verificalo con le regole del tuo paese prima di usarlo; poi incollalo nelle tue condizioni.

Prenotazione e acconto. Una prenotazione è confermata quando il Cliente ha firmato questo accordo e pagato l'acconto del 25% del cachet. Fino a quel momento la data è tenuta provvisoriamente per 7 giorni. L'acconto non è rimborsabile e viene scalato dal cachet.

Saldo. Il saldo è dovuto 14 giorni prima dell'evento con bonifico bancario. Le prenotazioni da parte di aziende vengono fatturate dopo l'evento a 30 giorni, salvo diverso accordo.

Annullamento da parte del Cliente. Più di 90 giorni prima dell'evento: l'acconto viene trattenuto. Da 90 a 31 giorni prima: è dovuto il 50% del cachet. 30 giorni o meno prima: è dovuto l'intero cachet. Se la Band riesce a rivendere la data, qualsiasi importo oltre l'acconto verrà rimborsato.

Forza maggiore. Se l'evento non può svolgersi per motivi fuori dal controllo di entrambe le parti, il Cliente può spostarlo una volta a una data entro 12 mesi, in base alla disponibilità della Band, con tutti i pagamenti trasferiti. Se la Band non è disponibile nella nuova data, le somme pagate oltre l'acconto vengono rimborsate.

Annullamento da parte della Band. Se la Band non può esibirsi per motivi sotto il suo controllo, offrirà un sostituto di livello comparabile o rimborserà tutte le somme versate. La responsabilità della Band è limitata alle somme versate. I singoli musicisti possono essere sostituiti da altri di livello comparabile.

Condizioni. Se la Band non può esibirsi a causa di condizioni pericolose, mancanza della corrente, del palco o dell'accesso concordati, o di un orario limite o una restrizione acustica non comunicati in anticipo, il cachet resta dovuto.

Mettilo sul preventivo e nel contratto, non solo su una pagina web. Vedi il contratto per il concerto: 12 clausole per come i due si integrano.

Farla rispettare

La maggior parte dei clienti paga ciò che ha concordato quando viene ricordato con gentilezza con il documento firmato. Per gli altri: un sollecito a 7 giorni, una lettera ferma a 21 giorni, e poi una decisione su se la somma valga una procedura per piccole cause (nella maggior parte dei paesi europei è semplice per importi sotto qualche migliaio di euro). L'acconto che già tieni è il motivo per cui raramente serve.

Fallo oggi

• Guarda ogni concerto confermato in agenda. Quali non hanno l'acconto pagato? Fatturali questa settimana.
• Adotta la scala progressiva e mettila nel tuo modello di preventivo.
• Chiedi a un avvocato o a un'organizzazione di musicisti del tuo paese di confermare che le percentuali trattenute siano applicabili ai clienti privati.

Dove expert.band aiuta

La policy deve essere davanti al cliente nel momento in cui dice sì, e i preventivi di expert.band hanno una sezione di riepilogo e testo proprio per questo: acconto, data del saldo e condizioni di annullamento stanno sotto i prezzi nella stessa pagina che il cliente apre dal link, nella sua lingua, e nel PDF che scarica. Lo stato del preventivo (inviato, accettato, rifiutato) e il concerto collegato ti danno una lista di date confermate ancora senza acconto, che è la lista da sollecitare.