Eventi aziendali: come diventare la band che le aziende richiamano

Una prenotazione aziendale vale più o meno quanto un matrimonio e richiede metà dell'energia emotiva. Il cliente è un professionista con un budget, un ordine d'acquisto e una location che ha già fatto tutto questo. Ciò che vuole da una band non è magia; è affidabilità, controllo e una fattura che passi nel suo sistema senza una telefonata.

Le band che vengono riconfermate dalle aziende capiscono che la musica è una componente dell'evento di qualcun altro, non l'evento in sé. Ecco cosa serve a quella persona da voi.

Chi prenota, e cosa gli importa

Il cliente è di solito uno tra: un event manager interno o un assistente di direzione, un'agenzia di eventi che gestisce la festa per l'azienda, o il team eventi della location. Gli importa, in quest'ordine:

1. Che nulla vada storto. Viene giudicato sull'intera serata; una band in ritardo, troppo forte durante il discorso del CEO o che litiga con i tecnici audio-video è un suo fallimento.
2. Che vi adattiate al formato. Musica di sottofondo durante la cena, un set da festa dopo, un orario di fine preciso.
3. Che le pratiche siano facili. Un preventivo da inoltrare, una fattura con il suo numero di ordine d'acquisto, l'IVA gestita correttamente, certificati assicurativi se la location li chiede.
4. Il prezzo, ma di solito entro una fascia e non all'ultimo euro. I budget aziendali si fissano mesi prima; o ci rientrate o no.

Nota che "ottima band" non è nella lista. È dato per scontato. Ciò che fa la differenza sono i quattro punti qui sopra.

Il briefing: domande da fare alla prima chiamata

• Qual è l'occasione, e quanti ospiti? Una festa di Natale per 300 e una cena con clienti per 40 richiedono band diverse, o formati diversi dalla stessa band.
• Qual è la scaletta della serata? Aperitivo, cena, discorsi, premiazioni, balli, fine. Dove si colloca la musica dal vivo, e dove deve fermarsi?
• Chi è il contatto del giorno, e c'è un'agenzia o una società audio-video coinvolta?
• Cosa fornisce la location: palco, PA, luci, fonico? Le location aziendali hanno spesso un team audio-video interno e si aspettano che vi colleghiate al loro sistema. Vedi il backline spiegato.
• Dress code per gli ospiti, e quindi per la band. Black tie significa black tie.
• Regole sui contenuti? Alcune aziende non vogliono testi espliciti, canzoni politiche o un set che eviti certi temi. Chiedi; non tirare a indovinare.
• C'è un limite di volume o un orario di fine rigido, e chi lo fa rispettare?
• Come viene elaborato il pagamento: serve il numero di ordine d'acquisto, termini di pagamento (30 giorni è normale, 60 non è insolito), intestazione della fattura, partita IVA?

Scrivi le risposte nella scheda del concerto. Le informazioni preliminari per un evento aziendale sono lo stesso documento di quelle per un matrimonio, con più nomi sopra.

Formati: sottofondo, festa e il passaggio

La maggior parte delle prenotazioni aziendali vuole due cose da una sola band.

Set di sottofondo durante l'aperitivo o la cena: 45–90 minuti, volume basso, nessun annuncio, canzoni che la gente riconosce senza bisogno di ascoltare. Standard jazz, pop acustico, soul a metà potenza. La prova: due persone a un tavolo possono parlare senza alzare la voce. Se non sapete farlo, non offritelo; un set da cena suonato a volume da festa è il motivo più comune per cui una band non viene riconfermata.

Set da festa: 60–90 minuti dopo i discorsi, piena energia, canzoni universalmente note di tre decenni, con l'orario di fine rispettato al minuto. Il pubblico aziendale è più ampio per età di quello di un matrimonio e più misto nell'umore; alcuni bevono dalle 17:00, altri vogliono andare a casa. Apri sul sicuro, cresci in fretta, chiudi in grande.

Il passaggio. Il tempo tra la cena e i balli è spesso riempito da premiazioni o un discorso. Tieni un piano: la band lascia il palco, il PA porta il microfono per il discorso se richiesto (concordalo in anticipo e fallo pagare se coinvolge la vostra attrezzatura), e la band torna con una prima canzone incisiva nel momento in cui chi parla dice "buon proseguimento di serata".

Volume e il fonico della location

Le location aziendali hanno spesso il proprio fonico e il proprio PA. Trattali come la squadra del cliente: arrivate all'orario concordato, portate la vostra lista canali e piantina del palco, siate rapidi e seguite le loro indicazioni sul volume senza discutere. Se usate gli in-ear, le sale aziendali sono dove si ripagano: palco silenzioso, fonico contento, ospiti a cena che possono parlare. Vedi galateo del soundcheck.

Se la location ha un limitatore acustico, chiedi il livello e allenatevi a suonare entro quel limite. Una band che fa scattare il limitatore due volte durante la canzone preferita del CEO non verrà richiamata.

Abbigliamento e comportamento

• Adeguatevi al dress code degli ospiti, una tacca più eleganti. Il pubblico aziendale nota una band in scarpe da ginnastica.
• Niente alcol prima o durante i set. Un bicchiere dopo, se offerto.
• Non si mangia ai tavoli degli ospiti a meno che non si sia invitati. Chiedi dov'è il pasto dello staff.
• Nessuno della band parla con il CEO del prodotto dell'azienda. Nessuno pubblica foto dell'evento senza chiedere; molti eventi aziendali sono privati.
• Carico e scarico attraverso il percorso indicato dalla location, in silenzio, in orario.

Fatture e amministrazione

È qui che le band perdono i clienti aziendali senza saperne il motivo. L'ufficio contabilità non può pagare una fattura senza il loro numero di ordine d'acquisto, la corretta ragione sociale, una partita IVA se applicabile o una data di scadenza. L'event manager deve allora rincorrerti, e l'anno dopo se lo ricorda.

Fai bene:

• L'esatta ragione sociale e l'indirizzo di fatturazione del cliente, più il numero di ordine d'acquisto se lo usano, prima dell'evento.
• Una fattura che corrisponde al preventivo riga per riga, inviata il giorno dopo l'evento, con l'IVA indicata se la addebiti. Vedi IVA, fatture e ricevute per band.
• Termini di pagamento dichiarati (30 giorni è lo standard). Un acconto è meno usuale nel lavoro aziendale che nei matrimoni, ma il 30–50% alla conferma è ragionevole per eventi sopra i 3.000 €, e le aziende più grandi lo pagheranno se il preventivo lo dice.
• Certificato di assicurazione di responsabilità civile e, se richiesti, certificati di sicurezza elettrica per la vostra attrezzatura. Molte location li richiedono; tieni i PDF pronti.

Agenzie

Le agenzie di eventi prenotano molte band e pagano il 10–20% in meno dei clienti diretti, ma prenotano ripetutamente, fanno briefing accurati e gestiscono il cliente. Sii facile: rispondi entro poche ore, manda un profilo di una pagina con video e fascia di prezzo, consegna esattamente ciò che è stato chiesto e non contattare mai direttamente il cliente finale per lavori futuri a meno che l'agenzia non lo dica. Lavorare con agenzie e wedding planner copre commissioni ed esclusiva.

Prezzi del lavoro aziendale

In Europa occidentale una band di cinque elementi chiede tipicamente 1.500–4.000 € per una serata aziendale, di più per eventi di grande scala o di alto profilo, con set di sottofondo, servizio DJ, ore extra e scarichi fuori orario come supplementi. Le date infrasettimanali sono comuni e possono avere lo stesso prezzo del fine settimana perché il cliente non paga di tasca propria. Le fasce variano per paese; vedi i riferimenti sui cachet.

Perché richiamano

La conversazione sulla riconferma avviene la settimana dopo l'evento, nella testa dell'event manager, e suona così: "Erano puntuali? Hanno fatto ciò che abbiamo chiesto? Qualcuno si è lamentato del volume? La fattura è passata?" Quattro sì e siete nella rosa per l'anno prossimo prima ancora che la location sia prenotata. Ricontatta dopo un mese con un ringraziamento e una nota che stai tenendo una data per il loro prossimo evento.

Fallo oggi

• Scrivi un profilo aziendale di una pagina: formati, promessa sul volume, fornitura audio, assicurazione, fascia di prezzo, link video.
• Prepara un modello di fattura con campi per numero di ordine d'acquisto, ragione sociale e partita IVA.
• Aggiungi "set di sottofondo a volume da conversazione" al piano delle prove, se non ne avete mai provato uno.

Dove expert.band aiuta

I clienti aziendali vogliono un preventivo pulito e veloce: i preventivi di expert.band si costruiscono da un catalogo dei vostri servizi (set di sottofondo, set da festa, servizio DJ, noleggio PA, viaggio), raggruppati in sezioni con il programma della serata, l'IVA mostrata quando la addebiti e la tua partita IVA stampata; il cliente lo apre da un link o scarica il PDF e lo inoltra internamente. La pagina del concerto tiene il contatto del giorno, la scaletta della serata e il kit di carico per una sala aziendale, e il foglio del concerto stampato istruisce tutta la band.