Bandmitglieder finden, vorspielen lassen und ersetzen

Der Keyboarder hat gekündigt, im Kalender stehen elf bestätigte Gigs, und der erste ist in fünf Wochen. Das ist der Moment, in dem die meisten Bands ihre schlechteste Personalentscheidung treffen: Sie nehmen die erste Person, die an den Terminen kann. Sechs Monate später machen sie das Ganze noch einmal.

Ein Mitglied zu ersetzen ist ein Projekt mit Deadline, und es läuft besser, wenn du es auch so behandelst. Hier ist der Prozess, den arbeitende Bands nutzen, von der ersten Nachricht bis zum letzten Gig mit jemandem, der nicht gepasst hat.

Bevor du suchst: schreib das Briefing

Zehn Minuten für ein Briefing sparen zehn Stunden Vorspiele. Schreib auf:

• Die Rolle. Instrument, Backing Vocals oder nicht, wer welchen Lead singt, jedes Doppeln (Keys und Sax, Gitarre und Mandoline).
• Die Termine. Bestätigte Gigs in den nächsten sechs Monaten, Probenabend und Häufigkeit. Auf Vages sagen Leute Nein, auf einen Kalender Ja.
• Das Geld. Satz pro Gig oder Anteil, und wie schnell bezahlt wird. Sag es in der ersten Nachricht; das filtert effizient.
• Das Repertoire. Wie viele Songs, in welchen Stilen, und wie viele für den ersten Gig gebraucht werden. „Vierzig Songs, Event-Pop und Soul, zwanzig für den ersten Gig am 18. Oktober“ ist ein Briefing. „Hochzeitskram“ nicht.
• Die K.-o.-Kriterien. Eigenes Auto, eigene In-Ears, liest Charts, wohnt im Umkreis von 60 km. Sei ehrlich, welche davon wirklich zählen.

Wo suchen

Nach Trefferquote geordnet, nach der Erfahrung der meisten Eventbands:

1. Eure Aushilfen. Die beste Neubesetzung ist oft jemand, der schon drei Gigs als Ersatz mit euch gespielt hat. Ihr habt die Person mit einem schlechten Monitormix erlebt. In Aushilfen und Ersatzmusiker steht, warum sich eine Aushilfenliste doppelt auszahlt.
2. Mitglieder anderer Bands. Musiker aus der lokalen Szene, deren Bands weniger spielen als eure. Fragt diskret; wildert nicht eine Woche vor der Hochzeitssaison in der Rhythmusgruppe eines Freundes.
3. Musikhochschulen und Konservatorien. Studierende im letzten Jahr und frische Absolventen wollen Gigs und lesen oft gut. Rechne damit, ihnen beibringen zu müssen, wie ein Event-Gig abläuft.
4. Musiker-Facebook-Gruppen, lokale Foren und Aushänge. Viel Volumen, gemischte Qualität. Das Briefing übernimmt das Filtern.
5. Empfehlungen von Tontechnikern und Venue-Personal. Tontechniker hören jeden und wissen, mit wem es sich leicht arbeiten lässt.

Postet das Briefing, keine Bitte. Legt einen Link zu Live-Video bei, denn gute Musiker prüfen euch ebenfalls.

Das Vorspiel: zwei Runden, eine Woche

Runde eins: 15 Minuten online oder im Raum, drei Songs. Schickt Charts, Tonarten und Referenzaufnahmen fünf Tage vorher. Wählt einen unkomplizierten Song, einen mit kniffligem Arrangement (ein Stop, ein Tonartwechsel, ein bestimmtes Ende) und einen, der den Stil zeigt, den ihr wirklich spielt. Ihr hört auf drei Dinge: Hat die Person sich vorbereitet, spielt sie mit dem Drummer oder über den Drummer hinweg, und hört sie zu. Nach zehn Minuten wisst ihr es.

Runde zwei: eine volle Probe, 90 Minuten, acht bis zehn Songs. Ladet die zwei oder drei Besten aus Runde eins zu einer normalen Probe ein, eine Person pro Termin. Spielt ein echtes Set durch, mit Übergängen und Einzählern. Lasst sie Backing Vocals singen, wenn die Rolle das verlangt. Dann geht in die Kneipe. Die Kneipe gehört zum Vorspiel: Das ist eine Person, mit der ihr 200 Stunden im Jahr in einem Van verbringen werdet.

Bewertet alle auf demselben Bogen: Vorbereitung, Timing und Feel, Sound und Equipment, Gesang, Zuhören, Einstellung, Logistik (Auto, Verfügbarkeit). Je fünf Punkte, 35 insgesamt. Es wirkt klinisch, aber es verhindert, dass die Meinung des lautesten Mitglieds entscheidet.

Entscheidet innerhalb von drei Tagen und sagt allen Bescheid, auch denen, die ihr nicht genommen habt. Musiker reden miteinander.

Die Probezeit

Macht sie ausdrücklich: „drei Monate oder die ersten sechs Gigs, je nachdem, was später kommt, dann entscheiden wir beide“. Während der Probezeit:

• Das neue Mitglied bekommt ab dem ersten Gig den vollen Satz.
• Es ist noch nicht an Bandentscheidungen über Geld oder Namen beteiligt (siehe die Bandvereinbarung).
• Nach dem zweiten Gig gibt es ein Zwischengespräch, zehn Minuten, mit zwei Fragen: Was läuft, was nicht.

Am Ende der Probezeit stimmt die Band ab, und das neue Mitglied sagt ebenfalls Ja oder Nein. Seid auf die zweite Hälfte vorbereitet. Gute Musiker haben Optionen.

Onboarding ist eure Aufgabe, nicht ihre

Der häufigste Grund, warum eine gute Neubesetzung im ersten Monat hinter den Erwartungen bleibt, ist, dass die Band angenommen hat, sie würde „sich schon reinfinden“. Sie braucht Charts mit Tonarten und Strukturen, Aufnahmen der Band (nicht die Originale), die Setlists für die nächsten drei Gigs, den Dresscode, die Geldregeln und eine Person, der sie dumme Fragen stellen darf. Ein neues Bandmitglied in zwei Wochen einarbeiten ist die Checkliste.

Wenn jemand gehen muss

Manchmal ist die Person, die seit vier Jahren in der Band ist, das Problem: kommt zu jeder Probe zu spät, ist unvorbereitet oder macht schlicht allen anderen das Leben schwer. Es schlecht zu handhaben kostet Gigs und Ruf. Es gut zu handhaben ist auch nicht angenehm, aber es ist kurz.

1. Benenne das Problem konkret und früh. „Du hast sechs der letzten zehn Proben verpasst“ ist ein Fakt. „Du bist nicht engagiert“ ist eine Meinung, die einen Streit startet. Mach das persönlich, unter vier Augen, nicht im Gruppenchat.
2. Vereinbart, was sich bis wann ändert. Danach eine schriftliche Notiz, zwei Zeilen, damit es niemand anders in Erinnerung behält.
3. Wenn sich nichts ändert, entscheidet die Band, so wie es die Vereinbarung vorsieht. Meist eine Abstimmung der übrigen Mitglieder.
4. Sag es der Person persönlich, mit zwei Leuten aus der Band dabei. Sag, was entschieden wurde, welche Gigs sie noch spielt (falls überhaupt), wann sie bezahlt wird und was mit Namen und Equipment passiert. Diskutiert nicht noch einmal alles durch.
5. Sag es dem Rest der Band noch am selben Tag mit denselben Worten. Dann den Aushilfen und allen anderen, die es wissen müssen, ohne Kommentar.

Zahlt alles, was ihr schuldet, zügig. Gebt alles, was der Person gehört, innerhalb einer Woche zurück. Redet nicht mit Kunden oder auf Social Media über sie. Jeder in eurer Szene wird innerhalb eines Monats wissen, wie ihr das gemacht habt.

Ersetzen, ohne Gigs zu verlieren

• Haltet jederzeit zwei Namen pro Position auf der Aushilfenliste, damit ein Ausstieg ein Terminproblem ist und keine Krise.
• Habt Charts und Aufnahmen bereit, bevor ihr sie braucht. Wenn ein neuer Musiker zwanzig Songs aus euren Dateien ohne Probe lernen kann, übersteht ihr einen Ausstieg mit drei Wochen Vorlauf.
• Sagt Kunden nichts, es sei denn, die Besetzung steht namentlich im Vertrag. Sagt es ihnen nur, wenn die Änderung betrifft, was sie gebucht haben (zum Beispiel eine bestimmte Sängerin).

Mach das heute

• Schreib das Briefing für die wahrscheinlichste nächste Vakanz, auch wenn niemand gekündigt hat.
• Prüfe, ob die Aushilfenliste zwei Namen pro Position hat. Fülle die Lücken.
• Prüfe, ob ein Fremder eure Top-20-Songs aus den Dateien lernen könnte, die ihr habt. Falls nicht, ist das die Hausaufgabe für die nächste Probe.

Wo expert.band hilft

Ein neues Mitglied bekommt einen Einladungslink und tritt der Band kostenlos bei; es sieht sofort das Repertoire mit Tonarten, Tempi, Aufbau und Anhängen, die Setlists für die kommenden Gigs und den Gig-Kalender mit Zeiten und Adressen. Wenn jemand geht, entzieht das Entfernen sofort den Zugang, während die Historie der Band erhalten bleibt. Verfügbarkeitsanfragen gehen per E-Mail und SMS an alle in der aktuellen Besetzung, sodass ein neuer Musiker ab der ersten Gig-Anfrage im Bilde ist.