Aushilfen und Ersatzmusiker: ein System, das keinen Gig platzen lässt

Der Bassist hat am Donnerstag Fieber, und die Hochzeit ist am Samstag. In einer Band mit Aushilfensystem ist das eine Sache von 20 Minuten: eine Nachricht an den ersten Namen auf der Liste, ein Link zu den Charts, fertig. In einer Band ohne ist es zwei Tage Panik, ein Musiker, der eure Arrangements nie gehört hat, und ein Bandleader, der den Soundcheck damit verbringt, Enden beizubringen.

Eine Aushilfe (Ersatzmusiker) ist kein Notfallplan; sie gehört dazu, wie eine arbeitende Band funktioniert. Bei 40 Gigs im Jahr brauchen erfahrungsgemäß 3–6 eine Aushilfe für irgendeine Position. Hier ist das System.

Die Aushilfenliste: zwei Namen pro Position

Für jede Position in der Band hältst du zwei Personen bereit, die grundsätzlich zugesagt haben auszuhelfen, in Rangfolge. Für jede: Name, Telefon, E-Mail, Instrumente und ob sie singen, Entfernung von eurer Basis, vereinbarter Satz und das Datum ihres letzten Gigs mit euch. Sechs Positionen, zwölf Namen.

Woher sie kommen:

• Musiker, mit denen ihr Bühnen oder Abende geteilt und die ihr mochtet.
• Mitglieder anderer Bands in eurer Szene, die weniger spielen als ihr.
• Musiker, die euer Tontechniker oder eure Mitglieder empfehlen.
• Gute Kandidaten aus eurem letzten Vorspiel, die den Platz nicht bekommen haben.

Fragt sie richtig: „Wir hätten dich gern auf unserer Aushilfenliste für Bass. Lokale Gigs zahlen 220 €, ganztägige Gigs außerhalb 300 €. Wir schicken Charts, Bandaufnahmen und eine Setlist eine Woche vorher. Würde das passen?“ Ein Ja jetzt ist an einem Donnerstag viel wert.

Frischt die Liste alle sechs Monate auf. Leute ziehen um, hören auf, haben keine Zeit mehr. Eine Aushilfenliste, auf der beide Namen veraltet sind, ist keine Aushilfenliste.

Charts, von denen ein Fremder spielen kann

Das Aushilfensystem scheitert, wenn das Material in den Köpfen der Mitglieder lebt. Für jeden aktiven Song braucht ihr:

• Die Tonart der Band, die oft nicht die Originaltonart ist. Siehe Tonarten für eure Sänger wählen.
• Das Tempo der Band als BPM.
• Einen Strukturplan: Intro (4 Takte, Gitarrenriff), V1, C, V2, C, Bridge, C x2, Ende (Stop auf 1). Siehe Songstruktur-Notation.
• Ein Akkord-Chart oder Lead Sheet in dieser Tonart, oder Nashville-Zahlen, damit ein guter Musiker es vom Blatt lesen kann. Siehe Akkord-Charts, Lead Sheets und Nashville-Zahlen.
• Eine Bandaufnahme, idealerweise live, damit die Person euer Arrangement hört und nicht das vom Album.

Testet es: Gebt einem Musiker, der nie mit euch gespielt hat, eure Charts für zehn Songs und schaut, wie viel der Probe für Dinge draufgeht, die das Chart hätte sagen sollen. Jedes davon ist ein Chart, das zu korrigieren ist.

Honorarregeln

Legt sie einmal fest und schreibt sie in die Bandvereinbarung, denn der Moment, in dem eine Aushilfe gebraucht wird, ist nicht der Moment zum Verhandeln.

Was die Aushilfe bekommt. Ein fester, im Voraus vereinbarter Satz, am Abend oder innerhalb einer Woche bezahlt. Zahlt Aushilfen keinen „Anteil“ an einem unbekannten Honorar; sie wollen eine Zahl. Typische Spannen in Westeuropa für Event-Arbeit sind 180–300 € pro Gig, je nach Länge und Anfahrt; passt das an euren Markt an. Zahlt etwas mehr, als ihr für fair haltet. Eine Aushilfe, die gut und pünktlich bezahlt wird, kommt wieder und erzählt anderen guten Musikern von euch.

Woher das Geld kommt. Drei übliche Regeln:

1. Das abwesende Mitglied zahlt die Differenz. Kostet die Aushilfe 220 € und der Anteil des Mitglieds wäre 250 € gewesen, bekommt das Mitglied 30 €. Fair, wenn die Abwesenheit freiwillig ist (Urlaub, ein anderer Gig).
2. Die Band zahlt. Die Aushilfe wird aus dem Honorar bezahlt, der Rest wird unter denen aufgeteilt, die gespielt haben, das abwesende Mitglied bekommt nichts. Fair, wenn die Abwesenheit unvermeidbar ist (Krankheit, Trauerfall).
3. Bands mit festen Sätzen. Die Aushilfe bekommt den Satz der Position. Die Marge des Bandleaders ändert sich nicht. Einfach.

Die meisten Bands nutzen eine Mischung aus 1 und 2: Krankheit trägt die Band, Wahl trägt das Mitglied. Schreibt es so auf.

Wer die Aushilfe organisiert. Das abwesende Mitglied findet und brieft die Aushilfe von der Liste, es sei denn, es ist zu krank dafür, dann macht es der Bandleader. In beiden Fällen gibt der Bandleader die Wahl frei.

Zusagen und Absagen. Eine Aushilfe, die Ja gesagt hat, ist gebucht. Wenn das Mitglied wieder gesund wird und den Gig zurückwill, bekommt die Aushilfe trotzdem mindestens die Hälfte. Aushilfen reden untereinander darüber, wer ihnen absagt.

Eine Aushilfe in einer Nachricht briefen

Das Briefing sollte eine Nachricht mit allem sein, gesendet in dem Moment, in dem die Person zusagt, damit sie noch am Abend anfangen kann zu lernen. Die Vorlage:

Danke, dass du am Samstag, 14. Juni, einspringst. Details: Gig: Hochzeit Kowalski, Villa Rosa, Lindenstraße 4, Bad Homburg. Karte: [Link]. Zeiten: Aufbau 16:00, Soundcheck 17:00, Gäste ab 18:30 im Saal, Hintergrund-Set 19:00–20:00, Party-Sets 21:00–22:15 und 22:45–00:00. Abbau bis 00:45. Besetzung: Lena (Gesang), Ben (Gitarre, MD, Einzähler), Anna (Keys), du (Bass), Tom (Drums). Ben ist dein Kontakt am Tag: +49 ... Setlist und Charts: [Link]. Drei Sets, 38 Songs. Tonarten sind unsere, nicht die Originale. Bandaufnahmen hängen an jedem Song. Prioritäten: Der Eröffnungstanz ist „At Last“ in F, 62 BPM, mit gehaltenem Ende auf Bens Nicken. Vor dem letzten Refrain von „Valerie“ stoppen wir abrupt. Alles andere steht in den Charts. Equipment: Wir nutzen In-Ears; bring dein Pack und ein Ersatzkabel mit, oder Wedges sind da. DI wird gestellt. Bühne ist 6 × 4 m. Kleidung: schwarz, keine Logos. Honorar: 300 € (ganzer Tag, 90 km pro Strecke), per Überweisung am Montag. Parken und ein Essen werden gestellt. Bitte bestätige, dass du die Charts geöffnet hast und die Aufnahmen abspielen.

Alles, was die Aushilfe braucht, steht an einem Ort, und nichts braucht eine zweite Nachricht. Eine Version dieses Briefings sollten auch die eigenen Mitglieder der Band bekommen; siehe die Checkliste für den Gig-Tag.

Am Abend

• Stell die Aushilfe neben den MD oder wer auch immer Enden anzeigt. Nicken schlägt Rufen.
• Spielt beim Soundcheck den Eröffnungstanz und die zwei kniffligsten Übergänge. Nicht das ganze Set; die drei Dinge, die schiefgehen werden.
• Stellt sie dem Kunden als Teil der Band vor. Niemand muss wissen, dass es ihr erster Gig mit euch ist.
• Bezahlt sie, bevor sie geht, oder sagt ihr den genauen Tag, an dem die Überweisung ankommt.

Mach das heute

• Schreib die Aushilfenliste. Setz in jeden Platz einen Namen, auch wenn der zweite eine Vermutung ist, die nächste Woche zu bestätigen ist.
• Schick die Nachricht „Wärst du auf unserer Liste?“ an die drei Leute, bei denen du am unsichersten bist.
• Nimm einen Song und prüfe, ob Chart, Tonart, Tempo und eine Bandaufnahme existieren. Dann bei jeder Probe den nächsten.

Wo expert.band hilft

Eine Aushilfe kann kostenlos in die Band eingeladen werden, wenn du willst nur für einen Gig, und sieht die Setlist in Reihenfolge mit Tonart, Tempo, Aufbau und angehängter Bandaufnahme jedes Songs, plus die Gig-Seite mit Zeiten, Adresse, Kartenlink, Besetzung und ihren Packlisten-Zuweisungen. Entfernst du sie danach, endet ihr Zugang, während der Gig-Eintrag bleibt. Die Aushilfenliste selbst bewahrst du auf, wo du willst; expert.band hält die Charts und das Gig-Blatt, die aus dem Briefing einen einzigen Link machen.