Mehrere Bands oder Projekte gleichzeitig managen

Die meisten arbeitenden Musiker sind in mehr als einer Band. Die Eventband zahlt, das Jazztrio ist für die Seele, der Tribute-Act ist ein Gefallen für einen Freund, aus dem irgendwie 20 Gigs im Jahr geworden sind. Und dann der Samstag im Juni, an dem zwei davon gebucht sind, weil die Anfrage über zwei verschiedene Chats kam und du beiden zugesagt hast.

Mehrere Projekte zu führen ist normal. Sie aus einem Kopf heraus zu führen ist ab etwa 40 Gigs im Jahr insgesamt nicht mehr tragbar. So richtest du sie ein, dass die Projekte dich teilen, ohne zu kollidieren.

Die zwei Arten des Scheiterns

Doppelbuchungen. Du oder ein Mitglied, das ihr teilt, seid für zwei Dinge am selben Datum bestätigt. Meist, weil die Verfügbarkeit an zwei Orten abgefragt und aus dem Gedächtnis beantwortet wurde. Die Lösung ist ein persönlicher Kalender, in den die bestätigten Termine und offenen Anfragen jeder Band fließen, und Verfügbarkeit nur aus diesem Kalender heraus zu beantworten.

Vermischung. Die Anzahlung von Band A landet auf dem Konto, das du auch für Band B nutzt, die Setlist von Band A landet auf dem Gig-Blatt von Band B, und ein Kunde des Trios bekommt ein Angebot mit dem Namen der Eventband darauf. Die Lösung ist Trennung: getrennte Workspaces, getrenntes Geld, getrennte Materialien, auch wenn dieselbe Person alles führt.

Alles unten ist eine Variante dieser beiden Lösungen.

Trenne die Bands; teile die Leute

Jede Band ist eine eigene Einheit mit eigener Mitgliederliste, eigenem Kalender, Repertoire, Setlists, Angeboten und Packlisten, als gäbe es die anderen Bands nicht. Die Leute überschneiden sich; die Daten nicht.

Das klingt nach Doppelarbeit, und ein bisschen ist es das auch. Ein Drummer in drei Bands trägt Verfügbarkeit in drei Kalendern ein. Aber die Alternative, ein zusammengelegter Kalender für alles, erzeugt ein Durcheinander, in dem niemand erkennt, zu welchem Projekt eine Probe gehört, und in dem der Bassist des Trios die Honorare der Eventband sehen kann. Haltet die Einheiten sauber und nutzt die Person als Verbindung.

Praktisch:

• Ein Workspace, Ordner oder Kalender pro Band. Klar benannt.
• Jede Band hat ihren eigenen Bandleader oder Manager, auch wenn es dieselbe Person mit zwei Hüten ist.
• Jede Band hat ihr eigenes Geld: Konto oder Unterkonto, Aufteilungsregeln, Kasse. Siehe ein Bankkonto für die Band.
• Jede Band hat ihre eigene Angebotsvorlage, E-Mail-Signatur und ihren eigenen Namen nach außen. Kunden der einen sollten von der anderen nicht über eine Fußzeile erfahren.

Der persönliche Kalender als Master

Jeder Musiker in mehr als einem Projekt führt einen persönlichen Kalender, in den die bestätigten Gigs, Anfragen und Proben aller Bands fließen. Ob das ein Handykalender oder ein Papierkalender ist, spielt keine Rolle; wichtig ist:

1. Ein bestätigter Gig aus jeder Band kommt in dem Moment hinein, in dem er bestätigt wird.
2. Eine Anfrage aus jeder Band kommt als „reserviert“ hinein, sobald du „verfügbar“ sagst, und bleibt, bis sie bestätigt oder abgesagt ist.
3. Du beantwortest Verfügbarkeitsanfragen erst nach einem Blick hinein. Nie aus dem Gedächtnis.

Punkt 2 ist der, den die meisten überspringen. Wenn du Band A sagst, du bist am 14. frei, und dann Band B dasselbe, bekommt die, die als Zweite bestätigt, eine Aushilfe, und es ist dein Problem, eine zu finden. Das Datum für beide zu halten ist nur ehrlich, wenn beide Bandleader wissen, dass es reserviert ist, nicht bestätigt.

Prioritätsregeln zwischen Bands

Wenn zwei Projekte dasselbe Datum wollen, wer gewinnt? Entscheidet das im Voraus, schriftlich, mit jeder Band, damit es eine Regel ist und kein Verrat:

• Wer zuerst bestätigt, gewinnt. Das Einfachste und Fairste. Eine Anfrage ist keine Bestätigung.
• Die zahlende Band gewinnt gegen das Herzensprojekt, aber nur, wenn das Herzensprojekt dem zugestimmt hat, als du beigetreten bist. Sag es am Anfang: „Die bestätigten Termine der Eventband haben Vorrang; ich gebe euch einen Monat Vorlauf und eine Aushilfe.“
• Ein bestätigter Gig ist ein bestätigter Gig. Keine Band darf den bestätigten Gig einer anderen für einen besser bezahlten verdrängen. Die Reputationskosten landen bei dir persönlich, in beiden Szenen.

Schreib deine eigene Regel unter „andere Projekte“ in die Vereinbarung jeder Band.

Manager mit mehreren Bands

Wenn du beruflich Bands managst oder die Person bist, die drei Acts bucht, ist das Bild dasselbe mit zwei Ergänzungen.

Ein Workspace pro Band, ein Login für dich. Du musst schnell zwischen Bands wechseln, den Kalender jeder Band getrennt sehen und nie zulassen, dass die Kunden einer Band die Daten einer anderen sehen. Du brauchst außerdem in jeder Band eine Rolle, die dich buchen, anbieten und planen lässt, ohne dass du Eigentümer des Geldes jeder Band bist; das sollte der Bandleader jeder Band behalten.

Eine Pipeline-Ansicht über alle Bands. Anfragen kommen für „eine Band“ herein, und du entscheidest, welcher Act passt. Führ eine einfache Liste: Anfrage, Datum, Budget, welchen Act du angeboten hast, Status. Die einzelnen Angebote und Gigs leben im Workspace jeder Band; die Liste ist dein Überblick. Die meisten Manager machen das in einer Tabelle, und in dieser Größenordnung reicht das.

Mitglieder, die sich deine Bands teilen, sind das größte Risiko. Wenn deine Soulband und deine Partyband sich einen Drummer teilen, muss bei jeder Anfrage für eine der beiden seine Verfügbarkeit geprüft werden, bevor du ein Angebot schreibst. Bau die Gewohnheit auf: erst Verfügbarkeitsanfrage, dann Angebot. Von der Anfrage zum bestätigten Gig hat die Reihenfolge der Schritte.

Geld zwischen Projekten

Lass es nie vermischen. Die Honorare jeder Band gehen auf das Konto dieser Band und werden nach den Regeln dieser Band aufgeteilt. Wenn du in beiden Bands dieselbe Person bist, zahlst du dich trotzdem aus jeder getrennt aus. Es sind mehr Überweisungen, und es lohnt sich: Beim ersten Mal, wenn ein Mitglied von Band A fragt, warum das Konto eine Anzahlung für Band B zeigt, wirst du froh sein, dass die Antwort „tut es nicht“ lautet.

Wenn du ein Unternehmen führst, dem mehrere Acts gehören (üblich bei Agenturen und bei Bandleadern, die eine „Marke“ mit mehreren Besetzungen führen), können die Konten die eines Unternehmens sein, aber die interne Buchhaltung trennt trotzdem nach Act, weil du wissen musst, welcher Act Geld verdient.

Material und Identität

• Getrennte Repertoires, auch wenn sich 30 Songs überschneiden. Tonart, Arrangement und Tempo unterscheiden sich oft zwischen Bands, und eine geteilte Liste liefert auf der Bühne die falsche Version.
• Getrennte Setlists und Gig-Blätter, mit dem Namen der Band darauf.
• Getrennte Pack-Kits. Das Kit des Trios ist nicht das Kit der Eventband minus PA; es ist eine eigene Liste.
• Getrennte Social-Media-Kanäle, Website-Seiten und Angebotsvorlagen. Ein Kunde sollte immer nur eine Band sehen.

Mach das heute

• Trag jeden bestätigten Gig und jede reservierte Anfrage aus jedem Projekt in einen persönlichen Kalender ein. Such nach Kollisionen in den nächsten 90 Tagen. Behebe sie jetzt.
• Sag jeder Band schriftlich, wie deine Prioritätsregel lautet.
• Prüfe, ob das Geld einer Band auf einem Konto liegt, das auch das Geld einer anderen Band enthält. Falls ja, ist das die Aufgabe für diesen Monat.

Wo expert.band hilft

expert.band ist um einen Workspace pro Band herum gebaut: Jede Band hat ihre eigenen Mitglieder, Rollen, ihren Kalender, ihr Repertoire, ihre Setlists, Angebote und Pack-Kits, und eine Person kann mit demselben Login Mitglied einer Band und Bandleader oder Manager einer anderen sein. Verfügbarkeit wird pro Band eingetragen, und Verfügbarkeitsanfragen gehen pro Gig raus, sodass ein geteilter Drummer die Anfrage jeder Band getrennt beantwortet und der Bandleader die Übersicht sieht. Eine Band kostet 3,90 im Monat, und jede weitere Band, die dir gehört, 2,00 mehr; Mitglieder treten kostenlos bei, sodass ein Manager mit drei Acts drei Workspaces bezahlt und sonst niemand etwas zahlt. Siehe Preise.