Was ein Bandleader wirklich macht

Frag eine Band, was der Bandleader macht, und du hörst „zählt die Songs ein“ und „redet mit dem Publikum“. Frag den Bandleader, und du bekommst eine Liste, die mit 40 unbeantworteten E-Mails beginnt. Die Lücke zwischen diesen beiden Antworten ist der Ort, an dem der meiste Groll in Bands lebt, in beide Richtungen.

Dieser Artikel ist für zwei Leser: den Bandleader, der sich fragt, ob es normal ist, mehr Zeit mit Verwaltung als mit Musik zu verbringen (ja), und das Mitglied, das sich fragt, warum der Bandleader einen größeren Anteil bekommt (deshalb). Am Ende steht, wie man Teile der Aufgabe an einen Manager abgibt, ohne die Kontrolle über die Band zu verlieren.

Die vier Jobs im Job

Buchung. Jeder Gig beginnt als Anfrage, die jemand innerhalb eines Tages beantworten, qualifizieren (Datum, Location, Budget, Wünsche), mit einem Angebot versehen, nachfassen, per Vertrag festhalten und mit einer Anzahlung absichern muss. Bei einer Band mit 40 Gigs im Jahr sind das typischerweise 80–120 Anfragen, weil etwa ein Drittel bis die Hälfte zum Abschluss kommt. Bei durchschnittlich 45 Minuten pro Anfrage, einschließlich derer, die im Sand verlaufen, sind das 60–90 Stunden im Jahr, bevor ein Ton gespielt wird. Dazu kommt die Akquise, die überhaupt erst Anfragen erzeugt; siehe mehr Gigs bekommen.

Geld. Angebote, Rechnungen, Anzahlungen, Restbeträge anmahnen, die Band bezahlen, die Van-Miete, den Proberaum, die Versicherung und die Software bezahlen, und Unterlagen führen, die eine Steuerfrage überstehen. Zwei bis vier Stunden im Monat, wenn organisiert, viel mehr, wenn nicht. Und der Bandleader trägt meist das finanzielle Risiko: Der Kunde, der 60 Tage zu spät zahlt, hat in den Köpfen der Bandmitglieder noch nicht bezahlt.

Logistik. Verfügbarkeit für jede Anfrage, die Besetzung pro Gig, die Vorabinfos (Zeiten, Adresse, Parken, Kontakt, Dresscode), die Setlist, die Packliste, die Aushilfen, wenn jemand ausfällt, der Probenplan. Ein bis zwei Stunden pro Gig, also weitere 40–80 Stunden im Jahr.

Stimmung. Die Aufgabe, für die niemand Zeit einplant. Bemerken, dass der Bassist still geworden ist. Das Gespräch mit der Sängerin über die Tempi führen. Die Standards der Band halten, ohne die Person zu sein, vor deren Nachrichten sich alle fürchten. Entscheiden, wann man einen Gig ablehnt, weil die Band müde ist. Das hat keine Stunden; es hat Gewicht.

Zusammengerechnet leistet der Bandleader einer gut gebuchten Eventband 150–250 Stunden Arbeit im Jahr, die niemand sieht. Das sind vier bis sechs Arbeitswochen. Ein Leader-Zuschlag von 10 % pro Gig oder feste 100–200 € ist nicht großzügig; es ist ungefähr Mindestlohn für diese Zeit. Geld in der Band aufteilen zeigt, wie man ihn in die Aufteilung einbaut, damit er sichtbar ist statt Groll zu erzeugen.

Was der Bandleader nicht ist

• Nicht der beste Musiker. Oft nicht. Der Bandleader ist die Person, die dafür sorgt, dass der Gig stattfindet.
• Nicht der Eigentümer jeder Entscheidung. Der Bandleader entscheidet, was die Bandvereinbarung ihm zuweist: meist Gigs innerhalb der vereinbarten Preisspanne annehmen und die Entscheidungen am Tag selbst. Repertoire, Preise und Mitglieder sind Bandentscheidungen.
• Nicht der Therapeut oder die Bank der Band. Grenzen sind bei beidem gesund. Ein Bandleader, der Honorare aus eigener Tasche vorstreckt und jede Laune abfängt, steuert auf einen Burnout zu, und ein ausgebrannter Bandleader ist die Art, wie eine Band endet.

Die wöchentliche Realität

Ein Bandleader, der den Überblick hat, verbringt etwa 90 Minuten pro Woche in drei Blöcken: Anfragen und Geld, Kalender und Leute, der nächste Gig. Die Routine steht in eine Band wie ein Unternehmen führen. Ein Bandleader, der den Überblick nicht hat, verbringt dieselben Stunden in schlechterer Reihenfolge, meist reagierend, und um 23:00 Uhr.

Der Unterschied ist nicht Aufwand. Es sind Systeme: ein Ort, an dem Gigs mit ihrem Status liegen, eine Art, Verfügbarkeit abzufragen, die eine Übersicht statt eines Threads erzeugt, Vorlagen für Angebot und Vorabinfos und eine Packliste, die Gegenstände Personen zuweist, damit nicht der Bandleader derjenige ist, der die Ersatzkabel trägt.

An einen Manager delegieren

Sobald eine Band etwa 30 Gigs im Jahr überschreitet, sind Buchung und Geld eine Teilzeitstelle. Es gibt drei Wege, sie zu besetzen.

1. Ein Mitglied wird Manager. Der Keyboarder, der Tabellen mag, übernimmt Angebote und Rechnungen für einen zusätzlichen Anteil oder eine feste Gebühr. Vorteile: kennt die Band, ist günstig, ist ohnehin bei der Probe. Risiken: Jetzt haben zwei Personen beim Geld ein Wort mitzureden, also muss die Vereinbarung sagen, wer über den Preis entscheidet.

2. Ein externer Manager oder Agent. Jemand, der mehrere Bands bucht, meist für 10–20 % des Honorars. Er bringt Anfragen, die ihr sonst nicht bekämt; er bringt auch eigene Prioritäten mit. Siehe mit Agenturen und Hochzeitsplanern arbeiten.

3. Ein nicht spielender Partner oder Freund. Ein Ehepartner, ein pensionierter Musiker, jemand, der dabei sein will. Funktioniert erstaunlich oft bei Hochzeiten, wo es der kundenseitigen Person hilft, ruhig zu sein und nicht auf der Bühne zu stehen.

Wer auch immer es ist: Gebt der Person die Werkzeuge, nicht euer Postfach. Sie muss den Kalender sehen, Anfragen markieren, Verfügbarkeitsanfragen senden, Angebote schreiben und versenden und Anzahlungen erfassen können, ohne die Band löschen oder die Abrechnung ändern zu können. Das ist der Unterschied zwischen einem Manager und einem Mitinhaber, und er sollte ein Unterschied in dem sein, was die Person anfassen kann, nicht nur eine Absprache.

Drei Dinge bleiben beim Bandleader: das finale Ja zu einem Gig außerhalb der vereinbarten Preisspanne, das Geldkonto und das Gespräch, wenn jemand gehen muss.

Die Übergabe-Checkliste

Wenn du die Buchung an einen Manager übergibst, mach es in dieser Reihenfolge über einen Monat:

1. Woche 1: Er liest jede Anfrage mit dir. Du antwortest; er schaut zu.
2. Woche 2: Er entwirft die Antworten und Angebote; du gibst vor dem Senden frei.
3. Woche 3: Er sendet; du bekommst eine Kopie.
4. Woche 4: Er führt es; du prüfst die Pipeline einmal pro Woche in einem 15-minütigen Telefonat.

Schreib die Preisspannen, die Standard-Extras und die Dinge, zu denen ihr immer Nein sagt (Abbau am Sonntag nach 02:00 Uhr, Gigs über 200 km ohne Übernachtung), auf eine Seite. Diese Seite ist die Vollmacht des Managers.

Anzeichen, dass der Bandleader Hilfe braucht

• Anfragen brauchen mehr als 48 Stunden bis zur Antwort.
• Der Bandleader hat wegen Verwaltung eine Probe abgesagt.
• Niemand sonst in der Band kennt das Login zu irgendetwas.
• Der Bandleader hat dieses Jahr mehr als einmal gesagt: „Ich überlege, aufzuhören.“

Jedes davon ist der Moment zum Delegieren. Die Band, die wartet, bis der Bandleader ausbrennt, bekommt keinen zweiten Bandleader; sie bekommt einen letzten Gig.

Mach das heute

• Schreib jede Aufgabe auf, die du letzten Monat für die Band erledigt hast, und wie lange sie gedauert hat. Zeig es der Band.
• Wähl eine Aufgabe, die du diesen Monat an jemand anderen abgibst. Die Logistik für den nächsten Gig ist ein guter Anfang.
• Setz den Leader-Zuschlag, oder das Fehlen eines solchen, auf die Tagesordnung des nächsten Treffens.

Wo expert.band hilft

expert.band hat eine Manager-Rolle, die genau für diese Übergabe gebaut ist: Ein Manager kann alles, was ein Bandleader kann, einschließlich Gigs, Verfügbarkeitsanfragen, Angebote mit Kundenlink, Setlists und Proben, außer Abrechnung, Löschen und Übertragen der Band. Der Bandleader behält Konto und Geld; der Manager bekommt die Werkzeuge. Mitglieder treten kostenlos bei, sodass ein nicht spielender Manager nichts extra kostet.