Mehr Gigs bekommen: ein funktionierendes Akquise-System

Die meisten Bands bekommen Gigs so, wie die meisten Leute Geld auf der Straße finden: gelegentlich, durch Glück und nie, wenn sie es brauchen. Die Band, die 50 Termine im Jahr spielt, ist selten besser als die, die 12 spielt. Sie hat ein System, und das System läuft jede Woche, ob der Kalender voll aussieht oder nicht.

Hier ist dieses System: eine Zielliste, ein Pitch, der Antworten bekommt, ein Nachfass-Rhythmus, eine Art, es zu verfolgen, und die Zahlen, die dir sagen, ob es funktioniert. Es dauert etwa zwei Stunden pro Woche.

Wisse, was du verkaufst, bevor du es verkaufst

Eine Akquise-E-Mail, die sagt „wir sind eine tolle Band, verfügbar für alle Events“, wird gelöscht. Eine, die sagt „eine fünfköpfige Soul- und Popband, die 60 Hochzeiten gespielt hat, mit einem 45-minütigen akustischen Zeremonie-Set und eigener PA für bis zu 200 Gäste, 1.800–2.400 € je nach Entfernung“, wird beantwortet, weil der Leser sofort sieht, ob ihr passt.

Bevor du jemandem schreibst, musst du in zwei Sätzen sagen können: was ihr seid, für wen ihr da seid, was es ungefähr kostet und einen Beleg (Anzahl der Gigs, eine Venue, eine Referenz). Wenn du das nicht kannst, ist das die erste Aufgabe. Das EPK eurer Band ist der Ort, an dem das vollständig lebt.

Die Zielliste

Akquise ist ein Zahlenspiel, und die Zahlen beginnen mit einer Liste. Baut sie in einer Tabelle mit den Spalten: Organisation, Kontaktname, Rolle, E-Mail, Telefon, Typ, Quelle, letzter Kontakt, nächste Aktion, Status.

Zielt auf 100 Zeilen. Die Typen, grob nach Wert für eine Eventband geordnet:

1. Venues, die Hochzeiten und Events ausrichten. Jedes Hotel, jede Scheune, jedes Schloss, jedes Restaurant mit Festsaal und jeder Festzeltplatz im Umkreis von 90 Minuten. Fragt nach dem Eventkoordinator. Er empfiehlt jedem Paar, das bucht, Dienstleister; auf seiner Liste zu stehen ist allein 5–10 Gigs im Jahr wert.
2. Hochzeitsplaner und Eventagenturen. Weniger, aber jeder bucht viele Events im Jahr. Siehe mit Agenturen und Hochzeitsplanern arbeiten.
3. Organisatoren von Firmenevents. Interne Eventmanager in Unternehmen mit 200+ Mitarbeitern, plus die Agenturen, die ihre Feiern ausrichten.
4. Dienstleister, die vor euch mit euren Kunden sprechen. Fotografen, Caterer, Floristen, DJs, die keine Livemusik machen, Trauredner. Ein Empfehlungsnetzwerk, behandelt in ein Empfehlungsnetzwerk aufbauen.
5. Frühere Kunden. Die Freunde eines Paares heiraten; ein Unternehmen feiert jedes Jahr. Die günstigsten Gigs, die ihr je bekommen werdet.
6. Bars, Clubs und Festivals, für Sichtbarkeit und fürs Video, wenn euer Act dazu passt.

Quellen: Suchmaschinen, Hochzeitsverzeichnisse, die Seiten „empfohlene Dienstleister“ von Venues (die euch auch verraten, wer eure Konkurrenz ist) und jeden Kunden fragen: „Wer war sonst noch an eurem Event beteiligt?“

Die Pitch-E-Mail

Kurz. Konkret. Eine Bitte. Unter 150 Wörter. Eine Version, die funktioniert:

Betreff: Liveband für Hochzeiten im [Name der Venue], mit Video

Hallo [Name],

ich leite The Velvet Tones, eine fünfköpfige Soul- und Popband aus [Stadt]. Wir haben rund 60 Hochzeiten gespielt, darunter drei im [Venue in der Nähe, wo ihr gespielt habt], und Paare in Venues wie eurer buchen uns meist für ein 45-minütiges akustisches Set zur Zeremonie oder zum Empfang plus zwei Party-Sets, mit eigener Tonanlage für bis zu 200 Gäste.

Hier sind zwei Minuten von uns live: [Link]. Unsere Honorare liegen typischerweise bei 1.800–2.400 € inklusive Ton und Anfahrt.

Wärt ihr offen dafür, uns in eure Liste empfohlener Dienstleister aufzunehmen, oder dass wir euch ein einseitiges Profil für eure Unterlagen schicken? Gern kommen wir auch zu einem Tag der offenen Tür und spielen ein kurzes Showcase, wenn das hilft.

Danke, [Name, Telefon]

Beachte: eine echte Venue, die sie kennen, eine Anzahl Gigs, ein Videolink, eine Preisspanne (Venues wollen wissen, ob ihr in die Budgets ihrer Paare passt) und zwei einfache Wege, Ja zu sagen. Keine Anhänge in der ersten E-Mail.

Bei Planern ändert ihr die Bitte in „Dürfen wir euch unser Profil und unseren Rider für eure Dienstleisterliste schicken?“ Bei Firmen beginnt ihr mit dem Format („Hintergrund-Set zum Dinner, 90 Minuten Tanz-Sets, alles in der Lautstärke regelbar“) und erwähnt Rechnungen mit Bestellnummer.

Der Nachfass-Rhythmus

Die meisten Antworten kommen auf die zweite oder dritte E-Mail, nicht auf die erste. Ein Rhythmus, der beharrlich ist, ohne zu nerven:

• Tag 0: der Pitch.
• Tag 5: eine zweizeilige Antwort auf die eigene E-Mail. „Ich hole das kurz wieder nach oben; hier noch einmal der Videolink. Interesse an einem Profil für eure Unterlagen?“
• Tag 14: ein anderer Aufhänger. Eine neue Referenz, ein Foto von einem aktuellen Gig in einer ähnlichen Venue, „bei uns ist gerade ein Samstag im Juni frei geworden“.
• Tag 45: eine letzte. „Ich höre auf, euch zu belästigen; falls ihr je kurzfristig eine Band braucht, halten wir ein paar Termine offen. Hier ist meine Nummer.“
• Dann jedes Quartal ein kurzes Update an alle auf der Liste, die nicht Nein gesagt haben: ein neues Video, ein Saison-Update. Kein Newsletter; ein persönlich wirkender Dreizeiler.

Haltet den Tag jedes Kontakts in der Tabelle fest. Die Spalte „nächste Aktion“ ist das ganze System: Jede Zeile hat immer ein Datum und eine Sache.

Verfolgen und die Wochenzahlen

Schreib jede Woche fünf Zahlen auf:

Zahl	Gesund für eine Band, die 40 Gigs im Jahr will
Neue Kontakte auf der Liste	10
Erste Pitches gesendet	10
Nachfass-Mails gesendet	15–20
Antworten erhalten	3–5
Anfragen (jemand fragt nach einem Termin oder Angebot)	1–2

Über ein Jahr sind das etwa 500 Pitches, 150–250 Antworten, 50–100 Anfragen und bei einer Abschlussquote von 40–50 % von Anfrage zu Buchung 25–45 Gigs, zusätzlich zu dem, was von allein hereinkommt. Ungefähr ein Gig pro zehn Pitches. Die Zahlen variieren je nach Markt und danach, wie gut das Video ist, aber das Verhältnis ist stabil genug, dass ihr nach einem Quartal die nächste Saison aus dem Pitching dieses Quartals vorhersagen könnt.

Liegen die Antworten unter 2 %, ist der Pitch das Problem: meist kein Video, kein Preis oder kein konkreter Aufhänger. Wenn Anfragen nicht zu Buchungen werden, ist das Angebot oder die Antwortzeit das Problem; siehe ein Angebot schreiben, das Kunden annehmen.

Empfehlungen: der günstigste Kanal

Jeder Gig sollte mindestens einen weiteren erzeugen. Drei Gewohnheiten:

• Am Abend fragen. „Wenn ihr jemanden kennt, der nächstes Jahr heiratet, freuen wir uns über eine Vorstellung.“ Dann eine Woche später in der Bewertungs-E-Mail noch einmal fragen.
• Zuerst geben. Empfehlt den Fotografen, den Caterer und die Venue euren eigenen Kunden, öffentlich, namentlich. Das fällt auf.
• Danke sagen, in Geld oder Naturalien. Eine Vermittlungsprovision von 5–10 % oder eine Kiste Wein für einen Planer, der euch dieses Jahr drei Hochzeiten geschickt hat. Prüft, was in eurem Markt üblich und erlaubt ist; viele Agenturen arbeiten stattdessen mit einer formalen Provision.

Schnell antworten, immer

Akquise erzeugt Anfragen; die Antwortzeit macht Buchungen daraus. Eine Antwort innerhalb von zwei Stunden ist ein anderes Geschäft als eine innerhalb von zwei Tagen, und Paare schicken dieselbe Anfrage an fünf Bands. Setzt einen Standard: Jede Anfrage bekommt am selben Tag eine persönliche Antwort, auch wenn das Angebot morgen folgt, und jedes Angebot geht innerhalb von 48 Stunden raus.

Mach das heute

• Schreib deinen Zwei-Satz-Pitch.
• Beginne die Tabelle und füge 20 Venues im Umkreis einer Autostunde hinzu.
• Schick fünf Pitches. Trag das Nachfassen an Tag 5 in deinen Kalender ein.
• Blocke nächste Woche zwei Stunden, zur selben Zeit, für die nächste Runde.

Wo expert.band hilft

Wenn die Akquise funktioniert, kommen Anfragen, die schnell und einheitlich beantwortet werden müssen: expert.band macht aus einer Anfrage eine Gig-Anfrage im Kalender, schickt der Band Verfügbarkeitsanfragen per E-Mail und SMS, die mit einem Tipp beantwortet werden, damit du innerhalb eines Tages weißt, ob du zusagen kannst, und lässt dich das Angebot aus einem gespeicherten Leistungskatalog bauen und noch am selben Nachmittag als Kundenlink verschicken. Die Akquise-Tabelle bleibt eine Tabelle; der Teil nach der Antwort ist der, in dem die App die Arbeit macht.