Der komplette Leitfaden für Hochzeits-Gigs

Hochzeiten sind die bestbezahlte regelmäßige Arbeit, die die meisten Eventbands je haben werden, und die unnachgiebigste. Für den Eröffnungstanz gibt es eine Chance. Der Zeitplan rutscht um 40 Minuten, und niemand sagt es euch. Der Brautvater will singen. Das Paar hat euch vor 14 Monaten gebucht und seitdem seine Meinung zu allem geändert außer zum Datum.

Bands, die mit Hochzeiten gut fahren, sind nicht die mit dem größten Repertoire. Es sind die, die den Tag verstehen, früh die richtigen Fragen stellen und die Überraschungen abfangen, ohne dass das Paar es merkt. So sieht das aus.

Der Hochzeitstag aus Sicht der Band

Ein typischer europäischer Hochzeitstag mit Band, und wo ihr hineinpasst:

Zeit	Was passiert	Die Band
13:00–14:30	Zeremonie	Optional: akustisches Duo oder Trio, 20–30 Minuten Musik davor, 3–4 Stücke währenddessen (Einzug, Unterschrift, Auszug)
14:30–17:00	Sektempfang, Fotos	Optional: Hintergrund-Set, 45–60 Minuten akustisch oder Jazz
15:00–17:00		Aufbau und Soundcheck der ganzen Band, meist während die Gäste draußen sind
17:00–19:30	Dinner und Reden	Hintergrundmusik von einer Playlist (eure, leise, oder ihre); die Band isst
19:30–20:00	Torte, Abendgäste kommen	Playlist, letzte Checks
20:00–20:10	Eröffnungstanz	Der Moment. Dann direkt in Set 1
20:10–21:15	Set 1	60 Minuten, baut von vertrautem Midtempo zur vollen Tanzfläche auf
21:15–21:45	Pause	Playlist in der richtigen Lautstärke, keine Stille
21:45–23:00	Set 2	75 Minuten, das große
23:00–00:00	DJ, Playlist oder Set 3	Je nachdem, was gebucht wurde
00:00–01:00	Abbau	Leise, schnell, kein Rufen auf dem Parkplatz

Zeiten variieren je nach Land und Paar; der Punkt ist, dass ihr von 15:00 bis 01:00 Uhr da seid, und deshalb kostet eine Hochzeit, was sie kostet.

Was Paare fragen und was ihr sie fragen solltet

Paare fragen typischerweise: Könnt ihr unseren Eröffnungstanz spielen? Können wir die Songs auswählen? Könnt ihr einen Song lernen? Nehmt ihr Wünsche an? Was tragt ihr? Wie laut seid ihr? Bringt ihr die Tonanlage mit? Könnt ihr auch die Zeremonie machen? Könnt ihr zwischen den Sets DJ sein? Was passiert, wenn jemand krank ist?

Habt schriftliche Antworten auf all das auf der Website und im Angebot. Die Fragen der Band, gestellt bei der Anfrage und noch einmal sechs Wochen vorher, sind wichtiger:

1. Venue, Raum und ob es einen Lautstärkebegrenzer gibt (in Großbritannien sehr verbreitet, anderswo zunehmend; ein Limiter bei 90 dB verändert, wie ihr spielt).
2. Gästezahl und Altersspanne. 40 Gäste über 60 sind eine andere Setlist als 150 Gäste unter 35.
3. Der Song für den Eröffnungstanz und ob sie ihn live oder von einer Aufnahme wollen (beides ist in Ordnung; fragt).
4. Alle Muss-Songs, alle Nicht-Songs und alle Songs mit Geschichte („bitte nicht den, das war der von ihrem Ex“).
5. Reden vor oder nach dem Dinner, und wer den Zeitplan führt (Planer, Venue-Koordinator oder der Trauzeuge, in welchem Fall ihr 30 Minuten Puffer einbaut).
6. Zugang für den Aufbau: Treppen, Aufzug, Entfernung vom Van, Parken, ob es eine Sperrstunde gibt.
7. Strom: wie viele Steckdosen in Bühnennähe und ob die Venue schon Bands hatte.
8. Essen für die Band und wo die Band während des Dinners sein kann.
9. Der Ansprechpartner am Tag, der nicht das Paar ist.

Der Eröffnungstanz

Fragt nach der genauen Aufnahme, die sie meinen, mit Interpret und Version; es gibt drei „Perfect“ und zwei „At Last“. Lernt ihn in dieser Tonart und diesem Tempo, und fragt, wie er enden soll: der ganze Song, nach zwei Minuten ausgeblendet, wenn die Gäste dazukommen, oder auf ein bestimmtes Zeichen. Probt das Ende doppelt so oft wie den Rest.

Wenn der Song die Band übersteigt (eine volle Orchesterballade mit einem Quartett), sagt es früh und bietet an, ihn von der Aufnahme zu spielen, wobei die Band beim zweiten Tanz einsteigt. Paare bevorzugen Ehrlichkeit bei der Buchung gegenüber einer wackeligen Version am Abend.

Einen Song für den Eröffnungstanz zu lernen ist meist inklusive; drei zu lernen ist ein bezahltes Extra (typischerweise 50–100 € pro Song). Schreibt die Regel ins Angebot.

Sets, Wünsche und die Tanzfläche halten

Für ein 60-minütiges Set 1 und ein 75-minütiges Set 2 plant ihr grob 15 und 18 Songs. Set 1 beginnt mit den Songs, die die breiteste Spanne von Gästen kennt, und baut auf; Set 2 startet mit voller Energie und hält sie. Eine Hochzeits-Setlist bauen, die die Tanzfläche füllt geht auf Struktur und Tempokurve ein.

Wünsche: Nehmt sie an, wenn der Song im Repertoire ist, sonst sagt „wir schauen, was sich machen lässt“ und macht weiter. Gebt dem Paar vorher eine Liste mit 30–40 Kandidaten für Muss-Songs und bittet es, 10 zu markieren; so hat das Paar die Wünsche der Gäste schon beantwortet. Den betrunkenen Onkel, der singen will, behandelt ihr mit „nach diesem hier, komm in der Pause zu mir“, was funktioniert, weil er es nie tut. Siehe Songwünsche live handhaben.

Planer, Koordinatoren und der Zeitplan

Gibt es einen Planer, ist er am Tag euer Kunde und das Jahr über der des Paares. Schickt ihm die technischen Anforderungen, den Zeitplan, den ihr erwartet, und den Kontakt der Band; bestätigt den Tagesablauf eine Woche vorher mit ihm. Gibt es keinen Planer, führt der Venue-Koordinator den Raum, und die Band sollte still zur Person werden, die den Abend im Zeitplan hält, weil es sonst niemand tut.

Der häufigste Rutscher: Die Reden überziehen um 45 Minuten, das Dinner endet um 21:00 Uhr, und das Paar will trotzdem zwei volle Sets vor der Sperrstunde um Mitternacht. Habt einen Plan: Set 1 auf 40 Minuten gekürzt, 15 Minuten Pause, Set 2 wie gebucht. Sagt dem Paar den Plan einmal, freundlich, dann zieht ihn durch.

Hochzeiten kalkulieren

Hochzeiten kosten mehr als ein Bar-Gig, weil der Tag länger ist, mehr auf dem Spiel steht und es keine zweite Chance gibt. In Westeuropa verlangt eine fünfköpfige Eventband typischerweise 1.500–3.500 € für die Abend-Sets inklusive Ton, wobei akustische Zeremonie- oder Empfangs-Sets 300–600 € und ein DJ-Service zwischen den Sets 200–400 € dazukommen. Die Spannen variieren stark je nach Land und Ruf der Band; siehe Richtwerte für Gig-Honorare.

Anzahlungen liegen typischerweise bei 20–30 %, nicht erstattbar, mit dem Restbetrag 14–30 Tage vorher fällig. Stornobedingungen sind euer Schutz gegen die eine Hochzeit im Jahr, die abgesagt wird; siehe Anzahlungen und Stornobedingungen.

Was schriftlich festgehalten wird

Angebot und Vertrag sollten enthalten: Datum, Venue, Zeiten für Ankunft, Soundcheck und jedes Set, was inklusive ist (Ton, Licht, DJ-Playlist in den Pausen, ein gelernter Song), was extra ist, das Honorar, Anzahlungs- und Restzahlungstermine, die Stornobedingungen, Essen, Parken, eine Klausel zum Lautstärkebegrenzer, den Überstundensatz und was passiert, wenn ein Bandmitglied krank ist (eine gleichwertige Aushilfe wird gestellt). Der Gig-Vertrag: 12 Klauseln behandelt die Formulierungen.

Mach das heute

• Schreib eure Antworten auf die zehn Fragen der Paare und stell sie auf die Website.
• Schreib die neun Fragen der Band in eure Antwortvorlage für Anfragen.
• Baut eine „Wähl 10“-Liste mit 40 Songs für Paare.
• Probt das Ende jedes Eröffnungstanzes, den ihr diese Saison gebucht habt.

Wo expert.band hilft

Eine Hochzeit ist ein neunmonatiges Projekt mit vielen beweglichen Teilen, und expert.band hält sie auf einer Gig-Seite zusammen: die Anfrage mit dem reservierten Datum, während die Band eine Verfügbarkeitsanfrage per E-Mail und SMS mit einem Tipp beantwortet, das Angebot mit Zeremonie, Empfang und Party-Sets als getrennten Katalogzeilen, das das Paar über einen Link öffnet, die Setlist mit Tonart und Tempo des Eröffnungstanzes und die Packliste, gebaut aus eurem Hochzeits-Kit. Das gedruckte Gig-Blatt gibt jedem Mitglied den Zeitplan, die Adresse und den Ansprechpartner am Tag.