Ein Angebot schreiben, das Kunden annehmen

Du schickst einen Preis in einer Zweizeiler-Mail. Der Kunde antwortet "danke, wir melden uns" und tut es nie. Irgendwo in dieser Stille hat ein Mitbewerber etwas geschickt, das wie ein Angebot aussah, und er hat die Hochzeit bekommen.

Ein Angebot ist keine Zahl. Es ist das Dokument, mit dem sich ein Fremder den Abend vorstellen und ohne Telefonat Ja sagen kann.

Wozu ein Angebot da ist

Der Kunde wählt zwischen 3–5 Bands mit ähnlichen Videos und ähnlichen Preisen. Das Angebot ist das Einzige, was du nach der Anfrage noch steuerst. Es muss 4 Aufgaben erfüllen: zeigen, dass du das Briefing verstanden hast, genau zeigen, was der Kunde bekommt, die Fragen beseitigen, die er sonst stellen müsste, und das Annehmen leicht machen. Ein Angebot, das diese 4 Dinge tut, gewinnt meistens gegen ein günstigeres, das sie nicht tut.

Ein Aufbau, der verkauft

Nutze jedes Mal dieselbe Reihenfolge. Kunden lesen oben und unten; die Mitte dient der Beruhigung.

1. Zusammenfassung der Veranstaltung (3 Zeilen). Datum, Ort, Anlass, Gästezahl und was sie dir als wichtig genannt haben: "Samstag, 20. Juni 2027, Villa Rosa, Bologna. Hochzeit mit 120 Gästen. Ihr wünscht euch eine Mischung aus Motown, 80ern und aktuellem Pop mit einer vollen Tanzfläche nach dem Dinner." Dieser eine Absatz beweist, dass du zugehört hast. Bands, die ihn weglassen, wirken wie eine Preisliste.

2. Das Angebot, in Abschnitten. Jeder Abschnitt hat einen Titel, eine einzeilige Beschreibung und einen Preis. Typisches Hochzeitsangebot:

• Bandauftritt: 5-köpfig, 3 × 45-Minuten-Sets zwischen 20:30 und 00:30, professionelle PA und Bühnenlicht für bis zu 150 Gäste, Hintergrundmusik zwischen den Sets. 2.900 EUR.
• Musik zur Zeremonie: akustisches Duo, 30 Minuten plus Einzugs- und Auszugssong. 450 EUR.
• Sektempfang: akustisches Duo, 60 Minuten. 400 EUR.
• Anfahrt und Aufbau: ab Mailand, frühe Ankunft für die Zeremonie um 15:00. 180 EUR.

3. Optionale Extras, klar als optional gekennzeichnet, jedes mit Preis: DJ-Service bis 01:30, zusätzliches 45-Minuten-Set, ein Song außerhalb des Repertoires für den Eröffnungstanz, eine zweite Stimme. Drei bis fünf Optionen, nicht mehr.

4. Was enthalten ist, als kurze Liste: PA und Licht, Tontechniker, Anfahrt bis 50 km, Haftpflichtversicherung, Setlist-Beratungsgespräch 4 Wochen vorher, Eröffnungstanz in eurer Wunschtonart.

5. Was nicht enthalten ist oder vorausgesetzt wird: eine Mahlzeit für 5 am Veranstaltungsort, Parkplatz für einen Van, Zugang ab 15:00, eine Bühnenfläche von 4 × 3 m, 2 × 16-A-Stromkreise. Dieser Abschnitt verhindert 90 % der Diskussionen am Veranstaltungstag.

6. Bedingungen, kurz: Anzahlung 30 % zur Bestätigung des Termins, Rest 14 Tage vorher, Stornoregelung in einem Satz mit Link zum vollständigen Text, Angebot gültig bis zu einem Datum 14 Tage später. Siehe Anzahlungen und Stornoregelungen.

7. Nächster Schritt. Ein Satz: "Zum Buchen antwortet auf diese E-Mail oder nehmt über den Link an, und wir schicken noch am selben Tag Vertrag und Anzahlungsrechnung."

Optionen, keine Versionen

Schick nicht 3 getrennte Angebote. Schick ein Angebot mit Basis und Optionen. Kunden, die "Standard / Premium / Deluxe" sehen, nehmen meist die Mitte; Kunden, die ein klares Angebot plus Extras sehen, nehmen meist 1 oder 2 Extras dazu. Der durchschnittliche Angebotswert steigt und die Entscheidung wird leichter, weil der Kunde Extras wählt, statt zwischen Bands zu wählen.

Wenn der Kunde nach einer günstigeren Option gefragt hat, füge einen Abschnitt "Kleinere Besetzung" mit dem Preis für ein Quartett oder ein Duo hinzu, statt die 5-köpfige Band billiger zu machen.

Klarheit schlägt Charme

Jeder Satz in einem Angebot sollte eine Frage beantworten, die der Kunde sonst stellen müsste. Häufige Fragen, die du vorwegnehmen solltest:

• Wie lange spielt ihr, und wann? Setzeiten, nicht nur "3 Sets".
• Was passiert zwischen den Sets? Playlist über eure PA oder ein DJ-Service.
• Braucht ihr etwas von uns? Essen, Parkplatz, Strom, Bühne.
• Können wir Songs aussuchen? Ja, bis zu 10 Wunschsongs aus der Liste, 4 Wochen vorher.
• Was, wenn es regnet? Bei Open-Air-Gigs: überdachte Bühne erforderlich, und was passiert, wenn sie fehlt.
• Was, wenn ihr absagt? Eine einzeilige Antwort und ein Link zur Regelung.

Vermeide: "Weltklasse", "unvergesslich", "wir sind stolz darauf". Die Entscheidung des Kunden fällt durch Video und Bewertungen; die Aufgabe des Angebots ist, Reibung zu beseitigen, nicht Adjektive hinzuzufügen.

Gültigkeit und Preis

Setz auf jedes Angebot ein Ablaufdatum, 14 Tage in der Hochsaison, bis zu 30 in den ruhigen Monaten. Das gibt dir einen legitimen Grund zum Nachfassen und verhindert, dass der Kunde nach 8 Monaten zurückkommt und denselben Preis für einen Termin erwartet, der dir inzwischen zweimal angeboten wurde.

Zeig den MwSt.-Status deutlich: "Alle Preise zzgl. 22 % MwSt." oder "es fällt keine MwSt. an", je nach eurer Situation. Kunden, die auf der Rechnung von 20 % überrascht werden, buchen nicht wieder. Siehe MwSt. und Rechnungen für Bands.

Die Nachfass-Sequenz

Die meisten Angebote gehen an Stille verloren, nicht an einen Mitbewerber. Eine einfache Sequenz holt viele davon zurück:

• Tag 0: Angebot schicken. Wenn möglich am selben Tag wie die Anfrage; innerhalb von 24 Stunden immer. Geschwindigkeit ist der größte einzelne Vorhersagefaktor für ein Ja.
• Tag 3: eine Zeile. "Ist das Angebot gut angekommen? Gern auch ein 10-Minuten-Telefonat, falls es hilft."
• Tag 8: eine nützliche Nachricht, kein Anstupsen: ein Link zu einem aktuellen Video von einem ähnlichen Ort oder eine Antwort auf eine Frage, die sie gestellt haben.
• Tag 13: "Das Angebot gilt bis Freitag, und wir haben eine weitere Anfrage für diesen Termin. Kein Druck, nur damit ihr planen könnt." Sag das nur, wenn es stimmt.
• Tag 20: den Kreis schließen. "Ich gehe davon aus, dass ihr euch anders entschieden habt; falls sich die Pläne ändern, freuen wir uns, von euch zu hören." Überraschend viele antworten auf diese.

Verfolge jedes Angebot: gesendet, geöffnet, angenommen, abgelehnt, abgelaufen. Nach 30 Angeboten kennst du deine Abschlussquote und weißt, an welchem Schritt du Leute verlierst. Dein Akquise-System ist nur so gut wie sein Abschluss.

Mach das heute

1. Nimm dein letztes Angebot und schreib es in der 7-Abschnitte-Struktur neu. Stopp die Zeit: unter 20 Minuten mit Vorlage.
2. Schreib deine Listen "enthalten / nicht enthalten" einmal und verwende sie wieder.
3. Richte das 5-stufige Nachfassen als Kalendererinnerungen oder Vorlagen ein.
4. Füge deiner Vorlage ein Gültigkeitsdatum hinzu.

Wo expert.band hilft

Angebote in expert.band werden aus eurem Katalog in Abschnitten mit optionalen Posten gebaut, die MwSt. ist berücksichtigt, und der Kunde bekommt einen Link statt eines PDFs, sodass es auf seinem Handy aufgeht und er immer die aktuelle Version sieht. Der Status des Angebots (gesendet, angenommen, abgelehnt) hängt am Gig, wodurch die Nachfass-Sequenz ein Blick ist statt einer Suche im Postausgang. Siehe warum ein Angebotslink ein PDF schlägt.