Anzahlungen und Stornobedingungen, die die Band schützen

Eine Hochzeit, die fünf Wochen vorher abgesagt wird, ist ein Samstag im Juni, der nicht mehr verkauft wird. Die Band hat zwei andere Anfragen für dieses Datum abgelehnt, den Eröffnungstanz gelernt und eine Aushilfe für den Keyboarder gebucht, der im Urlaub ist. Ohne Anzahlung und Stornobedingungen trägt die Band die Kosten für all das. Mit ihnen werden sie geteilt, auf eine Weise, der der Kunde Monate vorher an einem ruhigen Tag zugestimmt hat.

Das hier ist keine Rechtsberatung; Verbraucherschutzregeln unterscheiden sich je nach Land, und manche begrenzen, was ihr von Privatkunden einbehalten dürft. Es ist eine praktische Regelung, die arbeitende Bands nutzen, mit der Begründung und einem Text, den ihr nach lokaler Prüfung anpassen könnt.

Warum eine Anzahlung, und wie viel

Eine Anzahlung leistet drei Dinge: Sie beweist, dass der Kunde es ernst meint, sie verhindert, dass er ein Datum blockiert, während er weitersucht, und sie deckt die Kosten der Band, wenn das Event nicht stattfindet. Eine „Buchungsgebühr“ oder „Reservierungsgebühr“ ist dasselbe unter einem Namen, den manche Rechtssysteme freundlicher behandeln; fragt vor Ort, welchen Begriff ihr nutzen solltet.

Wie viel: 20–30 % des Honorars sind bei Privatkunden Standard; ein fester Betrag (300–500 €) funktioniert bei kleineren Gigs. Firmenkunden zahlen seltener Anzahlungen, aber 30–50 % bei Bestätigung sind für Events über etwa 3.000 € angemessen, und die meisten Unternehmen zahlen sie, wenn das Angebot es vorsieht.

Wann: innerhalb von 7 Tagen nach Unterzeichnung, und danach wird das Datum nicht mehr gehalten. Sagt es; „wir halten den 14. Juni bis zum 21. für euch frei, danach wird er freigegeben“ ist normal, und Kunden respektieren es.

Nicht erstattbar ist der Punkt. Eine erstattbare Anzahlung ist ein Darlehen. Schreibt „nicht erstattbar“ ins Angebot, in den Vertrag und auf die Rechnung dafür. Manche Länder verlangen, dass der Betrag eine angemessene Schätzung des Schadens ist und keine Strafe; 20–30 % sind auf dieser Basis in der Regel vertretbar, da sie ungefähr dem entsprechen, was eine Band an Vorbereitung und entgangenen Buchungen verliert.

Der Restbetrag

Bei Privatkunden ist der Restbetrag vor dem Event fällig: 14 Tage sind üblich, 30 Tage sind bei größeren Honoraren sicherer. Bar am Abend ist die traditionelle Alternative, und so kommt es, dass Bands 1.200 € von einem Paar in den Flitterwochen hinterherlaufen. Bei Unternehmen ist eine Rechnung nach dem Event mit 30 Tagen Zahlungsziel die Norm; siehe Zahlungsbedingungen.

Die Stornostaffel

Eine einzige Regel („Anzahlung nicht erstattbar, das war's“) ist einfach und lässt die Band ungeschützt, wenn eine Absage spät kommt. Eine Staffel passt das, was die Band verliert, daran an, wann sie es verliert:

Kunde storniert	Kunde schuldet
Mehr als 90 Tage vorher	Nur die Anzahlung (einbehalten)
90 bis 31 Tage vorher	50 % des Honorars
30 Tage oder weniger vorher	100 % des Honorars

Die Logik: Bei 90 Tagen lässt sich ein Samstag in der Saison noch weiterverkaufen, also deckt die Anzahlung Verwaltung und entgangene Anfragen. Bei 30 Tagen geht das fast nie, und die Band hat die Vorbereitung geleistet.

Manche Bands ergänzen: „Verkauft die Band das Datum weiter, wird dem Kunden jeder Betrag über der Anzahlung erstattet.“ Das ist fair, gut für den Ruf und kostet die Band nur in den Fällen, in denen sie nichts verloren hat.

Höhere Gewalt und Verschiebung

Events, die durch Dinge außerhalb der Kontrolle beider Seiten abgesagt werden (Schließung der Venue, Unwetter, Gesundheitsauflagen, Trauerfall), sollten nicht der Staffel folgen. Die vernünftige Regel, nach der Kunden seit 2020 fragen werden:

• Das Event darf einmal verschoben werden, auf ein Datum innerhalb von 12 Monaten, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Band; Anzahlung und bereits gezahlter Restbetrag werden übertragen.
• Ist die Band am neuen Datum nicht verfügbar, wird die Anzahlung einbehalten und ein gezahlter Restbetrag erstattet.
• Wird innerhalb von 12 Monaten kein neues Datum festgelegt, wird die Anzahlung einbehalten und die Buchung endet.

Definiert höhere Gewalt eng. Eine Meinungsänderung, eine Venue, die teurer war als geplant, oder eine geschrumpfte Gästeliste sind keine höhere Gewalt.

Die Seite der Band

Eine Regelung, die nur die Band schützt, wird von einem gut beratenen Kunden nicht unterschrieben, und das sollte sie auch nicht. Sagt, was die Band tut, wenn sie nicht auftreten kann:

• Aus Gründen, die die Band zu vertreten hat (Doppelbuchung, ein Mitglied steigt aus): Die Band bietet eine Ersatzband von vergleichbarem Niveau an oder erstattet alles Gezahlte. Die Haftung ist auf die gezahlten Beträge begrenzt.
• Bei Krankheit einzelner Mitglieder: Ein Ersatzmusiker von vergleichbarem Niveau wird kostenlos gestellt; siehe Aushilfen und Ersatzmusiker.
• Kann die Band wegen Versäumnissen des Kunden oder der Venue nicht auftreten (kein Strom, keine Bühne, unsichere Bedingungen, nicht mitgeteilte Sperrstunde): Das Honorar bleibt fällig.

Absagen vermeiden, bevor sie passieren

• Beantwortet Anfragen schnell und bestätigt schriftlich. Vage Buchungen werden öfter abgesagt.
• Bleibt in Kontakt: eine Nachricht drei Monate vorher, eine sechs Wochen vorher mit den Fragen zum Tag. Kunden, die sich betreut fühlen, suchen nicht weiter.
• Macht Verschieben einfach. Eine Band, die sagt „kein Problem, lasst uns ein Datum finden“, behält die Buchung, die eine Band mit „lest Klausel 6“ verliert.

Ein Regelungstext zum Anpassen

Prüft ihn gegen die Regeln eures Landes, bevor ihr ihn nutzt; dann fügt ihn in eure Bedingungen ein.

Buchung und Anzahlung. Eine Buchung ist bestätigt, wenn der Auftraggeber diese Vereinbarung unterzeichnet und die Anzahlung von 25 % des Honorars gezahlt hat. Bis dahin wird das Datum 7 Tage vorläufig gehalten. Die Anzahlung ist nicht erstattbar und wird auf das Honorar angerechnet.

Restbetrag. Der Restbetrag ist 14 Tage vor der Veranstaltung per Überweisung fällig. Buchungen durch Unternehmen werden nach der Veranstaltung mit 30 Tagen Zahlungsziel in Rechnung gestellt, sofern nichts anderes vereinbart ist.

Stornierung durch den Auftraggeber. Mehr als 90 Tage vor der Veranstaltung: Die Anzahlung wird einbehalten. 90 bis 31 Tage vorher: 50 % des Honorars sind fällig. 30 Tage oder weniger vorher: Das volle Honorar ist fällig. Kann die Band das Datum weiterverkaufen, wird jeder Betrag über der Anzahlung erstattet.

Höhere Gewalt. Kann die Veranstaltung aus Gründen außerhalb der Kontrolle beider Parteien nicht stattfinden, darf der Auftraggeber sie einmal auf ein Datum innerhalb von 12 Monaten verschieben, vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Band, wobei alle Zahlungen übertragen werden. Ist die Band am neuen Datum nicht verfügbar, werden über die Anzahlung hinaus gezahlte Beträge erstattet.

Stornierung durch die Band. Kann die Band aus Gründen, die sie zu vertreten hat, nicht auftreten, bietet sie einen Ersatz von vergleichbarem Niveau an oder erstattet alle gezahlten Beträge. Die Haftung der Band ist auf die gezahlten Beträge begrenzt. Einzelne Musiker können durch andere von vergleichbarem Niveau ersetzt werden.

Bedingungen. Kann die Band wegen unsicherer Bedingungen, fehlendem vereinbartem Strom, fehlender Bühne oder fehlendem Zugang oder wegen einer nicht vorab mitgeteilten Sperrstunde oder Lärmbeschränkung nicht auftreten, bleibt das Honorar fällig.

Setzt es ins Angebot und in den Vertrag, nicht nur auf eine Webseite. In der Gig-Vertrag: 12 Klauseln steht, wie beides zusammenpasst.

Durchsetzen

Die meisten Kunden zahlen, was sie vereinbart haben, wenn man sie höflich mit dem unterschriebenen Dokument erinnert. Für den Rest: eine Erinnerung nach 7 Tagen, ein bestimmtes Schreiben nach 21 Tagen und dann eine Entscheidung, ob die Summe ein Mahnverfahren wert ist (in den meisten europäischen Ländern ist das für Beträge unter ein paar tausend Euro unkompliziert). Die Anzahlung, die ihr schon habt, ist der Grund, warum das selten nötig ist.

Mach das heute

• Schau dir jeden bestätigten Gig im Kalender an. Bei welchen ist keine Anzahlung eingegangen? Stell sie diese Woche in Rechnung.
• Übernimm die Staffel und setz sie in eure Angebotsvorlage.
• Bitte einen Anwalt oder eine Musikerorganisation in eurem Land zu bestätigen, dass die Einbehaltungsprozente bei Privatkunden durchsetzbar sind.

Wo expert.band hilft

Die Regelung muss dem Kunden in dem Moment vorliegen, in dem er Ja sagt, und die Angebote in expert.band haben genau dafür einen Abschnitt für Zusammenfassung und Text: Anzahlung, Fälligkeit des Restbetrags und Stornobedingungen stehen unter den Preisen auf derselben Seite, die der Kunde über den Link öffnet, in seiner Sprache, und im PDF, das er herunterlädt. Der Angebotsstatus (gesendet, angenommen, abgelehnt) und der verknüpfte Gig liefern euch eine Liste bestätigter Termine ohne Anzahlung, und das ist die Liste zum Nachfassen.