Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Restbetrag und Bezahlung am Abend

Drei Wochen nach der Hochzeit ist der Restbetrag immer noch nicht da. Das Paar ist in den Flitterwochen, der Brautvater "dachte, das sei bezahlt", und du schreibst einem Kunden wegen Geld, statt den nächsten zu buchen. Der Gig war großartig. Die Zahlungsbedingungen nicht.

Zahlungsbedingungen sind der Teil des Vertrags, der entscheidet, ob du den Dezember mit Spielen oder mit Hinterherlaufen verbringst. Hier steht, was arbeitende Bands nutzen.

Die drei Momente, in denen Geld fließt

Ein privater Gig hat 3 Zahlungen, wenn du ihn so gestaltest, und 1 schmerzhafte, wenn nicht.

1. Anzahlung bei Buchung: sichert den Termin. 25–50 % sind normal; 30 % am häufigsten. Nicht erstattbar außer nach den Bedingungen deiner Stornoregelung. Fällig innerhalb von 7 Tagen nach dem Vertrag, und der Termin ist erst reserviert, wenn sie eingeht.
2. Restbetrag vor dem Gig: der Rest der Gage, bei Privatkunden 14 Tage vor der Veranstaltung fällig, damit am Tag selbst niemand über Geld redet. Manche Bands teilen ihn bei großen Buchungen in eine zweite Rate 90 Tage vorher.
3. Extras und Überstunden danach: ein am Abend gewünschtes zusätzliches Set, beschädigtes Equipment, für die Gäste des Kunden gelernte Wünsche. Innerhalb von 48 Stunden in Rechnung gestellt, fällig in 7 Tagen.

Firmenkunden und Agenturen folgen einem anderen Muster: oft keine Anzahlung, und Rechnung nach der Veranstaltung mit 30 Tagen Zahlungsziel. Das ist normal; du gleichst es mit einem höheren Satz und einer klaren Stornoklausel aus und stellst sicher, dass die Bestellung vor dem Gig existiert.

Warum "Rest am Abend" ein schlechter Standard ist

Es war jahrzehntelang üblich und funktioniert bei Bar-Gigs immer noch. Bei Hochzeiten und privaten Feiern scheitert es auf vorhersehbare Weise: Die Person mit dem Geld ist betrunken, abwesend oder emotional; im Umschlag fehlen 200; jemand "überweist es morgen"; der Leader verbringt den Abbau mit Kopfrechnen. Jeder dieser Punkte wird zu einem unangenehmen Gespräch, das die Band im denkbar schlechtesten Moment führen muss.

Rest 14 Tage vorher heißt, das einzige Gespräch am Abend lautet "danke, das war wunderbar". Wenn ein Kunde sich sträubt, biete 7 Tage vorher als Kompromiss an, nie den Tag selbst.

Zahlungsarten

• Überweisung ist der Standard für alles über ein paar hundert Euro. Gib IBAN und BIC auf jeder Rechnung an und einen Verwendungszweck ("2026-041 Hochzeit Rossi").
• Karte oder Zahlungslink (Stripe, PayPal Business, ein lokales Pendant): praktisch für Anzahlungen aus dem Ausland; Gebühren von 1,5–3,5 % fallen an, also entweder bei Anzahlungen schlucken oder bei Restbeträgen ausdrücklich aufschlagen.
• Bargeld: in Ordnung für Bars, kleine Feiern und Restbeträge unter einer lokalen Obergrenze (viele Länder begrenzen Bartransaktionen auf irgendwo zwischen 1.000 und 3.000 EUR). Immer eine nummerierte Quittung ausstellen und vor dem Zahlenden nachzählen.
• Schecks: heute selten und langsam; vermeiden, außer der Kunde ist eine Behörde, die darauf besteht.

Nenne die akzeptierten Zahlungsarten in den Bedingungen. "Wir akzeptieren Überweisung und Karte; Bargeld nur nach vorheriger Absprache" beendet das Umschlagproblem.

Verzugsgebühren und was wirklich wirkt

Gesetzliche Verzugszinsen gibt es in den meisten Ländern für Rechnungen zwischen Unternehmen (in der EU oft Leitzins plus 8 Prozentpunkte, plus eine feste Pauschale); sie durchzusetzen ist eine andere Sache. Was Bands tatsächlich bezahlt macht:

• Der Termin ist erst bestätigt, wenn die Anzahlung eingeht. Sag es schriftlich. Die Zahl der Kunden, die die Anzahlung noch am selben Tag überweisen, sobald sie hören, dass eine weitere Anfrage existiert, ist hoch.
• Eine Erinnerung 7 Tage vor Fälligkeit des Restbetrags, freundlich, mit erneut angehängter Rechnung.
• Eine Erinnerung am Fälligkeitstag, immer noch freundlich.
• Ein Anruf, keine E-Mail, 3 Tage nach dem Fälligkeitstag. Die meisten verspäteten Zahlungen sind Vergesslichkeit; ein 2-Minuten-Anruf regelt sie.
• Bei Privatkunden ist die Show an die Zahlung gebunden. Schreib es in den Vertrag: "Der Auftritt setzt den Eingang des Restbetrags bis zum Fälligkeitsdatum voraus." Du wirst es fast nie brauchen. Dass es da steht, ist der Grund, warum du es nicht brauchen wirst.

Bei Firmenkunden über 30 Tage: eine höfliche Eskalation an die Kreditorenbuchhaltung, dann an die Person, die euch gebucht hat, dann eine förmliche Mahnung mit Verweis auf die gesetzlichen Zinsen. Siehe der Gig-Vertrag für die Klauselformulierung.

Text für Zahlungsbedingungen zum Anpassen

Zahlung. Eine Anzahlung von 30 % der Gesamtgage ist innerhalb von 7 Tagen nach Unterzeichnung dieser Vereinbarung fällig; der Termin wird mit Eingang reserviert. Der Restbetrag ist 14 Tage vor dem Veranstaltungsdatum per Überweisung auf das in der Rechnung genannte Konto fällig. Der Auftritt setzt den Eingang des Restbetrags bis zum Fälligkeitsdatum voraus. Am Tag zusätzlich vereinbarte Leistungen (zusätzliche Sets, Überstunden über die vereinbarte Endzeit hinaus zu 250 EUR je angefangene 30 Minuten) werden innerhalb von 48 Stunden in Rechnung gestellt und sind innerhalb von 7 Tagen zahlbar. Bei verspäteter Zahlung können gesetzliche Verzugszinsen anfallen. Wir akzeptieren Überweisung und Kartenzahlung; Bargeld nur nach vorheriger Absprache gegen Quittung.

Passe Prozentsätze, den Überstundensatz und die Formulierung an dein Land an. Lass es einmal von jemandem lesen, der das lokale Recht kennt.

Bargeld am Abend, wenn es sein muss

Bars, manche private Feiern, die meisten Residencies. Regeln:

• Eine Person nimmt es entgegen, zählt und quittiert, und es ist immer dieselbe Person.
• Vor dem Zahlenden zählen, an der Bar oder im Büro, nicht auf der Bühne.
• Eine nummerierte Quittung, Durchschlag behalten.
• Am Abend nur aufteilen, wenn die Band das vereinbart hat; sonst geht es aufs Bandkonto, und die Mitglieder werden mit dem Rest per Überweisung bezahlt. Siehe eine Gage fair aufteilen.
• Niemals Bargeld über Nacht im Van lassen.

Die Nachfass-Routine

Zehn Minuten jeden Montag: Gigs in den nächsten 30 Tagen ohne eingegangenen Restbetrag und überfällige Rechnungen auflisten. Erinnerungen schicken. Das ist das ganze System, und die Bands, die es tun, werden im Schnitt rund 3 Wochen schneller bezahlt als die Bands, die nachsehen, "wenn sie mal dazu kommen".

Mach das heute

1. Ändere die Standardfälligkeit des Restbetrags in deinen Angebots- und Vertragsvorlagen auf 14 Tage vor der Veranstaltung.
2. Ergänze die akzeptierten Zahlungsarten und den Überstundensatz in deinen Bedingungen.
3. Richte eine wöchentliche 10-Minuten-Erinnerung für den Zahlungscheck ein.
4. Kauf einen Quittungsblock für den Van.

Wo expert.band hilft

Das Angebot, das ein Kunde in expert.band annimmt, ist die Referenz dafür, was wann vereinbart wurde, und sein Status steht am Gig, sodass der Montagscheck ein Blick über die Liste der anstehenden Termine ist. Ein Bedingungstext wie der oben lebt im Angebot selbst, sodass jeder Kunde dieselben Regeln für Anzahlung und Restbetrag sieht, bevor er Ja sagt.