Bandausgaben, die du erfassen solltest

Die meisten Bands kennen ihre Gig-Einnahmen auf den Euro genau und ihre Ausgaben auf den nächsten Tausender, wenn überhaupt. Dann stirbt die PA, der Van braucht eine Kupplung, und das Jahr, das sich profitabel anfühlte, war in Wahrheit ein Hobby mit gutem Cashflow.

Ausgaben zu erfassen geht nicht um Steuern (auch wenn es hilft). Es geht darum zu wissen, was ein Gig wirklich kostet, damit eure Preise echt sind. Hier steht, was du erfassen solltest, ungefähr was es kostet und wie du es ohne Buchhalter machst.

Kosten pro Gig

Diese wachsen mit der Zahl eurer Auftritte. Sie gehen von jeder Gage ab, bevor jemand bezahlt wird; siehe eine Gage fair aufteilen.

• Transport: Vanmiete (80–150 EUR pro Tag in weiten Teilen Europas) oder Kilometergeld für das Fahrzeug eines Mitglieds zu einem vereinbarten Satz (0,30–0,50 EUR pro km), Sprit, Maut, Parken, City-Maut. Oft der größte Kostenpunkt pro Gig.
• Übernachtung und Tagespauschalen: 60–120 EUR pro Person und Nacht bei längeren Fahrten; eine feste Tagespauschale von 20–40 EUR für Essen, wenn der Veranstaltungsort euch nicht verpflegt.
• Gemietetes Equipment: zusätzliche PA für einen Raum mit 300 Gästen, Licht, Backline, ein Generator für Open-Air-Gigs.
• Aushilfen: Das Honorar einer Aushilfe ist eine Ausgabe des Gigs, nicht des abwesenden Mitglieds.
• Verbrauchsmaterial: Batterien (eine 5-köpfige Band mit Funkmikros und IEMs verbraucht 15–25 EUR Batterien pro Abend, wenn nicht wiederaufladbar), Saiten, Sticks, Gaffa, Drucksachen, Felle.
• Agenturprovision: 10–20 % der Gage bei Gigs über eine Agentur.
• Zahlungsgebühren: Kartengebühren von 1,5–3,5 % bei per Karte bezahlten Anzahlungen.

Die Kosten pro Gig einer typischen 5-köpfigen Function-Band liegen vor Aushilfen und Miete bei 150–400 EUR für einen regionalen Gig. Deine Zahl zu kennen ist die erste Eingangsgröße für die Preisgestaltung.

Fixe und jährliche Kosten

Diese fallen an, ob ihr 10 Gigs oder 80 spielt, weshalb Bands, die wenig spielen, überraschend schlechte Zahlen haben.

• Versicherung: Haftpflicht (oft von Veranstaltungsorten verlangt, typisch 100–300 EUR pro Jahr für eine Bandpolice) und Equipmentversicherung (1–3 % des versicherten Werts pro Jahr sind eine übliche Spanne). Siehe Equipmentversicherung für Musiker.
• Proberaum: 15–40 EUR pro Stunde für einen gemieteten Raum oder 150–400 EUR pro Monat für einen geteilten festen Raum. Vierzig Proben pro Jahr à 3 Stunden sind 1.800–4.800 EUR.
• Gemeinsames Equipment und Abschreibung: Eine PA für 5.000 EUR hält vielleicht 8 Jahre; das sind 625 EUR pro Jahr, die zurückgelegt gehören, ob sie dieses Jahr kaputtgeht oder nicht. Dieselbe Logik für Licht, das IEM-Rack, Stative und Cases.
• Reparaturen und Wartung: 300–800 EUR pro Jahr sind eine realistische Rücklage für das gemeinsame Equipment einer auftretenden Band.
• Software und Abos: Bandverwaltung (expert.band kostet 3,90 pro Monat für eine Band, 30 % weniger bei jährlicher Abrechnung), Website-Hosting und Domain (50–200 pro Jahr), E-Mail, Cloudspeicher, eine Chart- oder Setlist-App, Buchhaltungssoftware (0–300 pro Jahr).
• Marketing: Fotos (ein Shooting alle 2–3 Jahre, 300–800 EUR), Video (ein ordentliches Live-Video kostet 800–3.000 EUR und zahlt sich vielfach aus), Hochzeitsmessen (200–1.500 EUR pro Stand), Anzeigen, Druck. Siehe Hochzeitsmessen und Showcases für die Umrechnung.
• Honorare für Dienstleister: ein Steuerberater (300–1.200 pro Jahr), einmalig ein Anwalt für die Vertragsvorlage, Mitgliedschaft in der Verwertungsgesellschaft.
• Bankgebühren: Ein Geschäftskonto kostet in vielen Ländern 5–15 EUR pro Monat.
• Bühnenkleidung: Wenn die Band zahlt, budgetiere 100–300 pro Mitglied alle paar Jahre.

Für eine arbeitende 5-köpfige Band sind Fixkosten von 4.000–9.000 EUR pro Jahr normal. Auf 40 Gigs verteilt sind das 100–225 EUR pro Gig, die im Preis stecken müssen und es meist nicht tun.

Kosten, die Bands vergessen

• Die Zeit des Leaders: keine Barausgabe, aber 3–6 Stunden pro Buchung, die aus der Gage bezahlt werden sollten, sonst werden sie gespendet.
• Einen Song für einen Kunden lernen: eine Stunde Arrangieren plus ein 20-Minuten-Probenslot für 5 Leute. Berechne es oder hör auf, es anzubieten.
• Abgesagte Gigs: die behaltene Anzahlung minus die schon geleistete Arbeit. Erfasse es, damit du weißt, ob deine Stornoregelung funktioniert. Siehe Anzahlungen und Stornoregelungen.
• Equipment, das Beine bekommt: das Mikrokabel, das nie zurückkommt. Klein, ständig, real.

Ein einfaches System, das wirklich genutzt wird

Das komplizierte System ist das, das im März nicht mehr genutzt wird. Dieses hier braucht 15 Minuten pro Woche:

1. Ein Konto für Bandgeld. Jede Bandausgabe wird davon bezahlt oder innerhalb der Woche daraus erstattet, sodass der Kontoauszug das Kassenbuch ist. Siehe ein Bankkonto für die Band.
2. Jeden Beleg noch am selben Tag fotografieren. Nenn die Datei 2026-06-14_vanmiete_140.jpg und leg sie in einen Ordner für den Monat.
3. Eine Zeile pro Transaktion in einer Tabelle oder Buchhaltungs-App: Datum, Gig (oder "fix"), Kategorie, Betrag, wer bezahlt hat, Dateiname des Belegs. Zehn Kategorien reichen: Transport, Übernachtung, Miete, Aushilfen, Verbrauchsmaterial, Provision, Versicherung, Probe, Software, Marketing.
4. Pro Gig eine Zusammenfassungszeile: Bruttogage, Kosten pro Gig, netto. Das ist die Zahl, die du mit deinem Preis vergleichst.
5. Monatlich, 30 Minuten: Konto abstimmen, fehlende Belege einfordern, die Zeile der bisherigen Fixkosten ansehen.
6. Jährlich, ein Nachmittag: Summe pro Kategorie, Kosten pro Gig und die Abschreibungsrücklage. Dann neu bepreisen.

Das nützlichste Ergebnis ist eine einzige Zahl: durchschnittliche Gesamtkosten pro Gig (Kosten pro Gig plus Fixkosten geteilt durch gespielte Gigs). Wenn sie 350 EUR beträgt und ihr 1.200 für einen Samstag anbietet, kann jeder die Rechnung sehen.

Mach das heute

1. Liste jedes Abo und jede Versicherung auf, die die Band bezahlt. Die meisten Bands finden eine, die sie vergessen hatten.
2. Lege die Tabelle mit 10 Kategorien an und trag den letzten Monat ein.
3. Lege die Abschreibungsrücklage für gemeinsames Equipment fest und überweise sie ab jetzt monatlich.
4. Berechne die Kosten pro Gig für letztes Jahr, auch grob. Vergleiche sie mit deinem niedrigsten Angebot.

Wo expert.band hilft

Jeder Gig in expert.band hat bereits die Gage aus dem angenommenen Angebot und die Notizen zum Termin, sodass die Kostenzeile pro Gig ein naheliegendes Zuhause neben den Einnahmen hat, zu denen sie gehört. Equipment und Kits in Equipment und Packen halten das Inventar des gemeinsamen Equipments an einem Ort, und genau das brauchst du, wenn es darum geht, was sich zu versichern lohnt und was eine Ersatzrücklage braucht.