Корпоративы: как стать группой, которую компании зовут снова

Корпоративный заказ стоит примерно столько же, сколько свадьба, и отнимает вдвое меньше эмоциональных сил. Клиент — профессионал с бюджетом, заказом на закупку и площадкой, которая делала это раньше. От группы он хочет не магии; он хочет надёжности, контроля и счёта, который пройдёт через его систему без телефонного звонка.

Группы, которые компании бронируют повторно, понимают, что музыка — компонент чьего-то мероприятия, а не само мероприятие. Вот что этому человеку нужно от вас.

Кто бронирует и что для него важно

Клиент обычно один из: штатный ивент-менеджер или ассистент руководителя, ивент-агентство, проводящее вечеринку для компании, или собственная команда мероприятий площадки. Для них важно, в этом порядке:

1. Чтобы ничего не пошло не так. Их судят по всему вечеру; группа, которая опоздала, была громкой во время речи гендиректора или спорила с техниками, — это их провал.
2. Чтобы вы вписались в формат. Фоновая музыка во время ужина, танцевальный сет после, конкретное время окончания.
3. Чтобы документы были простыми. Коммерческое предложение, которое можно переслать, счёт с их номером заказа, правильно оформленный НДС, страховые сертификаты, если попросит площадка.
4. Цена, но обычно в диапазоне, а не до последнего евро. Корпоративные бюджеты утверждаются за месяцы; вы либо вписываетесь, либо нет.

Заметьте, что «отличная группа» в списке нет. Это подразумевается. Отличают четыре пункта выше.

Брифинг: вопросы для первого звонка

• Какой повод и сколько гостей? Рождественская вечеринка на 300 и клиентский ужин на 40 требуют разных групп или разных форматов от одной группы.
• Какой порядок вечера? Фуршет, ужин, речи, награждения, танцы, разъезд. Где живая музыка и где она должна остановиться?
• Кто контакт в день мероприятия, и участвует ли агентство или техническая компания?
• Что предоставляет площадка: сцену, аппарат, свет, звукорежиссёра? Корпоративные площадки часто имеют штатную техническую команду и ожидают, что вы подключитесь к их системе. См. что такое бэклайн.
• Дресс-код для гостей, а значит, и для группы. Black tie значит black tie.
• Есть ли правила по содержанию? Некоторые компании не хотят нецензурных текстов, политических песен или сета, затрагивающего определённые темы. Спросите; не гадайте.
• Есть ли ограничение шума или жёсткое окончание, и кто следит?
• Как проходит оплата: нужен ли номер заказа, сроки оплаты (30 дней — норма, 60 не редкость), юрлицо для счёта, номер НДС?

Запишите ответы в запись о выступлении. Корпоративная памятка — тот же документ, что и свадебная, только с большим числом имён.

Форматы: фон, вечеринка и переключение

Большинство корпоративных заказов хотят от одной группы двух вещей.

Фоновые сеты во время фуршета или ужина: 45–90 минут, тихо, без объявлений, песни, которые узнают, не вслушиваясь. Джазовые стандарты, акустический поп, соул вполсилы. Тест: два человека за столом могут говорить, не повышая голоса. Если вы этого не умеете, не предлагайте; сет на ужине, сыгранный на танцевальной громкости, — самая частая причина, по которой группу не зовут снова.

Танцевальные сеты: 60–90 минут после речей, полная энергия, всем известные песни трёх десятилетий, с окончанием минута в минуту. Корпоративная публика шире по возрасту, чем свадебная, и разнороднее по настроению; кто-то пьёт с 17:00, кто-то хочет домой. Начинайте безопасно, разгоняйтесь быстро, заканчивайте мощно.

Переключение. Время между ужином и танцами часто занято награждениями или речью. Имейте план: группа уходит со сцены, аппарат при необходимости обслуживает микрофон для речей (договоритесь заранее и берите за это деньги, если задействовано ваше оборудование), и группа возвращается с ударной первой песней в момент, когда спикер говорит «приятного вечера».

Громкость и штатный звукорежиссёр

На корпоративных площадках часто свой звукорежиссёр и аппарат. Относитесь к ним как к команде клиента: приезжайте в согласованное время, привозите список входов и схему сцены, работайте быстро и выполняйте их указания по громкости без споров. Если вы на ушных мониторах, корпоративные залы — то место, где они окупаются: тихая сцена, довольный звукорежиссёр, гости на ужине могут разговаривать. См. этикет саундчека.

Если на площадке ограничитель звука, спросите уровень и отрепетируйте игру под него. Группу, которая дважды сорвала ограничитель во время любимой песни гендиректора, не позовут снова.

Одежда и поведение

• Соответствуйте дресс-коду гостей, на ступень наряднее. Корпоративная публика замечает группу в кроссовках.
• Никакого алкоголя до и во время сетов. Бокал после, если предложат.
• Не есть за столами гостей без приглашения. Спросите, где еда для персонала.
• Никто из группы не разговаривает с гендиректором о продукте компании. Никто не публикует фото с мероприятия без спроса; многие корпоративы закрытые.
• Заезд и разъезд по маршруту, который указала площадка, тихо, вовремя.

Счета и администрирование

Вот где группы теряют корпоративных клиентов, не понимая почему. Бухгалтерия не может оплатить счёт, в котором нет их номера заказа, правильного юрлица, номера НДС, если применимо, или срока оплаты. Ивент-менеджеру приходится вас дёргать, и он вспоминает об этом в следующем году.

Сделайте правильно:

• Точное юрлицо и адрес клиента для счёта, плюс номер заказа, если они его используют, до мероприятия.
• Счёт, совпадающий с коммерческим предложением строка в строку, отправленный на следующий день после мероприятия, с указанием НДС, если вы его начисляете. См. НДС, счета и квитанции для групп.
• Указанные сроки оплаты (30 дней — стандарт). Аванс в корпоративной работе менее принят, чем на свадьбах, но 30–50% при подтверждении разумны для мероприятий дороже 3 000 €, и крупные компании его заплатят, если так написано в предложении.
• Сертификат страхования гражданской ответственности и, если попросят, сертификаты электробезопасности оборудования. Многие площадки их требуют; держите PDF наготове.

Агентства

Ивент-агентства бронируют много групп и платят на 10–20% меньше прямых клиентов, но бронируют регулярно, хорошо брифуют и берут на себя клиента. Будьте удобными: отвечайте в течение часов, отправляйте профиль на одну страницу с видео и ценовым диапазоном, делайте ровно то, что в брифе, и никогда не связывайтесь с конечным клиентом напрямую ради будущей работы, если агентство не разрешило. Комиссии и эксклюзивность разобраны в статье работа с агентствами и свадебными организаторами.

Цены на корпоративы

В Западной Европе группа из пяти человек обычно берёт 1 500–4 000 € за корпоративный вечер, больше за масштабные или статусные мероприятия, с фоновыми сетами, диджейским сервисом, дополнительными часами и ночными разъездами как доплатами. Будние даты обычны, и их можно оценивать так же, как выходные, потому что клиент платит не своими деньгами. Диапазоны различаются по странам; см. ориентиры гонораров.

Почему зовут снова

Разговор о повторном бронировании происходит через неделю после мероприятия, в голове ивент-менеджера, и звучит так: «Они были вовремя? Сделали, что просили? Кто-нибудь жаловался на громкость? Счёт прошёл?» Четыре «да» — и вы в шорт-листе на следующий год ещё до того, как забронирована площадка. Напишите через месяц с благодарностью и заметкой, что держите дату для их следующего мероприятия.

Сделайте сегодня

• Напишите корпоративный профиль на одну страницу: форматы, обещание по громкости, обеспечение звука, страховка, ценовой диапазон, ссылка на видео.
• Сделайте шаблон счёта с полями для номера заказа, юрлица и НДС.
• Добавьте «фоновый сет на разговорной громкости» в план репетиций, если никогда его не репетировали.

Где помогает expert.band

Корпоративным клиентам нужно чистое коммерческое предложение быстро: предложения в expert.band собираются из каталога ваших услуг (фоновый сет, танцевальные сеты, диджейский сервис, аренда аппарата, дорога), сгруппированы в разделы с расписанием вечера, с указанием НДС, если вы его начисляете, и напечатанным номером НДС; клиент открывает его по ссылке или скачивает PDF и пересылает внутри компании. Страница выступления хранит контакт на день, порядок вечера и набор для сборов под корпоративный зал, а печатный лист выступления вводит в курс дела всю группу.