Планирование сезона группы: календарь на 12 месяцев

Год группы распределён неравномерно. Свадьбы сбиваются в кучу с мая по сентябрь, корпоративы — в последние шесть недель года, заявки на фестивали закрываются зимой ради летних сцен, а вся группа хочет отдохнуть в августе. Если вы планируете, реагируя на запрос, пришедший этим утром, вы будете учить новые песни в самый загруженный месяц и сидеть без дела в тихий.

Ниже — календарь на 12 месяцев для кавер-группы, играющей мероприятия в Европе. Даты сдвигаются в зависимости от страны и сцены, так что считайте это шаблоном для подстройки, а не расписанием для копирования.

Форма года

Примерно два пика и два спада:

• Свадебный сезон: с мая по сентябрь, июнь и сентябрь обычно самые загруженные. Субботы заполняются за 9–15 месяцев.
• Корпоративный сезон: с середины ноября до третьей недели декабря, плюс небольшой подъём в конце января и феврале за счёт стартовых встреч и премий. Бронируют за 2–4 месяца.
• Спады: январь (после Рождества) и мягкий провал в конце июля и августе в зависимости от рынка.
• Фестивали и публичные мероприятия: с июня по август, заявки обычно с сентября по февраль на следующее лето.

Планируйте неблагодарную работу на спады: новые песни, пересмотр цен, съёмку видео, обслуживание оборудования.

Январь: итоги и перезагрузка

• Цифры. Сыгранные выступления, выручка, средний гонорар, конверсия из запроса в бронирование, отмены. Одна страница.
• Пересмотр цен. Самое время поднимать цены, потому что большая часть следующего сезона ещё не забронирована, а клиенты, обращающиеся сейчас, ожидают новогодних расценок. См. как поднимать цены группы.
• Чистка репертуара. Проведите раунд оценок; уберите песни, которые никому не нравятся и под которые никто не танцует. Цель — убрать 5–10 и добавить 10–15 за следующие три месяца. См. оценка репертуара.
• Заявки на фестивали. Многие закрываются в январе и феврале. Подготовьте промо-пакет и видео в декабре.

Февраль: учить

Лучший месяц для разучивания: мало выступлений, все отдохнули. Забронируйте блок репетиций, четыре-шесть сессий за месяц, и учите новые песни партиями по три-четыре. Записывайте каждую сессию. Забронируйте слоты на репетиционной базе на весь год сейчас, если база это позволяет; хорошие вечера разбирают.

Март: промо и подготовка

• Свадебные запросы на предстоящий сезон ещё приходят; отвечайте в течение 24 часов и напоминайте о себе в течение пяти дней.
• Снимите или обновите живое видео с новыми песнями, в идеале на шоукейсе или репетиции с нормальным светом.
• Обслужите аппарат, замените кабели, которые «немного потрескивают», проверьте ушные мониторы. Лучше сейчас, чем в шатре в июне.
• Свадебные выставки, если вы в них участвуете, часто проходят с января по март. Посчитайте конверсию, прежде чем платить за стенд.

Апрель: состав и логистика

• Подтвердите состав на каждую свадьбу до сентября. Кто когда в отпуске? Введите замены в курс дела и внесите в список замен уже сейчас.
• Отправьте памятки по майским выступлениям.
• Соберите наборы для сборов под типы выступлений, которые будете играть в этом сезоне (полный состав со своим аппаратом, фестиваль с бэклайном, акустический сет на церемонии).
• Проверьте продление страховок и состояние фургона до первой дальней поездки.

С мая по июль: играть

Здесь зарабатываются деньги. Задача планирования в эти месяцы — защитить группу:

• Никаких новых песен в мае–июле, если только за неё не заплатил клиент. Способность учиться уходит на слаженное исполнение сетов.
• Репетиция каждые три-четыре недели для поддержания формы, а не еженедельная рутина. Сосредоточьтесь на переходах и концовках. См. репетиция перед выступлением.
• Доступность на три месяца вперёд. На запросы на август и сентябрь нужно отвечать в течение 48 часов; руководитель подтверждает или отклоняет в течение недели.
• Денежный поток. Остатки обычно должны прийти за 14–30 дней до свадьбы; напоминайте о них в фиксированный слот раз в неделю.
• Отпуска. В апреле решите, кто отсутствует в июле и августе, и забронируйте замены или закройте даты. Группа, которая закрывает две субботы в августе, теряет мало; группа, которая в июле обнаруживает, что барабанщик в Португалии, теряет свадьбу.

Август: мягкий провал

В зависимости от рынка август — либо ваш самый загруженный месяц, либо заметно тише. Если тише:

• Подведите цифры за полгода и посмотрите, как год соотносится с планом.
• Начните осеннюю работу по корпоративам. Компании бронируют декабрьские вечеринки с сентября; окажитесь в их почте первыми. См. корпоративы для групп.
• Замените всё, что сломалось в июне.

Сентябрь: хвост свадеб и рывок по корпоративам

Часто самый загруженный свадебный месяц, пересекающийся с началом корпоративных запросов. Две вещи:

• Подготовьте корпоративный вариант сета сейчас: короче, громче, из более общеизвестных песен, с вариантом фоновой музыки для ужина.
• Обновите промо-пакет и сайт фотографиями и отзывами этого лета, пока они свежие. Просите отзывы в течение недели после каждой свадьбы; см. как получать отзывы.

Октябрь: свадьбы следующего года

Запросы на следующее лето всерьёз начинаются после свадеб этого года, когда гости, видевшие вас, делают предложения. Кроме того:

• Блок репетиций для новогодне-рождественского материала: 8–12 сезонных или специфических для вечеринок песен, выученных к середине ноября.
• Приём заявок на фестивали следующего лета для многих событий открывается примерно сейчас. Обновите материалы для заявок.

Ноябрь и декабрь: корпоративный сезон

• Ожидайте коротких сроков, выступлений в будни, отелей и конференц-площадок, жёстких таймингов и клиентов, которым нужен счёт с номером заказа.
• Зафиксируйте декабрьский состав к концу октября. У всех семейные события; выясните, какие даты закрыты, до того, как придут запросы.
• Последняя неделя декабря: ничего. Дайте всем передышку, включая руководителя.

Повторяющиеся блоки, которые стоит внести в календарь сейчас

Блок	Когда	Длительность
Репетиции, новый материал	Февраль, октябрь	4–6 сессий каждый
Репетиции, поддержание формы	Каждые 3–4 недели в сезон	2 часа
Собрание группы	Ежемесячно, первая неделя	30 минут
Цифры и пересмотр цен	Январь, август	2 часа
Обслуживание оборудования	Март, октябрь	Полдня
Видео и фото	Март, сентябрь	По полдня
Планирование отпусков	Апрель	30 минут на собрании

Внесите их в общий календарь вместе с выступлениями, а не в голову руководителя. Участники не могут защитить блок репетиций, которого не видят.

Сделайте сегодня

• Нарисуйте год на одной странице: два пика, два спада и где ваш рынок отличается от шаблона выше.
• Забронируйте февральский блок репетиций сейчас, вместе с базой.
• Отправьте одно сообщение с просьбой к каждому участнику назвать известные даты отпусков на следующие 12 месяцев.

Где помогает expert.band

Сезон живёт в одном календаре: выступления как запросы и подтверждения разными цветами, а репетиции планируются поверх закрашенной участниками доступности, так что февральский блок ложится туда, где люди действительно свободны. Напоминания о репетициях уходят автоматически по эл. почте и SMS, а раунд оценок в январе даёт чистку репертуара за один присест, а не за трёхнедельный спор.