Gestionar varias bandas o proyectos a la vez

La mayoría de los músicos que trabajan están en más de una banda. La banda de eventos paga, el trío de jazz es para el alma, el tributo es un favor a un amigo que de alguna manera se convirtió en 20 bolos al año. Y entonces llega el sábado de junio en que dos de ellas están reservadas, porque la solicitud llegó por dos chats distintos y dijiste que sí a las dos.

Llevar varios proyectos es normal. Llevarlos desde una sola cabeza no es sostenible pasados unos 40 bolos al año en total. Así se organizan para que los proyectos te compartan sin chocar.

Las dos formas de fallar

Dobles reservas. Tú, o un miembro que compartes, estáis confirmados para dos cosas en la misma fecha. Normalmente porque la disponibilidad se pidió en dos sitios y se respondió de memoria. La solución es un calendario personal al que fluyen las fechas confirmadas y las solicitudes abiertas de todas las bandas, y responder a la disponibilidad solo desde ese calendario.

Contaminación cruzada. La señal de la banda A entra en la cuenta que también usas para la banda B, el setlist de la banda A acaba en la hoja de bolo de la banda B, y un cliente del trío recibe un presupuesto con el nombre de la banda de eventos. La solución es la separación: espacios de trabajo separados, dinero separado, materiales separados, aunque los lleve la misma persona.

Todo lo que sigue es una versión de esas dos soluciones.

Separa las bandas; comparte a las personas

Cada banda es su propia unidad con su lista de miembros, calendario, repertorio, setlists, presupuestos y listas de carga, como si las otras bandas no existieran. Las personas se solapan; los datos no.

Suena a duplicación y lo es, un poco. Un batería en tres bandas pinta su disponibilidad en tres calendarios. Pero la alternativa, un calendario fusionado para todo, produce un lío en el que nadie sabe a qué proyecto pertenece un ensayo, y donde el bajista del trío puede ver los cachés de la banda de eventos. Mantén las unidades limpias y usa a la persona como enlace.

En la práctica:

• Un espacio de trabajo, carpeta o calendario por banda. Con nombres claros.
• Cada banda tiene su propio líder o mánager, aunque sea la misma persona con dos sombreros.
• Cada banda tiene su propio dinero: cuenta o subcuenta, reglas de reparto, fondo. Mira una cuenta bancaria para la banda.
• Cada banda tiene su propia plantilla de presupuesto, firma de correo y nombre de cara al cliente. Los clientes de una no deberían enterarse de la otra por un pie de página.

El calendario personal como maestro

Todo músico con más de un proyecto lleva un calendario personal al que van a parar los bolos confirmados, las solicitudes y los ensayos de todas las bandas. Da igual si es el calendario del móvil o una agenda de papel; lo que importa es:

1. Un bolo confirmado de cualquier banda entra en el momento en que se confirma.
2. Una solicitud de cualquier banda entra como "reservada" en el momento en que dices "disponible", y se queda hasta que se confirma o se rechaza.
3. Respondes a las solicitudes de disponibilidad solo después de mirarlo. Nunca de memoria.

El punto 2 es el que casi todo el mundo se salta. Si le dices a la banda A que estás libre el 14 y luego le dices lo mismo a la banda B, la que confirme segunda se queda con un sustituto, y encontrarlo es problema tuyo. Reservar la fecha para las dos solo es honesto si ambos líderes saben que está reservada, no confirmada.

Reglas de prioridad entre bandas

Cuando dos proyectos quieren la misma fecha, ¿quién gana? Decídelo por adelantado, por escrito, con cada banda, para que sea una regla y no una traición:

• Gana la primera en confirmar. Lo más simple y lo más justo. Una solicitud no es una confirmación.
• La banda que paga gana al proyecto por amor, pero solo si el proyecto por amor lo aceptó cuando entraste. Dilo al principio: "las fechas confirmadas de la banda de eventos tienen prioridad; os avisaré con un mes y os traeré un sustituto".
• Un bolo confirmado es un bolo confirmado. Ninguna banda puede desplazar el bolo confirmado de otra por uno mejor pagado. El coste en reputación cae sobre ti personalmente, en ambas escenas.

Escribe tu propia regla en el acuerdo de cada banda bajo "otros proyectos".

Mánagers con varias bandas

Si gestionas bandas para ganarte la vida, o eres la persona que contrata para tres proyectos, el panorama es el mismo con dos añadidos.

Un espacio de trabajo por banda, un solo inicio de sesión para ti. Necesitas cambiar de banda rápido, ver el calendario de cada una por separado y que los clientes de una banda nunca vean los datos de otra. También necesitas un rol en cada banda que te permita contratar, presupuestar y programar sin ser el dueño del dinero de todas; eso debería conservarlo el líder de cada banda.

Una vista de cartera entre bandas. Las consultas llegan pidiendo "una banda" y tú decides qué proyecto encaja. Lleva una lista simple: consulta, fecha, presupuesto, qué proyecto ofreciste, estado. Los presupuestos y bolos individuales viven en el espacio de cada banda; la lista es tu visión general. La mayoría de mánagers lo hacen en una hoja de cálculo y a esta escala va bien.

Los miembros compartidos entre tus bandas son el mayor riesgo. Si tu banda de soul y tu banda de fiesta comparten batería, cada solicitud para cualquiera de las dos necesita comprobar su disponibilidad antes de presupuestar. Crea el hábito: primero la solicitud de disponibilidad, después el presupuesto. De la solicitud al bolo confirmado tiene el orden de las operaciones.

Dinero entre proyectos

Nunca dejes que se mezcle. Los cachés de cada banda van a la cuenta de esa banda y se reparten según sus reglas. Si eres la misma persona en ambas bandas, sigues pagándote desde cada una por separado. Son más transferencias y merece la pena: la primera vez que un miembro de la banda A pregunte por qué la cuenta muestra una señal de la banda B, te alegrarás de que la respuesta sea "no la muestra".

Si tienes una empresa dueña de varios proyectos (habitual en agencias y en líderes que llevan una "marca" con varias formaciones), las cuentas pueden ser de una sola empresa, pero la contabilidad interna sigue separando por proyecto, porque necesitas saber qué proyecto gana dinero.

Materiales e identidad

• Repertorios separados, aunque 30 canciones se solapen. La tonalidad, el arreglo y el tempo suelen diferir entre bandas, y una lista compartida produce la versión equivocada en el escenario.
• Setlists y hojas de bolo separados, con el nombre de la banda.
• Kits de carga separados. El kit del trío no es el de la banda de eventos sin la PA; es su propia lista.
• Redes, páginas web y plantillas de presupuesto separadas. Un cliente solo debería ver una banda.

Haz esto hoy

• Pon cada bolo confirmado y cada solicitud reservada de cada proyecto en un solo calendario personal. Busca choques en los próximos 90 días. Arréglalos ahora.
• Di a cada banda, por escrito, cuál es tu regla de prioridad.
• Comprueba si el dinero de alguna banda está en una cuenta que también guarda el de otra. Si es así, esa es la tarea de este mes.

Dónde ayuda expert.band

expert.band está construido en torno a un espacio de trabajo por banda: cada banda tiene sus propios miembros, roles, calendario, repertorio, setlists, presupuestos y kits de carga, y una persona puede ser miembro de una banda y líder o mánager de otra desde el mismo inicio de sesión. La disponibilidad se pinta por banda y las solicitudes de disponibilidad salen por bolo, así que un batería compartido responde a la solicitud de cada banda por separado y el líder ve el recuento. Una banda cuesta 3,90 al mes y cada banda extra de la que eres propietario, 2,00 más; los miembros se unen gratis, así que un mánager con tres proyectos paga tres espacios de trabajo y nadie más paga nada. Mira los precios.