Una cuenta bancaria para la banda y contabilidad sencilla

La mayoría de las bandas mueven su dinero por la cuenta personal del líder, un montón de capturas de pantalla y un vago recuerdo de quién pagó el último juego de cuerdas. Funciona hasta que la primera señal de boda de 4.000 EUR aterriza junto al alquiler del líder, o un miembro se va y pide su parte del "fondo de la banda". Una cuenta separada y una pequeña rutina arreglan los dos problemas en una tarde.

Esto no es asesoramiento fiscal ni legal. La forma jurídica adecuada para una banda cambia según el país; las prácticas de abajo funcionan con casi todas.

Qué tipo de cuenta

Tienes tres opciones realistas, por orden de esfuerzo:

1. Una cuenta personal dedicada a nombre del líder. Gratis o casi, abierta en minutos, y una gran mejora frente a mezclar el dinero de la banda con el personal. La debilidad es que legalmente es dinero del líder, y la declaración de la renta del líder tiene que explicarlo. Vale para una banda que factura menos de unos 10.000 EUR al año.
2. Una cuenta conjunta con dos o tres firmantes. Muchos bancos ofrecen cuentas corrientes conjuntas. Dos miembros ven cada movimiento, lo que elimina el problema del "confía en mí". Algunos bancos no abren cuentas conjuntas a quienes no son pareja, así que pregunta.
3. Una cuenta de empresa para una entidad jurídica. Si la banda es una asociación, una sociedad civil o una pequeña sociedad (los nombres cambian por país), la entidad tiene la cuenta, factura a los clientes y paga a los músicos. Cuesta 5–20 EUR al mes en la mayoría de los bancos, más administración, pero con separación limpia y propiedad clara cuando alguien se va. Es la vía normal cuando una banda factura 20.000–30.000 EUR al año o tiene empleados, como un técnico de sonido.

Elijas la que elijas, escribe la decisión en el acuerdo de banda: de quién es el saldo y qué pasa con él cuando alguien se va o la banda se disuelve.

Quién firma, y para qué

Una cuenta de banda es un ejercicio de confianza, así que haz que las reglas sean aburridas:

• Una persona se ocupa de los pagos del día a día (el tesorero; a menudo no es el líder, lo cual es más sano).
• Cualquier pago individual por encima de un umbral, digamos 300 EUR, necesita el visto bueno de una segunda persona por escrito. La mayoría de las apps bancarias admiten aprobación a dos; si no, basta un mensaje en el canal de la banda.
• Los miembros pueden ver el saldo. Una captura en el resumen mensual es lo mínimo; acceso de solo lectura para otro miembro es mejor.
• Nadie, incluido el líder, toma prestado de la cuenta.

Qué pasa por la cuenta

Todo lo que sea ingreso o coste de la banda, y nada más:

• Entra: señales, saldos, cachés de festivales, ventas de merchandising, efectivo de la noche (ingresado en una semana, con el nombre del bolo como concepto).
• Sale: pagos a los músicos, sustitutos, técnico de sonido, alquiler de furgoneta y combustible, local de ensayo, equipo comprado para la banda, seguro, software, marketing, comidas en carretera si las paga la banda.

El equipo personal sigue siendo personal. Si la banda compra algo compartido, lo paga la cuenta, y el inventario registra que es propiedad de la banda (consulta cómo llevar un inventario de equipo).

La reserva

Mantén una reserva que no se reparte. Las bandas que funcionan a cero se hunden con la primera boda cancelada o la primera etapa de potencia quemada. Dos modelos habituales:

• Porcentaje: el 10–15 % de cada caché va al fondo de la banda antes del reparto.
• Fijo por bolo: 100–200 EUR por bolo al fondo.

Una reserva objetivo de 1.500–3.000 EUR cubre un altavoz de PA roto, una devolución de señal que decides hacer por buena voluntad, o un enero tranquilo. Decide de antemano en qué se puede gastar el fondo; "equipo de más de 200 EUR, emergencias y cosas que apruebe la mayoría" es una regla que funciona.

La rutina mensual de 30 minutos

Ponla en el calendario el primer fin de semana del mes. Treinta minutos, una persona, un café.

1. Concilia. Abre el extracto bancario y la lista de bolos uno junto al otro. Cada caché que debería haber llegado o ha llegado, o recibe hoy un correo de reclamación.
2. Clasifica. Etiqueta cada movimiento: ingresos por tipo de bolo, gastos por categoría (transporte, ensayo, equipo, sustitutos, marketing, software, seguros, comisiones y gastos bancarios). Ocho categorías bastan; consulta gastos de banda que deberías registrar.
3. Paga a la gente. Las partes de los músicos por los bolos del mes pasado salen en un solo lote con un concepto como "bolos 2026-08". Los pagos tardíos son la fuente más común de resentimiento en una banda, y la más fácil de evitar.
4. Archiva recibos. Fotografía cada recibo en papel en una carpeta por año. Nombra los archivos 2026-08-14 combustible 82.40.jpg. Tu asesor, o tu yo del futuro, te lo agradecerá.
5. Resume. Publica cuatro cifras a la banda: ingresos del mes, gastos del mes, pagado a los miembros, saldo del fondo. Adjunta la lista conciliada de bolos. Diez líneas, sin comentarios.

Herramientas

• Una hoja de cálculo basta para la mayoría de las bandas: una pestaña por año, una fila por movimiento, columnas para fecha, bolo, categoría, entrada, salida, saldo acumulado. Añade una tabla dinámica por categoría y tienes las cuentas anuales.
• Una app de contabilidad gratuita o barata (hay varias con planes gratuitos) empieza a merecer la pena cuando emites más de un puñado de facturas al mes o necesitas informes de IVA. Para la parte de facturación, lee lo básico de IVA y facturación.
• La exportación del propio banco. Descarga el CSV cada mes en lugar de teclearlo.
• Una carpeta compartida para recibos, contratos y presupuestos, con una convención de nombres estricta.

Evita todo lo que obligue a toda la banda a aprender una app nueva para el dinero. Un tesorero, una hoja de cálculo, un mensaje de resumen.

Haz esto hoy

• Decide el tipo de cuenta y ábrela esta semana; una cuenta personal dedicada lleva 15 minutos.
• Acordad el umbral de firma y la regla de la reserva, y escribid ambos en el acuerdo de banda.
• Crea la hoja con las ocho categorías e introduce los últimos tres meses.
• Pon la rutina mensual en el calendario con un responsable con nombre.
• Dile a la banda que el resumen de cuatro cifras llegará el día 1 de cada mes, y luego envíalo.

Dónde ayuda expert.band

expert.band no es un software de contabilidad, y no intenta serlo. Lo que le da a tu tesorero es el lado de los ingresos ya organizado: cada bolo lleva su caché, cada presupuesto tiene un estado y un total, y un presupuesto aceptado vinculado a un bolo muestra el importe acordado en el propio bolo. A fin de mes concilias el extracto bancario con esa lista en lugar de con la memoria. Los detalles están en la documentación de bolos y presupuestos.