Cómo llevar un inventario de equipo: de quién es qué, quién trae qué

Alguien compró una caja DI en 2022 con dinero del fondo de la banda, vive en el cuarto de invitados del teclista, y ahora el teclista se ha ido. ¿Es suya o de la banda? Nadie lo escribió, así que la respuesta es la de quien lo sienta con más fuerza. Multiplica por cada cable, pie y micro que una banda adquiere en cinco años y tienes la discusión que ha tenido una de cada dos bandas.

Un inventario acaba con la discusión y, de regalo, hace que cargar sea más rápido. Es una lista; la disciplina está en cómo la usas.

Qué registrar

Una línea por objeto, o por conjunto de objetos idénticos (ocho XLR de 10 m son una línea con cantidad 8). Para cada uno:

• Nombre y categoría. "Micro de voz SM58", categoría Micrófonos. Categorías: instrumentos, backline, PA, micrófonos, cables, pies, corriente, iluminación, consumibles, maletas, merchandising, administración.
• Cantidad en propiedad. El número que tienes de verdad, no el que te gustaría tener.
• Propietario. La banda, o una persona con nombre. Este es el campo que resuelve lo de la caja DI de 2022.
• Casa. Dónde vive entre bolos: "el garaje de Ana", "la maleta de herrajes", "el rack de la PA".
• Número de serie y valor para todo lo que supere unos 100 EUR; la aseguradora los pedirá. Consulta seguro del equipo para músicos.
• Notas. Estado, manías, dónde comprar recambios, "el canal izquierdo chisporrotea".

Veinte minutos con el equipo delante cubren la mayoría de las bandas. Los consumibles (pilas, cinta, cuerdas, líquido) también entran, con una nota sobre dónde se compran, porque "no queda cinta americana" debería verse antes del bolo, no en él.

Compartido frente a personal

Haz la regla explícita y escríbela en el acuerdo de banda:

• Propiedad de la banda: comprado con dinero de la banda, o donado a la banda por escrito. Listado con propietario "Banda". Cuando alguien se va, se queda. Cuando la banda se disuelve, se vende y el dinero se reparte según el acuerdo, o se divide por un método acordado.
• Personal: comprado por un miembro con su propio dinero, aunque la banda lo use cada semana. Listado con el nombre del miembro. Se va con él.
• Zona gris a evitar: "Lo pagué yo, pero la banda me lo iba a devolver." O la banda paga en un mes y pasa a ser de la banda, o es personal. Decídelo en el momento de la compra.

Una regla relacionada: la banda no compra equipo que solo usa un miembro (el amplificador de un guitarrista concreto) salvo que la banda acuerde que es un activo de la banda que se queda cuando ese guitarrista se va.

Kits: el inventario en formas útiles

El inventario es la lista maestra; un kit es el subconjunto para un tipo de actuación. Tres o cuatro kits cubren a la mayoría de las bandas:

• Dúo o trío, acústico
• Banda completa, PA de la sala
• Banda completa, PA propia
• Festival, backline incluido

Un kit lista los objetos y cantidades necesarios, no los que se tienen. El kit "Banda completa, PA propia" puede necesitar 12 XLR aunque la banda tenga 16; el kit de festival necesita platos y pedaleras y nada pesado. Monta los kits una vez, y un bolo nuevo es "aplicar el kit, ajustar dos líneas". La lista completa línea por línea está en la lista de carga de la banda.

Asignaciones: quién trae qué, esta vez

El inventario dice dónde vive un objeto; la lista de carga del bolo dice quién lo trae hoy. Suele ser la misma persona, pero no siempre: el batería está de vacaciones y toca un sustituto, así que los overheads de la banda viajan esta semana con la bajista. Asignar objetos por bolo, con nombre, es lo que convierte una lista en una promesa. La recogida recorre la lista al revés, y cada objeto es tarea de alguien devolverlo a la furgoneta.

Prevención de pérdidas

El equipo no se esfuma; se queda olvidado, se presta y se absorbe en silencio. Hábitos que funcionan:

1. Contar al entrar, contar al salir. Cables y micros se cuentan en la furgoneta antes de cerrar las puertas, cada vez. Dos minutos; recupera más o menos un objeto cada cinco bolos.
2. Etiquetar la propiedad. Cinta de color para el equipo de la banda, colores personales para los miembros. Detalles en cables, repuestos y redundancia.
3. Una regla de préstamo. El equipo de la banda prestado al proyecto de un amigo se anota con fecha de devolución, o no se presta. El soporte de teclado que "alguien tomó prestado" en marzo es el clásico.
4. Fotografiar el escenario vacío antes de salir de una sala. Lleva cinco segundos y te enseña el pedal debajo del monitor.
5. Una auditoría anual. Un ensayo de enero se dedica a tener el inventario abierto: qué falta, qué está roto, qué se ha comprado y no está listado. Actualiza propietarios, valores y números de serie.
6. Un umbral de reposición. Todo lo que cueste menos de, digamos, 50 EUR y desaparezca se repone del fondo de la banda sin discusión; por encima, decide la banda. Elimina la incomodidad y mantiene el kit completo.

El inventario como herramienta de decisión

Una vez existe la lista, responde preguntas que antes requerían un chat de grupo:

• "¿Tenemos una DI de repuesto?" Sí, tres, en la maleta de repuestos en casa de Ana.
• "¿Podemos hacer el festival con equipaje de mano?" Mira el kit de festival: 14 objetos, lo que cargan dos personas.
• "¿Cuánto vale la banda si nos separamos?" Suma de los valores propiedad de la banda: 6.400 EUR, casi todo la PA.
• "¿Qué tenemos que comprar antes de la temporada de bodas?" Compara las cantidades del kit "PA propia" con las cantidades en propiedad.

Haz esto hoy

• Pon cada objeto en un solo sitio, físicamente o en una hoja de cálculo, y escribe el propietario en cada línea. Empieza por lo caro.
• Decide con la banda la regla de compartido frente a personal y regístrala.
• Monta tus dos kits más usados.
• Pon la auditoría de enero en el calendario y nombra a la persona que la dirige.

Dónde ayuda expert.band

Las páginas de equipo y carga de expert.band son este sistema ya construido: un inventario compartido con nombre, categoría, cantidad y notas como números de serie y dónde vive un objeto; kits guardados por tipo de actuación; y una lista de carga por bolo en la que cada objeto recibe una cantidad y una persona, se marca en la furgoneta y se recorre al revés en la recogida. Todos los miembros ven el inventario, así que "¿tenemos una DI de repuesto?" deja de ser una pregunta para el líder. Empieza gratis y lista tu equipo en una tarde.