Gastos de banda que deberías registrar

La mayoría de las bandas conocen sus ingresos por bolos al euro y sus gastos al millar más cercano, si acaso. Entonces la PA muere, la furgoneta necesita un embrague y el año que parecía rentable resulta haber sido una afición con buena liquidez.

Registrar los gastos no es cuestión de impuestos (aunque ayuda). Es saber lo que cuesta de verdad un bolo para que tus precios sean reales. Esto es lo que hay que registrar, más o menos lo que cuesta y cómo hacerlo sin contable.

Costes por bolo

Escalan con lo que tocáis. Salen de cada caché antes de que cobre nadie; consulta cómo repartir el caché de un bolo de forma justa.

• Transporte: alquiler de furgoneta (80–150 EUR al día en buena parte de Europa), o kilometraje con el vehículo de un miembro a una tarifa acordada (0,30–0,50 EUR por km), combustible, peajes, aparcamiento, tasas de congestión. A menudo el mayor coste por bolo.
• Alojamiento y dietas: 60–120 EUR por persona y noche en viajes largos; una dieta fija de 20–40 EUR para comidas cuando el lugar no os da de comer.
• Equipo alquilado: PA extra para una sala de 300 invitados, iluminación, backline, un generador para bolos al aire libre.
• Sustitutos: la tarifa de un sustituto es un gasto del bolo, no del miembro ausente.
• Consumibles: pilas (una banda de 5 con micros inalámbricos e in-ears quema 15–25 EUR de pilas por noche si no son recargables), cuerdas, baquetas, cinta americana, impresión, parches.
• Comisión de agencia: 10–20 % del caché en bolos conseguidos por agencia.
• Comisiones de pago: procesamiento de tarjeta al 1,5–3,5 % en señales pagadas con tarjeta.

Los costes por bolo de una banda de eventos de 5 músicos típica, antes de sustitutos y alquileres, rondan los 150–400 EUR en un bolo regional. Conocer tu cifra es el primer dato para poner precio.

Costes fijos y anuales

Existen tanto si tocáis 10 bolos como 80, y por eso las bandas que tocan poco tienen una economía sorprendentemente mala.

• Seguros: responsabilidad civil (a menudo exigida por las salas, típicamente 100–300 EUR al año para una póliza de banda) y seguro del equipo (1–3 % del valor asegurado al año es un rango habitual). Consulta seguro del equipo para músicos.
• Local de ensayo: 15–40 EUR la hora por una sala alquilada, o 150–400 EUR al mes por un local compartido. Cuarenta ensayos al año de 3 horas son 1.800–4.800 EUR.
• Equipo compartido y amortización: una PA de 5.000 EUR dura quizá 8 años; son 625 EUR al año que apartar, se rompa o no este año. La misma lógica para luces, el rack de in-ears, soportes y flight cases.
• Reparaciones y mantenimiento: 300–800 EUR al año es una reserva realista para el equipo compartido de una banda que toca.
• Software y suscripciones: gestión de la banda (expert.band cuesta 3,90 al mes por una banda, un 30 % menos con pago anual), alojamiento web y dominio (50–200 al año), correo, almacenamiento en la nube, una app de partituras o setlists, software de contabilidad (0–300 al año).
• Marketing: fotos (una sesión cada 2–3 años, 300–800 EUR), vídeo (un vídeo en directo en condiciones cuesta 800–3.000 EUR y se paga solo muchas veces), ferias de bodas (200–1.500 EUR por stand), anuncios, impresión. Consulta ferias de bodas y showcases para las cuentas de conversión.
• Honorarios profesionales: un asesor (300–1.200 al año), un abogado para la plantilla de contrato una vez, la cuota de la entidad de gestión.
• Comisiones bancarias: una cuenta de empresa cuesta 5–15 EUR al mes en muchos países.
• Uniformes y ropa de escenario: si paga la banda, presupuesta 100–300 por miembro cada dos años.

Para una banda profesional de 5, unos costes fijos de 4.000–9.000 EUR al año son normales. Repartidos entre 40 bolos son 100–225 EUR por bolo que tienen que estar en el precio, y normalmente no están.

Costes que las bandas olvidan

• El tiempo del líder: no es un gasto en efectivo, pero son 3–6 horas por reserva que deberían pagarse del caché, o se están regalando.
• Aprender una canción para un cliente: una hora de arreglo más un hueco de 20 minutos de ensayo para 5 personas. Cóbralo o deja de ofrecerlo.
• Bolos cancelados: la señal que te quedaste menos el trabajo ya hecho. Regístralo para saber si tu política de cancelación funciona. Consulta señales y políticas de cancelación.
• Equipo que desaparece: el cable de micro que nunca vuelve. Pequeño, constante, real.

Un sistema sencillo que se usa de verdad

El sistema complicado es el que deja de usarse en marzo. Este lleva 15 minutos a la semana:

1. Una cuenta para el dinero de la banda. Cada gasto de la banda se paga desde ella, o se reembolsa desde ella esa misma semana, para que el extracto bancario sea el libro mayor. Consulta una cuenta bancaria para la banda.
2. Fotografía cada recibo el mismo día. Nombra el archivo 2026-06-14_furgoneta_140.jpg y déjalo en una carpeta del mes.
3. Una fila por movimiento en una hoja o app de contabilidad: fecha, bolo (o "fijo"), categoría, importe, quién pagó, nombre del recibo. Bastan diez categorías: transporte, alojamiento, alquiler, sustitutos, consumibles, comisión, seguros, ensayo, software, marketing.
4. Por bolo, una línea de resumen: caché bruto, costes del bolo, neto. Esta es la cifra que comparas con tu precio.
5. Cada mes, 30 minutos: concilia la cuenta, reclama los recibos que faltan, mira la línea de costes fijos acumulados.
6. Cada año, una tarde: total por categoría, coste por bolo y la reserva de amortización. Luego revisa los precios.

El resultado más útil es una sola cifra: coste total medio por bolo (costes por bolo más costes fijos dividido entre bolos tocados). Si son 350 EUR y presupuestas 1.200 por un sábado, todos pueden ver las cuentas.

Haz esto hoy

1. Lista cada suscripción y seguro que paga la banda. La mayoría encuentra uno que había olvidado.
2. Monta la hoja de 10 categorías e introduce el mes pasado.
3. Decide la reserva de amortización del equipo compartido y empieza a transferirla cada mes.
4. Calcula el coste por bolo del año pasado, aunque sea a grandes rasgos. Compáralo con tu presupuesto más bajo.

Dónde ayuda expert.band

Cada bolo en expert.band ya tiene el caché del presupuesto aceptado y las notas de la fecha, así que la línea de costes del bolo tiene un sitio evidente junto al ingreso al que pertenece. El equipo y los kits en equipo y carga mantienen el inventario del material compartido en un solo lugar, que es lo que necesitas cuando toca decidir qué merece asegurarse y qué necesita una reserva de reposición.