Planificar la temporada de tu banda: un calendario de 12 meses

El año de una banda no está repartido de forma uniforme. Las bodas se amontonan de mayo a septiembre, las fiestas de empresa en las seis últimas semanas del año, las convocatorias de festivales cierran en invierno para escenarios en verano, y toda la banda quiere agosto libre. Si planificas reaccionando a la consulta que llegó esta mañana, acabarás aprendiendo canciones nuevas en el mes más cargado y de brazos cruzados en el más tranquilo.

Aquí tienes un calendario de 12 meses para una banda de eventos o versiones en Europa. Las fechas cambian según el país y la escena, así que tómalo como una plantilla para ajustar, no como un horario para copiar.

La forma del año

Dos picos y dos valles, a grandes rasgos:

• Temporada de bodas: de mayo a septiembre, con junio y septiembre normalmente como los meses más cargados. Los sábados se llenan con 9–15 meses de antelación.
• Temporada corporativa: de mediados de noviembre a la tercera semana de diciembre, más un repunte menor a finales de enero y en febrero por kick-offs y galas de premios. Las reservas llegan con 2–4 meses de antelación.
• Valles: enero (después de Navidad) y un bache suave a finales de julio y en agosto, según tu mercado.
• Festivales y eventos públicos: de junio a agosto, con convocatorias normalmente entre septiembre y febrero para el verano siguiente.

Planifica el trabajo poco glamuroso en los valles: canciones nuevas, la revisión de precios, la grabación de vídeo, la revisión del equipo.

Enero: revisar y reiniciar

• Números. Bolos tocados, ingresos, caché medio, tasa de conversión de consulta a reserva, cancelaciones. Una página.
• La revisión de precios. Este es el momento de subir precios, porque la mayor parte de la próxima temporada todavía no está reservada y los clientes que preguntan ahora esperan tarifas de año nuevo. Mira subir los precios de tu banda.
• La poda del repertorio. Haz una ronda de valoración; quita las canciones que nadie disfruta y con las que nadie baila. Intenta descartar 5–10 y añadir 10–15 en los tres meses siguientes. Mira valorar vuestro repertorio.
• Convocatorias de festivales. Muchas cierran en enero y febrero. Ten el EPK y el vídeo listos en diciembre.

Febrero: aprender

El mejor mes para aprender: pocos bolos, todos descansados. Reserva un bloque de ensayos, de cuatro a seis sesiones a lo largo del mes, y aprended las canciones nuevas en tandas de tres o cuatro. Grabad todas las sesiones. Reservad ya los huecos del local de ensayo para el año si el local lo permite; las buenas tardes vuelan.

Marzo: promoción y preparación

• Las consultas de bodas para la temporada que viene siguen llegando; responde en 24 horas y haz seguimiento en cinco días.
• Graba o renueva el vídeo en directo con las canciones nuevas, idealmente en un showcase o en un ensayo con iluminación decente.
• Revisa la PA, cambia los cables que llevan tiempo "un poco crujientes", comprueba las petacas de in-ears. Mejor ahora que en una carpa en junio.
• Las ferias de bodas, si las hacéis, suelen ser de enero a marzo. Haz las cuentas de conversión antes de pagar un stand.

Abril: formación y logística

• Confirma la formación de cada boda hasta septiembre. ¿Quién está de vacaciones cuándo? Informa a los sustitutos y ponlos ya en la lista de sustitutos.
• Envía las hojas de avance de los bolos de mayo.
• Monta los kits de carga para los tipos de concierto que haréis esta temporada (banda completa con PA propia, festival con backline, set acústico de ceremonia).
• Revisa las renovaciones del seguro y el estado de la furgoneta antes del primer viaje largo.

De mayo a julio: tocar

Aquí es donde se gana el dinero. La tarea de planificación en estos meses es proteger a la banda:

• Nada de canciones nuevas de mayo a julio, salvo que un cliente haya pagado por una. La capacidad de aprendizaje se dedica a tocar los sets con precisión.
• Un ensayo cada tres o cuatro semanas de mantenimiento, no una rutina semanal. Centraos en transiciones y finales. Mira el ensayo previo al bolo.
• Disponibilidad con tres meses de antelación. Las solicitudes para agosto y septiembre deben responderse en 48 horas; el líder confirma o rechaza en la misma semana.
• Flujo de caja. Los saldos pendientes suelen vencer 14–30 días antes de la boda; reclámalos en un hueco semanal fijo.
• Vacaciones. Decidid en abril quién está fuera en julio y agosto, y reservad sustitutos o bloquead las fechas. Una banda que bloquea dos sábados de agosto pierde poco; una banda que descubre en julio que el batería está en Portugal pierde una boda.

Agosto: el bache

Según tu mercado, agosto es tu mes más cargado o notablemente más tranquilo. Si es más tranquilo:

• Haz los números de mitad de año y mira cómo va el año respecto al plan.
• Empieza la captación corporativa de otoño. Las empresas reservan las fiestas de diciembre desde septiembre; sé el primero en su bandeja de entrada. Mira eventos corporativos para bandas.
• Sustituye todo lo que se rompió en junio.

Septiembre: cola de bodas y empuje corporativo

A menudo el mes de bodas más cargado de todos, solapado con el inicio de las consultas corporativas. Dos cosas:

• Prepara ya una variante de set corporativo: una lista más corta, más potente y más universalmente conocida, con opción de música de fondo para la cena.
• Actualiza el EPK y la web con las fotos y testimonios de este verano mientras están frescos. Pide reseñas en la semana siguiente a cada boda; mira conseguir reseñas y testimonios.

Octubre: las bodas del año que viene

Las consultas para el próximo verano arrancan en serio después de las bodas de este año, cuando los invitados que os vieron se comprometen. Además:

• Un bloque de ensayos para material de fiestas de Navidad: 8–12 canciones navideñas o de fiesta, aprendidas para mediados de noviembre.
• Las convocatorias de festivales del próximo verano se abren por estas fechas en muchos eventos. Actualiza los materiales de solicitud.

Noviembre y diciembre: temporada corporativa

• Cuenta con poco preaviso, bolos entre semana, hoteles y centros de congresos, horarios ajustados y clientes que quieren una factura con número de pedido.
• Cierra la formación de diciembre antes de que acabe octubre. Todo el mundo tiene compromisos familiares; averigua qué fechas están muertas antes de que lleguen las consultas.
• La última semana de diciembre: nada. Dale un descanso a todo el mundo, incluido el líder.

Bloques recurrentes que poner en el calendario ya

Bloque	Cuándo	Duración
Ensayo, material nuevo	Febrero, octubre	4–6 sesiones cada uno
Ensayo, mantenimiento	Cada 3–4 semanas en temporada	2 horas
Reunión de banda	Mensual, primera semana	30 minutos
Números y revisión de precios	Enero, agosto	2 horas
Revisión del equipo	Marzo, octubre	Media jornada
Vídeo y fotos	Marzo, septiembre	Media jornada cada uno
Planificación de vacaciones	Abril	30 minutos en una reunión

Pon esto en el calendario compartido junto a los bolos, no en la cabeza del líder. Los miembros no pueden proteger un bloque de ensayos que no ven.

Haz esto hoy

• Dibuja el año en una página: dos picos, dos valles y dónde tu mercado difiere de la plantilla de arriba.
• Reserva ya el bloque de ensayos de febrero, y el local.
• Envía un mensaje pidiendo a cada miembro sus fechas de vacaciones conocidas para los próximos 12 meses.

Dónde ayuda expert.band

La temporada vive en un solo calendario: los bolos como solicitudes y confirmaciones en colores distintos, y los ensayos programados sobre la disponibilidad pintada por los miembros, para que el bloque de febrero caiga donde la gente está libre de verdad. Los recordatorios de ensayo salen automáticamente por correo y SMS, y una ronda de valoración en enero te da la poda del repertorio de una sentada en lugar de una discusión de tres semanas.