Gestire un inventario dell'attrezzatura: di chi è cosa, chi porta cosa

Qualcuno ha comprato una DI box nel 2022 con i soldi del fondo della band, vive nella stanza degli ospiti del tastierista, e ora il tastierista se n'è andato. È sua o della band? Nessuno l'ha scritto, quindi la risposta è di chi ci tiene di più. Moltiplica per ogni cavo, asta e microfono che una band acquisisce in cinque anni e ottieni la discussione che una band su due ha avuto.

Un inventario chiude la discussione e, come bonus, rende il carico più veloce. È una lista; la disciplina sta in come la usi.

Cosa registrare

Una riga per oggetto, o per set di oggetti identici (otto XLR da 10 m sono una riga con quantità 8). Per ciascuno:

• Nome e categoria. "Microfono voce SM58", categoria Microfoni. Categorie: strumenti, backline, PA, microfoni, cavi, aste, corrente, luci, consumabili, custodie, merch, amministrazione.
• Quantità posseduta. Il numero che hai davvero, non quello che vorresti avere.
• Proprietario. La band, o una persona con nome. Questo è il campo che risolve la DI box del 2022.
• Casa. Dove vive tra un concerto e l'altro: "il garage di Anna", "la custodia dell'hardware", "il rack della PA".
• Numero di serie e valore per tutto ciò che supera circa 100 EUR; l'assicuratore li vorrà. Vedi assicurare l'attrezzatura dei musicisti.
• Note. Condizione, stranezze, dove comprare i ricambi, "il canale sinistro crepita".

Venti minuti con l'attrezzatura davanti coprono quasi tutte le band. Anche i consumabili (batterie, nastro, corde, liquido) vanno inseriti, con una nota su dove si comprano, perché "abbiamo finito il gaffer" dovrebbe essere visibile prima del concerto, non durante.

Condiviso e personale

Rendi la regola esplicita e scrivila nell'accordo della band:

• Di proprietà della band: comprato con soldi della band, o donato alla band per iscritto. Elencato con proprietario "Band". Quando qualcuno se ne va, resta. Quando la band si scioglie, viene venduto e i soldi divisi secondo l'accordo, o ripartito con un metodo concordato.
• Personale: comprato da un membro con i propri soldi, anche se la band lo usa ogni settimana. Elencato con il nome del membro. Se ne va con lui.
• Zona grigia da evitare: "ho pagato io ma la band doveva rimborsarmi." O la band paga entro un mese e diventa di proprietà della band, o è personale. Decidi al momento dell'acquisto.

Una regola collegata: la band non compra attrezzatura che usa un solo membro (l'ampli di un chitarrista specifico) a meno che la band non concordi che è un bene della band che resta quando quel chitarrista se ne va.

Kit: l'inventario in forme utili

L'inventario è la lista madre; un kit è il sottoinsieme per un tipo di show. Tre o quattro kit coprono quasi tutte le band:

• Duo o trio, acustico
• Band completa, PA del locale
• Band completa, PA propria
• Festival, backline fornito

Un kit elenca oggetti e quantità necessarie, non possedute. Il kit "Band completa, PA propria" potrebbe richiedere 12 XLR anche se la band ne possiede 16; il kit festival richiede piatti e pedaliere e niente di pesante. Costruisci i kit una volta, poi un nuovo concerto è "applica il kit, sistema due righe". La lista completa riga per riga è nella checklist di carico della band.

Assegnazioni: chi porta cosa, questa volta

L'inventario dice dove vive un oggetto; la checklist del concerto dice chi lo porta oggi. Di solito è la stessa persona, ma non sempre: il batterista è in vacanza e suona un sostituto, quindi gli overhead della band viaggiano con il bassista questa settimana. Assegnare gli oggetti per concerto, per nome, è ciò che trasforma una lista in una promessa. Lo smontaggio scorre la lista al contrario, e ogni oggetto è compito di qualcuno riportarlo nel furgone.

Prevenzione delle perdite

L'attrezzatura non svanisce; viene lasciata indietro, prestata e assorbita in silenzio. Abitudini che funzionano:

1. Conta in entrata, conta in uscita. Cavi e microfoni si contano al furgone prima che si chiudano le porte, ogni volta. Due minuti; recupera circa un oggetto ogni cinque concerti.
2. Etichetta la proprietà. Nastro colorato per l'attrezzatura della band, colori personali per i membri. Dettagli in cavi, ricambi e ridondanza.
3. Una regola per i prestiti. L'attrezzatura della band prestata al progetto di un amico viene scritta con una data di restituzione, oppure non viene prestata. Il supporto per tastiera che "qualcuno ha preso in prestito" a marzo è il classico.
4. Fotografa il palco vuoto prima di lasciare un locale. Prende cinque secondi e ti mostra il pedale sotto il monitor.
5. Un controllo annuale. Una prova a gennaio si passa con l'inventario aperto: cosa manca, cosa è rotto, cosa è stato comprato e non elencato. Aggiorna proprietari, valori e numeri di serie.
6. Una soglia di sostituzione. Tutto ciò che è sotto, diciamo, 50 EUR e sparisce viene sostituito dal fondo della band senza discussione; sopra, decide la band. Toglie l'imbarazzo e mantiene il kit completo.

L'inventario come strumento decisionale

Una volta che la lista esiste, risponde a domande che prima richiedevano una chat di gruppo:

• "Abbiamo una DI di riserva?" Sì, tre, nella custodia dei ricambi da Anna.
• "Possiamo fare il festival con il bagaglio a mano?" Guarda il kit festival: 14 oggetti, roba per due persone.
• "Quanto vale la band se ci dividiamo?" Somma dei valori di proprietà della band: 6.400 EUR, soprattutto la PA.
• "Cosa dobbiamo comprare prima della stagione dei matrimoni?" Confronta le quantità del kit "PA propria" con le quantità possedute.

Fallo oggi

• Metti ogni oggetto in un unico posto, fisicamente o in un foglio di calcolo, e scrivi il proprietario accanto a ogni riga. Fai prima le cose costose.
• Decidi la regola condiviso-personale con la band e registrala.
• Costruisci i tuoi due kit più usati.
• Metti il controllo di gennaio in calendario e nomina la persona che lo gestisce.

Dove ti aiuta expert.band

Le pagine di attrezzatura e carico di expert.band sono questo sistema già pronto: un inventario condiviso con nome, categoria, quantità e note come numeri di serie e dove vive un oggetto; kit salvati per tipo di show; e una checklist per concerto dove ogni oggetto riceve una quantità e una persona, spuntato nel furgone e scorso al contrario allo smontaggio. Ogni membro vede l'inventario, così "abbiamo una DI di riserva?" smette di essere una domanda per il capo band. Inizia gratis ed elenca la tua attrezzatura in una sera.