Pianificare la stagione della tua band: un calendario di 12 mesi

L'anno di una band non è distribuito in modo uniforme. I matrimoni si ammassano da maggio a settembre, le feste aziendali nelle ultime sei settimane dell'anno, le candidature ai festival chiudono in inverno per i palchi d'estate, e tutta la band vuole agosto libero. Se pianifichi reagendo a qualunque richiesta sia arrivata stamattina, imparerai canzoni nuove nel mese più impegnato e starai fermo in quello tranquillo.

Qui sotto trovi un calendario di 12 mesi per una band da eventi o cover in Europa. Le date cambiano da paese a paese e da scena a scena, quindi trattalo come un modello da adattare, non come un programma da copiare.

La forma dell'anno

Due picchi e due cali, più o meno:

• Stagione dei matrimoni: da maggio a settembre, con giugno e settembre di solito i più intensi. I sabati si riempiono con 9–15 mesi di anticipo.
• Stagione aziendale: da metà novembre alla terza settimana di dicembre, più un piccolo rialzo a fine gennaio e febbraio per kick-off e premiazioni. Le prenotazioni arrivano con 2–4 mesi di anticipo.
• Cali: gennaio (dopo Natale) e un periodo fiacco a fine luglio e agosto, a seconda del tuo mercato.
• Festival ed eventi pubblici: da giugno ad agosto, con candidature tipicamente da settembre a febbraio per l'estate successiva.

Pianifica il lavoro poco glamour nei cali: canzoni nuove, la revisione dei prezzi, le riprese video, la manutenzione dell'attrezzatura.

Gennaio: bilancio e ripartenza

• Numeri. Concerti suonati, ricavi, cachet medio, tasso di conversione da richiesta a prenotazione, annullamenti. Una pagina.
• La revisione dei prezzi. È il momento di alzare i prezzi, perché la maggior parte della prossima stagione non è ancora prenotata e i clienti che chiedono ora si aspettano le tariffe del nuovo anno. Vedi alzare i prezzi della tua band.
• Il taglio del repertorio. Fai un giro di valutazione; togli le canzoni che nessuno si diverte a suonare e su cui nessuna pista balla. Punta a toglierne 5–10 e aggiungerne 10–15 nei tre mesi successivi. Vedi valutare il tuo repertorio.
• Candidature ai festival. Molte chiudono a gennaio e febbraio. Tieni pronti EPK e video a dicembre.

Febbraio: imparare

Il mese migliore per imparare: pochi concerti, tutti riposati. Prenota un blocco di prove, da quattro a sei sessioni nel mese, e impara le canzoni nuove a gruppi di tre o quattro. Registra ogni sessione. Prenota ora gli slot della sala prove per l'anno, se la sala lo permette; le serate buone vanno via.

Marzo: promozione e preparazione

• Le richieste per i matrimoni della stagione in arrivo stanno ancora arrivando; rispondi entro 24 ore e ricontatta entro cinque giorni.
• Gira o aggiorna il video dal vivo con dentro le canzoni nuove, idealmente a un concerto showcase o a una prova con luci adeguate.
• Fai la manutenzione del PA, sostituisci i cavi che sono "un po' gracchianti", controlla i bodypack degli in-ear. Meglio ora che in un tendone a giugno.
• Le fiere degli sposi, se le fai, sono spesso da gennaio a marzo. Fai i conti sulla conversione prima di pagare uno stand.

Aprile: formazione e logistica

• Conferma la formazione per ogni matrimonio fino a settembre. Chi è in ferie quando? Istruisci i sostituti e mettili nella lista dei sostituti ora.
• Manda le informazioni preliminari per i concerti di maggio.
• Costruisci i kit di carico per i tipi di show che farai in questa stagione (band completa con PA proprio, festival con backline, set acustico per la cerimonia).
• Controlla i rinnovi delle assicurazioni e lo stato del furgone prima del primo viaggio lungo.

Da maggio a luglio: suonare

Qui si fanno i soldi. Il lavoro di pianificazione in questi mesi è proteggere la band:

• Niente canzoni nuove da maggio a luglio, a meno che un cliente non ne abbia pagata una. La capacità di apprendimento va a far girare i set in modo compatto.
• Una prova ogni tre o quattro settimane per manutenzione, non un tran tran settimanale. Concentrati su transizioni e finali. Vedi la prova pre-concerto.
• Disponibilità con tre mesi di anticipo. Le richieste per agosto e settembre vanno risposte entro 48 ore; il capo band conferma o rifiuta entro la settimana.
• Flusso di cassa. I saldi sono tipicamente dovuti 14–30 giorni prima del matrimonio; sollecitali in uno slot settimanale fisso.
• Ferie. Decidete ad aprile chi è via a luglio e agosto e prenotate i sostituti o bloccate le date. Una band che blocca due sabati ad agosto perde poco; una band che scopre a luglio che il batterista è in Portogallo perde un matrimonio.

Agosto: il periodo fiacco

A seconda del tuo mercato, agosto è il tuo mese più impegnato oppure è nettamente più tranquillo. Se è più tranquillo:

• Fai i numeri di metà anno e guarda come l'anno si confronta con il piano.
• Avvia il contatto autunnale con le aziende. Le aziende prenotano le feste di dicembre da settembre; sii nella loro casella di posta per primo. Vedi eventi aziendali per band.
• Sostituisci tutto quello che si è rotto a giugno.

Settembre: coda dei matrimoni e spinta aziendale

Spesso il singolo mese più intenso per i matrimoni, che si sovrappone all'inizio delle richieste aziendali. Due cose:

• Prepara ora una variante del set aziendale: una lista più corta, più forte, più universalmente nota, con un'opzione di musica di sottofondo per la cena.
• Aggiorna EPK e sito web con le foto e le testimonianze di questa estate mentre sono fresche. Chiedi le recensioni entro una settimana da ogni matrimonio; vedi ottenere recensioni e testimonianze.

Ottobre: i matrimoni dell'anno prossimo

Le richieste per l'estate prossima iniziano sul serio dopo i matrimoni di quest'anno, quando gli invitati che vi hanno visto si fidanzano. Inoltre:

• Un blocco di prove per il materiale delle feste di Natale: 8–12 canzoni stagionali o specifiche per feste, imparate entro metà novembre.
• Le candidature ai festival per l'estate prossima aprono più o meno adesso per molti eventi. Aggiorna i materiali di candidatura.

Novembre e dicembre: stagione aziendale

• Aspettati preavvisi brevi, concerti infrasettimanali, hotel e sedi congressuali, orari stretti e clienti che vogliono una fattura con un numero di ordine d'acquisto sopra.
• Blocca la formazione di dicembre entro fine ottobre. Tutti hanno eventi in famiglia; scopri quali date sono morte prima che arrivino le richieste.
• L'ultima settimana di dicembre: niente. Dai una pausa a tutti, compreso il capo band.

Blocchi ricorrenti da mettere in calendario ora

Blocco	Quando	Durata
Prove, materiale nuovo	Febbraio, ottobre	4–6 sessioni ciascuno
Prove, manutenzione	Ogni 3–4 settimane in stagione	2 ore
Riunione di band	Mensile, prima settimana	30 minuti
Numeri e revisione dei prezzi	Gennaio, agosto	2 ore
Manutenzione attrezzatura	Marzo, ottobre	Mezza giornata
Video e foto	Marzo, settembre	Mezza giornata ciascuno
Pianificazione ferie	Aprile	30 minuti in una riunione

Mettili nel calendario condiviso insieme ai concerti, non nella testa del capo band. I membri non possono proteggere un blocco di prove che non vedono.

Fallo oggi

• Disegna l'anno su una pagina: due picchi, due cali e dove il tuo mercato differisce dal modello qui sopra.
• Prenota ora il blocco di prove di febbraio, e la sala.
• Manda un messaggio chiedendo a ogni membro le date di ferie già note per i prossimi 12 mesi.

Dove expert.band aiuta

La stagione vive in un unico calendario: i concerti come richieste e conferme in colori diversi, e le prove programmate sopra la disponibilità segnata dai membri, così il blocco di febbraio finisce dove le persone sono davvero libere. I promemoria delle prove partono automaticamente via email e SMS, e un giro di valutazione a gennaio ti dà il taglio del repertorio in una sola seduta invece di una discussione di tre settimane.