Preguntar a la banda «¿estás libre el 14?» sin 40 mensajes

Un cliente escribe el lunes preguntando si podéis tocar en una boda el 14 de junio. Para el miércoles el chat de grupo tiene 38 mensajes, dos de ellos sobre la fecha, y todavía no sabes si el bajista está libre. Comprobar la disponibilidad es la tarea más frecuente de una banda en activo, y la mayoría de las bandas la hacen con la peor herramienta posible.

Por qué el chat de grupo falla justo en esto

Un hilo de chat mezcla una pregunta de sí o no con todo lo demás de lo que habla la banda. Tres cosas salen mal siempre:

• Las respuestas se entierran. El "sí" del batería queda entre un meme y un debate sobre la intro nueva. Dos días después buscas hacia arriba y te lo saltas.
• El silencio no dice nada. En un chat, no responder y "no lo he visto" son indistinguibles. Acabas preguntando a la misma persona tres veces.
• La pregunta cambia. "¿Va bien el 14?" se convierte en "¿y el 13?, el cliente podría moverlo", y ahora la mitad de las respuestas se refieren a otra fecha.

La solución no es un chat mejor. Es separar la pregunta de la conversación: una solicitud por fecha, un único sitio donde viven las respuestas y una sola persona que las lee.

Las cinco partes de una solicitud que sí se responde

1. Una solicitud, una fecha, todos los datos

Manda la solicitud en cuanto el cliente te haya dado lo suficiente para que sea real: fecha, horario aproximado, ciudad, tipo de evento y un rango de caché si lo conoces. Los músicos responden más rápido cuando ven el cuadro completo. "Boda, sábado 14 de junio, Tallin, de 19:00 a 01:00, unos 250 EUR cada uno, carga a las 16:00" recibe una respuesta. "¿Alguien libre el 14 de junio?" recibe otra pregunta.

2. Un plazo, escrito en la solicitud

Da una hora límite para responder y hazla corta: 24 horas para un bolo a más de dos meses vista, 12 horas si el cliente está esperándote. Los clientes que comparan bandas contratan a la que responde primero. Un plazo también le dice a los miembros que su silencio tiene un coste.

3. Un formato de respuesta de sí o no

No pidas opiniones. Pide una de dos respuestas: disponible o no. Un "quizá" solo sirve si viene con una fecha en la que se convertirá en un sí o un no. Si alguien tiene que consultarlo con su pareja o con su empresa, pídele que responda "todavía no" y que te dé una hora.

4. Un recordatorio solo a quien no ha contestado

Pasado el plazo, persigue a quienes no han respondido, y solo a ellos. Mandar "sigo esperando a 2 de vosotros" a toda la banda le enseña a los que responden que contestar pronto no les libra de la insistencia.

5. El momento de la confirmación

Cuando tengas suficientes síes, dile a todo el mundo que el bolo va, en un mensaje que no se puedan perder: fecha, horarios, caché, formación y qué pasa a continuación. La disponibilidad es una promesa blanda; la confirmación es una promesa firme. Escribe la palabra "confirmado" para que nadie piense que sigue siendo una pregunta.

Cuando alguien no puede

Prevélo por adelantado, no en el momento. Un quinteto que toca 40 bolos al año necesitará un sustituto en 6 o 10 de ellos. Decide estas cosas una vez y ponlas por escrito:

• Quién es el primer sustituto de cada puesto, y quién el segundo.
• Cuánto cobra el sustituto (normalmente lo mismo que el miembro al que sustituye, a veces un 10 o 20 % más si es con poca antelación).
• Quién le da la información al sustituto: el líder o el miembro ausente.
• Qué canciones tiene que saberse de memoria un sustituto y dónde están los acordes.

Con eso resuelto, un "no" del teclista es un trabajo de 10 minutos, no un motivo para rechazar el bolo. Consulta sustitutos y músicos de refuerzo para el sistema completo.

La cuestión del quórum

Decide antes de la temporada qué cuenta como "suficiente" para aceptar un bolo. Una regla habitual para un quinteto: el cantante y al menos tres de los cuatro instrumentistas, con un sustituto para el cuarto. Para un dúo o un trío: todos, o un sustituto con nombre y apellidos. Escribe la regla en vuestro acuerdo de banda para que nadie se sienta pasado por encima cuando aceptes una fecha con un sustituto a la batería.

Reglas de tiempo que te salvan

• Responde al cliente en 24 horas, aunque solo sea "lo estoy consultando con la banda, tendrás noticias mías el jueves".
• Reserva una fecha 7 días como máximo sin señal. Díselo al cliente. Eso evita que rechaces otro trabajo por una boda que todavía "se lo está pensando".
• Manda la solicitud de disponibilidad el mismo día que llega la consulta. Cada día de retraso es un día para que un miembro acepte otra cosa.
• Confirma a la banda en las 24 horas siguientes a la llegada de la señal. Los miembros organizan su vida en torno a tus confirmaciones.

Hazlo hoy

1. Escribe tu regla de quórum y tu lista de sustitutos (primero y segundo por puesto) en un documento que vea toda la banda.
2. Elige un plazo de respuesta que usarás en todas las solicitudes: 24 horas es un buen valor por defecto.
3. Decide quién envía las solicitudes de disponibilidad. Una persona. Los demás dejan de preguntar en el chat.
4. Redacta una plantilla de solicitud con los campos que siempre necesitas: fecha, horarios, ciudad, tipo de evento, caché, hora de carga, plazo de respuesta.
5. Redacta una plantilla de confirmación que diga "Confirmado" en la primera línea.

Un ejemplo real

La consulta llega el lunes a las 10:00: fiesta de verano de empresa, viernes 3 de julio, de 20:00 a 23:30, a 80 km, presupuesto confirmado en 1.800 EUR. Mandas la solicitud de disponibilidad a las 11:00 con plazo de respuesta hasta el martes a las 11:00. El lunes por la noche cuatro de cinco han dicho que sí; el guitarrista no la ha abierto. El martes a las 09:00 persigues solo al guitarrista. Responde: "no, boda familiar". Escribes a tu primer sustituto, que dice que sí antes de la hora de comer. El martes a las 14:00 mandas el presupuesto al cliente y le dices que la fecha queda reservada 7 días a la espera de la señal. La señal llega el jueves. El jueves por la noche la banda recibe: "Confirmado: 3 de julio, evento de empresa, de 20:00 a 23:30, 300 EUR cada uno, guitarra sustituta: Markus". Tiempo total: 3,5 días. Mensajes en el chat de grupo sobre el tema: cero.

Dónde ayuda expert.band

Una solicitud de disponibilidad manda a cada miembro un enlace personal por correo y, si tiene número de teléfono, por SMS (se incluyen 50 SMS al mes). El enlace muestra el bolo y dos botones, disponible o no disponible, sin iniciar sesión. La página del bolo muestra quién ha dicho que sí, quién que no y quién no ha contestado, y puedes mandar un recordatorio solo a los que callan. Cuando tengas suficientes, cambia el bolo de solicitud a confirmado y toda la banda lo ve; el mismo flujo se describe en las solicitudes de disponibilidad explicadas.