Sustitutos y músicos de refuerzo: un sistema que nunca falla a un bolo

El bajista tiene fiebre el jueves y la boda es el sábado. En una banda con sistema de sustitutos, esto es un trabajo de 20 minutos: un mensaje al primer nombre de la lista, un enlace a las partituras, listo. En una banda sin sistema, son dos días de pánico, un músico que nunca ha oído vuestros arreglos y un líder que se pasa la prueba de sonido enseñando finales.

Un sustituto no es un plan de contingencia; es parte de cómo funciona una banda que trabaja. En 40 bolos al año, cuenta con que 3–6 necesitarán un sustituto para algún puesto. Este es el sistema.

La lista de sustitutos: dos nombres por puesto

Para cada posición de la banda, ten dos personas que hayan aceptado en principio hacer de sustitutas, ordenadas. De cada una: nombre, teléfono, correo, instrumentos y si canta, distancia desde vuestra base, tarifa acordada y fecha de su último bolo con vosotros. Seis puestos, doce nombres.

De dónde salen:

• Músicos con los que habéis compartido cartel o escenario y os gustaron.
• Miembros de otras bandas de vuestra escena que tocan menos que vosotros.
• Músicos que recomienden vuestro técnico o vuestros miembros.
• Buenos candidatos de vuestra última audición que no se quedaron con el puesto.

Pídeselo como es debido: "Nos gustaría tenerte en nuestra lista de sustitutos al bajo. Los bolos locales pagan 220 €, los de día completo fuera de la ciudad 300 €. Enviaríamos partituras, grabaciones de la banda y un setlist con una semana de antelación. ¿Te encajaría?" Un sí ahora vale mucho un jueves.

Renueva la lista cada seis meses. La gente se muda, lo deja, se llena de trabajo. Una lista de sustitutos con los dos nombres caducados no es una lista de sustitutos.

Partituras con las que un desconocido pueda tocar

El sistema de sustitutos falla si el material vive en la cabeza de los miembros. Para cada canción activa necesitas:

• La tonalidad de la banda, que a menudo no es la original. Mira elegir tonalidades para tus cantantes.
• El tempo de la banda en BPM.
• Un mapa de estructura: intro (4 compases, riff de guitarra), E1, Estr, E2, Estr, puente, Estr x2, final (corte en el 1). Mira notación de la estructura de una canción.
• Un cifrado o lead sheet en esa tonalidad, o números Nashville, para que un buen músico pueda leerlo a primera vista. Mira cifrados, lead sheets y números Nashville.
• Una grabación de la banda, idealmente en directo, para que oiga vuestro arreglo y no el del disco.

Ponlo a prueba: dale a un músico que nunca haya tocado con vosotros las partituras de diez canciones y mira cuánto ensayo se va en cosas que la partitura debería haberle dicho. Cada una de esas es una partitura que arreglar.

Reglas de pago

Decídelas una vez y ponlas en el acuerdo de banda, porque el momento en que hace falta un sustituto no es el momento de negociar.

Cuánto cobra el sustituto. Una tarifa fija acordada de antemano, pagada esa noche o en una semana. No pagues a los sustitutos una "parte" de un caché desconocido; quieren una cifra. Los rangos típicos en Europa occidental para bolos de eventos son 180–300 € por bolo según duración y desplazamiento; ajústalo a tu mercado. Paga un poco por encima de lo que te parezca justo. Un sustituto bien pagado y a tiempo vuelve, y habla de vosotros a otros buenos músicos.

De dónde sale el dinero. Tres reglas habituales:

1. El miembro ausente paga la diferencia. Si el sustituto cuesta 220 € y la parte del miembro habría sido 250 €, el miembro se lleva 30 €. Justo cuando la ausencia es opcional (unas vacaciones, otro bolo).
2. Paga la banda. El sustituto cobra del caché, el resto se reparte entre los que tocaron, el miembro ausente no cobra nada. Justo cuando la ausencia es inevitable (enfermedad, duelo).
3. Bandas con tarifas fijas. El sustituto cobra la tarifa del puesto. El margen del líder no cambia. Simple.

La mayoría de las bandas combinan 1 y 2: la enfermedad la paga la banda, la elección la paga el miembro. Escríbelo así.

Quién busca al sustituto. El miembro ausente busca e informa al sustituto de la lista, salvo que esté demasiado enfermo para hacerlo, en cuyo caso lo hace el líder. En cualquier caso, el líder aprueba la elección.

Señales y cancelaciones. Un sustituto que ha dicho que sí está contratado. Si el miembro se recupera y quiere recuperar el bolo, el sustituto cobra igualmente al menos la mitad. Los sustitutos hablan entre ellos de quién les cancela.

Informar a un sustituto en un solo mensaje

El briefing debe ser un único mensaje con todo, enviado en cuanto diga que sí, para que pueda empezar a estudiar esa misma tarde. La plantilla:

Gracias por cubrirnos el sábado 14 de junio. Detalles: Bolo: boda Kowalski, Villa Rosa, Lindenstraße 4, Bad Homburg. Mapa: [enlace]. Horarios: carga 16:00, prueba de sonido 17:00, invitados en la sala desde las 18:30, set de fondo 19:00–20:00, sets de fiesta 21:00–22:15 y 22:45–00:00. Desmontaje antes de las 00:45. Formación: Lena (voz), Ben (guitarra, director musical, entradas), Anna (teclados), tú (bajo), Tom (batería). Ben es tu contacto ese día: +49 ... Setlist y partituras: [enlace]. Tres sets, 38 canciones. Las tonalidades son las nuestras, no las originales. Las grabaciones de la banda están adjuntas a cada canción. Prioridades: el primer baile es "At Last" en Fa, 62 BPM, con final sostenido a la señal de Ben. Paramos en seco antes del último estribillo de "Valerie". Todo lo demás está en las partituras. Equipo: usamos in-ears; trae tu petaca y un cable de repuesto, o hay cuñas disponibles. DI incluida. El escenario mide 6 × 4 m. Vestuario: negro, sin logos. Caché: 300 € (día completo, 90 km por trayecto), por transferencia el lunes. Aparcamiento y comida incluidos. Confirma, por favor, que tienes las partituras abiertas y que las grabaciones se reproducen.

Todo lo que el sustituto necesita está en un sitio, y nada requiere un segundo mensaje. Una versión de este briefing es también lo que deberían recibir los propios miembros de la banda; mira la lista de comprobación del día del bolo.

Esa noche

• Pon al sustituto al lado del director musical o de quien marque los finales. Un gesto vale más que un grito.
• Pasad el primer baile y las dos transiciones más delicadas en la prueba de sonido. No el set entero; las tres cosas que van a salir mal.
• Preséntalo al cliente como parte de la banda. Nadie necesita saber que es su primer bolo con vosotros.
• Págale antes de que se vaya, o dile el día exacto en que llega la transferencia.

Haz esto hoy

• Escribe la lista de sustitutos. Pon un nombre en cada hueco, aunque el segundo sea una apuesta que confirmar la semana que viene.
• Envía el mensaje de "¿estarías en nuestra lista?" a las tres personas de las que menos seguro estés.
• Elige una canción y comprueba que existen su partitura, tonalidad, tempo y una grabación de la banda. Y haz la siguiente en cada ensayo.

Dónde ayuda expert.band

Un sustituto puede invitarse a la banda gratis, para un solo bolo si quieres, y ve el setlist en orden con la tonalidad, el tempo, la estructura y la grabación de la banda adjunta de cada canción, además de la página del bolo con horarios, dirección, enlace al mapa, formación y sus asignaciones de carga. Quítalo después y su acceso termina mientras el registro del bolo se conserva. La lista de sustitutos en sí es tuya y la guardas donde quieras; expert.band guarda las partituras y la hoja de bolo que convierten el briefing en un solo enlace.