La lista de comprobación del día del bolo

Cada bolo que salió mal salió mal en un momento que nadie había pensado: la furgoneta en un aparcamiento a 300 m de un montacargas cerrado con llave, el técnico que se fue a casa a las 19:00, el efectivo que el cliente no tenía, el pie de guitarra que se quedó debajo del escenario. Nada de esto es musical. Todo esto está en una lista.

Esta es la lista. Va desde la noche anterior hasta la vuelta a casa, y está escrita para quien lleva el bolo (líder de la banda o mánager), con las partes que valen para todos señaladas. Imprímela, o cópiala en tu plantilla de bolo, y márcala cada vez hasta que sea una costumbre.

La noche anterior

• Advance enviado a todos los que tocan, sustitutos incluidos. Un solo mensaje: sala, dirección, enlace al mapa, hora de carga, hora de prueba de sonido, horarios de los sets, hora de fin, nombre y teléfono del contacto, aparcamiento, código de vestimenta, comidas, enlace al setlist. Los sustitutos reciben la versión completa que se explica en sustitutos y músicos de refuerzo.
• Confirma con la sala o el cliente: un mensaje de dos líneas. "Con ganas de mañana; llegaremos a las 16:00 como quedamos. ¿Sigue siendo [nombre] el contacto el día del evento?". Esto pilla el horario cambiado y el contacto cambiado 15 horas antes de que importen.
• Lista de carga revisada y asignada: cada artículo tiene una persona, los consumibles (pilas, cinta, cuerdas, cables de repuesto) están repuestos, y las petacas de in-ears y los micros inalámbricos están cargados o con pilas nuevas. Consulta la lista de carga de la banda.
• Setlist impreso por set, en letra grande, uno por miembro más uno de repuesto. Acordes para todo lo nuevo.
• Dinero preparado: la factura impresa o lista para enviar y, si es efectivo esa noche, un sobre y un talonario de recibos. En eventos privados el resto ya debería estar pagado; compruébalo.
• Furgoneta con depósito lleno, ruta comprobada y hora de salida fijada con 30 minutos de margen sobre la estimación.
• Móvil cargado y los números de contacto guardados, no solo en un correo.

Salida y llegada

• Sal a la hora prevista. La norma de la banda: llegar 15 minutos antes de la carga, no a la hora de la carga.
• Al llegar, antes de descargar: busca al contacto, confirma la ruta de carga, la posición en el escenario, la corriente y dónde puede quedarse la furgoneta. Cinco minutos aquí ahorran 20 después.
• Repasa el orden del día con el contacto y compáralo con el advance. ¿Se han movido los discursos? ¿Hora límite? ¿Limitador de ruido? Ahora es cuando te enteras.
• Averigua dónde come la banda y dónde puede estar durante la cena. Localiza los baños. Localiza la salida por la que vas a desmontar y si se cierra con llave.

Carga y montaje

• Descarga en orden, lo grande y pesado primero: PA, fundas de batería, teclados y luego el resto. Consulta cargar la furgoneta.
• Escenario: primero la batería, luego amplificadores y teclados, después el rack de in-ears y los pies de micro, y por último los cables. Nadie empieza a cablear hasta que lo grande está en su sitio.
• Corriente: comprueba la toma de tierra y el diferencial antes de enchufar nada a un suministro desconocido, sobre todo al aire libre. Consulta corriente y seguridad en el escenario.
• Line check antes de la prueba de sonido del técnico: cada entrada suena en la mesa. Luego la prueba de sonido: batería, bajo, guitarra, teclados, voces y después una canción. Consulta etiqueta en la prueba de sonido.
• Setlists pegados con cinta, agua en el escenario y la grabación del primer baile (si se pincha en vez de tocarse) probada por la PA.
• Una persona recorre la sala durante la última canción de la prueba: ¿suena lo bastante fuerte al fondo, demasiado fuerte en la mesa de delante?
• Furgoneta cerrada, fundas guardadas fuera de la vista, nada en el pasillo.

Antes del primer set

• Cambiaos de ropa. Comed si la comida es ahora; si no, sabed cuándo es.
• Confirma con el contacto la hora exacta de inicio del primer set 20 minutos antes. Las bodas se retrasan; los eventos de empresa no.
• Móviles en silencio, en el bolsillo o en la funda. Nadie en el escenario con una pantalla.
• Todo el mundo en el escenario 10 minutos antes. No 2.
• El líder comprueba: monitores encendidos, in-ears puestos, receptor del micro inalámbrico encendido y con señal, setlist a la vista, afinación hecha, clic listo si se usa.

Durante los sets

• Mira al contacto, no al público, para las señales sobre los tiempos. Una mano levantada de la planner significa que el discurso está a punto de empezar.
• Los descansos están cronometrados. 30 minutos significa volver al escenario en 30 minutos, con la playlist cubriendo el hueco al volumen adecuado.
• Nadie bebe alcohol durante los sets. Una copa después está bien si os la ofrecen.
• Las peticiones: se gestionan con las reglas que acordasteis. Consulta gestionar las peticiones del público en directo.
• Si algo se rompe, arréglalo sin ruido entre canciones; el público rara vez nota un hueco de 30 segundos y siempre nota el pánico.

El final y el cobro

• Termina a la hora, al minuto, salvo que se hayan acordado horas extra con el cliente y con la sala. Las horas extra las acuerda solo el líder.
• Da las gracias al cliente, en persona, antes de desmontar. Dile que la banda ha disfrutado y menciona un momento concreto. Así nacen las reseñas; consulta conseguir reseñas y testimonios.
• Si toca efectivo: cuéntalo con el cliente delante, entrega el recibo, mételo en el sobre y que lo guarde alguien que no sea el conductor.
• Si toca factura: confirma ahora los datos de facturación (razón social, número de pedido, correo) y mándala mañana.
• Pregunta por el fotógrafo: vais a querer las fotos.

Desmontaje

• Al revés que la carga: primero cables recogidos y enfundados, luego pies y cosas pequeñas, y al final lo grande. Las fundas se cierran en el escenario, no en la furgoneta.
• Repasa la lista de carga a la inversa. Todo lo que entró, sale. Los artículos que más se abandonan, por orden: pinzas de micro, cajas DI, pies de guitarra, la alfombra del batería, regletas y una petaca de in-ears.
• Barre la zona del escenario con una linterna. Debajo de la tarima, detrás de la cortina.
• Silencio en el aparcamiento. Los vecinos y el responsable de la sala se acuerdan igual de bien de la banda que gritaba a la 01:00.
• Furgoneta cargada para la descarga de dos minutos al llegar, puertas comprobadas, nada en el techo.

Antes de arrancar

• El conductor no ha bebido y está lo bastante despierto para la distancia. Si no, esperad, cambiad de conductor o reservad una habitación.
• Un último vistazo al escenario y al camerino.
• Un mensaje al contacto: "Todo recogido y de camino, gracias otra vez". Cuesta diez segundos y es lo último que recordarán de la banda.

A la mañana siguiente

• Factura enviada, o efectivo ingresado en un plazo de dos días.
• Caché y gastos anotados; el reparto hecho o programado.
• Equipo revisado: qué se ha roto, qué hay que reponer antes del próximo bolo.
• Reseña pedida al cliente, unos cinco días después del evento.
• Todo lo aprendido sobre la sala (el montacargas, el limitador, el nombre del coordinador) anotado en las notas de la sala para la próxima vez.

La versión de una página

Para la pared de la furgoneta:

1. Advance enviado, sala confirmada, lista asignada, setlists impresos, factura lista, furgoneta repostada.
2. Llegar 15 minutos antes. Buscar al contacto. Confirmar ruta, corriente y horario.
3. Lo grande primero, después los cables. Line check, prueba de sonido, recorrer la sala.
4. En el escenario 10 minutos antes. Móviles guardados.
5. Terminar a la hora. Dar las gracias al cliente. Efectivo contado o datos de factura confirmados.
6. Fundas cerradas en el escenario. Lista repasada a la inversa. Barrido con linterna. Silencio.
7. Conductor sobrio. Mensaje al contacto. A casa.

Hazlo hoy

• Escribe tu propia plantilla de advance con los diez puntos de la sección "la noche anterior". Guárdala.
• Imprime esta lista y métela en la caja de cables.
• Añade "linterna" a la lista de carga.

Dónde ayuda expert.band

El advance es la página del bolo: horarios, dirección con enlace al mapa, la formación marcada como participantes, el setlist adjunto y la lista de carga con quién lleva qué, en el móvil de cada miembro e imprimible como una sola hoja de bolo. Los participantes reciben recordatorios por correo y SMS; la lista de carga se va tachando durante la carga y otra vez a la inversa al desmontar, y muestra qué falta todavía y de quién es. La linterna es cosa tuya.