El contrato de bolo: 12 cláusulas que toda banda necesita

Un bolo sin contrato es un bolo en el que el cliente recuerda las 21:00 y tú recuerdas las 20:00, en el que los "dos sets" resultan ser tres y en el que el saldo llega, si llega, con seis semanas de retraso. Un contrato no hace honestos a los clientes; la mayoría ya lo son. Hace que las dos partes recuerden lo mismo.

Esto no es asesoramiento legal, y el derecho contractual varía según el país. Es la lista de cosas que, según la experiencia de las bandas que trabajan, hay que poner por escrito, con una redacción lo bastante clara para que una pareja o un responsable de oficina la lea y la firme. Dos páginas, como máximo.

1. Las partes y la fecha

Quién contrata a quién, para qué, cuándo. Nombres completos, el nombre legal de la banda o el del líder, direcciones, la fecha del evento y el lugar con su dirección. Si el cliente es una empresa, la entidad legal y, cuando proceda, un número de pedido. Un número sorprendente de "contratos" son un hilo de correos sin fecha en la primera línea.

El Cliente (Anna Meyer y Jonas Weber) contrata a The Velvet Tones (representada por Ben Schulz) para actuar en su boda el sábado 14 de junio de 2026 en Villa Rosa, Lindenstraße 4, Bad Homburg.

2. Horarios

Llegada, prueba de sonido, horas de actuación, fin, desmontaje. No "por la tarde"; horas. Las horas de actuación son lo que compra el cliente; la llegada y el desmontaje son lo que el lugar necesita saber.

Llegada de la banda 16:00. Prueba de sonido 17:00–17:45. Actuación: primer baile 20:00, sets 20:00–21:15 y 21:45–23:00. Fin 23:00. Desmontaje completado antes de las 00:00.

3. La actuación

Qué se entrega: tamaño de la formación, sets y su duración, qué incluye (primer baile aprendido, playlist en los descansos, un set de DJ) y qué no. Si la formación de esa noche puede diferir de la que vio el cliente, dilo; mira la cláusula 11.

Banda de cinco miembros (voz, guitarra, teclados, bajo, batería). Dos sets en directo según lo indicado. Una canción de primer baile aprendida sin coste. Música grabada a volumen de fondo antes, entre y después de los sets, desde el sistema de la banda.

4. El caché

El total, si incluye IVA (y a qué tipo) y qué cubre: actuación, sonido, luces, desplazamiento. Los extras y sus precios listados por separado para que no haya ambigüedad. Mira cómo poner precio a tu banda.

Caché: 2.200 € con IVA al 19 % incluido, sonido e iluminación para hasta 150 invitados y desplazamiento dentro de 60 km de Fráncfort. Canciones adicionales aprendidas: 80 € cada una. Set acústico de ceremonia (30 min): 400 €.

5. Señal y saldo

Cuánto, cuándo y cómo; y qué hace la señal (asegura la fecha, no reembolsable). Después, la fecha y el método del saldo. Para clientes privados lo normal es el saldo antes del evento, no esa noche; para empresas, 30 días tras la factura.

Una señal no reembolsable de 500 € vence en los 7 días siguientes a la firma y asegura la fecha. El saldo de 1.700 € se abona por transferencia bancaria no más tarde del 21 de mayo de 2026 (14 días antes del evento).

6. Cancelación

Por el cliente: qué se retiene en cada momento. Por la banda: qué hace la banda (busca un sustituto de nivel equivalente o devuelve todo lo pagado) y que su responsabilidad se limita a las cantidades abonadas. Señales y políticas de cancelación tiene un texto completo de política y su razonamiento.

Si el Cliente cancela con más de 90 días de antelación, se retiene la señal. Entre 90 y 30 días, se debe el 50 % del caché. Con menos de 30 días, se debe el caché completo. Si la Banda no puede actuar por causas bajo su control, ofrecerá una banda sustituta de nivel comparable o devolverá todas las cantidades abonadas; la responsabilidad de la Banda se limita al importe pagado.

7. Fuerza mayor y cambio de fecha

Qué pasa si el evento no puede celebrarse por causas ajenas a ambas partes (cierre del lugar, clima severo, restricciones sanitarias). Cambiar la fecha en un plazo de 12 meses con la señal trasladada, sujeto a disponibilidad, es la versión razonable.

8. Horas extra

Si la banda tocará más allá de la hora de fin, por decisión de quién, a qué tarifa y cómo se paga. El efectivo esa noche es habitual; una factura al día siguiente es más limpio.

El tiempo de actuación adicional, si lo acuerdan esa noche el Cliente y el líder de la banda, se cobra a 250 € por cada 30 minutos o fracción, pagaderos en 7 días.

9. Cambios en los horarios de los sets y el orden

Los discursos se alargan; las cenas se retrasan. El contrato dice qué hace entonces la banda: los sets se desplazan, pero la hora de fin y el tiempo total de actuación son el máximo, salvo que se acuerden horas extra.

Si el orden del evento se retrasa, la Banda ajustará los horarios de los sets en la medida de lo posible. El tiempo total de actuación no superará el indicado, y la hora de fin está sujeta al horario límite del lugar.

10. Comida, bebida, aparcamiento y acceso

Comida para la banda si está en el lugar más de cinco horas, bebidas sin alcohol, aparcamiento cerca de la zona de carga y un camerino. Una banda que no ha comido desde las 14:00 toca peor a las 22:00. Di si lo proporciona el cliente o el lugar.

El Cliente proporcionará una comida caliente y refrescos para 5 miembros de la banda, una plaza de aparcamiento para una furgoneta a menos de 50 m de la zona de carga y una sala para cambiarse.

11. Formación, enfermedad y sustitutos

La banda se reserva el derecho a sustituir a músicos individuales por otros de nivel comparable cuando sea necesario. Si el cliente contrató a una cantante con nombre, indica la excepción. Mira sustitutos y músicos de refuerzo.

12. Clima, corriente, PA y seguridad

Para eventos al aire libre o en carpa: la banda actúa solo bajo techo, en un escenario seco y nivelado, con corriente suficiente (indícalo: dos circuitos independientes de 16 A, o lo que necesite tu PA). La banda puede parar si las condiciones son inseguras para personas o equipo, sin que cuente como cancelación. Si el lugar proporciona la PA, indica qué se espera. Añade una cláusula de limitador de ruido: la banda toca al límite del lugar y no es responsable del volumen resultante.

Para actuaciones al aire libre el Cliente proporcionará un escenario cubierto, seco y nivelado de al menos 5 × 4 m y dos tomas de corriente de 16 A independientes a menos de 10 m. La Banda podrá pausar o detener la actuación si las condiciones son inseguras para personas o equipo.

Otras líneas que merecen la pena

• Plazos de pago para empresas: fecha de factura, 30 días, intereses de demora si tu país lo permite.
• Grabación y fotos: el cliente puede grabar para uso personal; el uso comercial requiere acuerdo.
• Daños: el cliente responde de los daños al equipo de la banda causados por los invitados.
• Seguro: la banda tiene un seguro de responsabilidad civil de X; certificados disponibles a petición.
• El contrato es el acuerdo completo; los cambios por escrito (el correo vale); qué legislación se aplica.

Hacerlo utilizable

• Dos páginas. Una pareja de novios no leerá una cuarta página, y un contrato que nadie leyó es más débil.
• Lenguaje claro. "La Banda hará" y "el Cliente hará". Nada de "en lo sucesivo".
• El presupuesto y el contrato coinciden. Mismo caché, mismos horarios, mismos extras. Muchas bandas convierten el presupuesto aceptado en el anexo de una hoja de condiciones estándar, lo que deja el contrato en una página de condiciones más el presupuesto. Mira escribir un presupuesto que los clientes aceptan.
• Firmado por ambas partes, electrónicamente vale en la mayoría de sitios, antes de facturar la señal. Una señal pagada sobre un contrato sin firmar es una zona gris en la que no quieres estar.
• Que lo revise una vez un abogado de tu país. Después, reutilízalo durante años.

Haz esto hoy

• Coge tu último contrato, o tu último correo de confirmación, y compáralo con las doce cláusulas. Anota lo que falta.
• Escribe las cláusulas que faltan en lenguaje claro, usando los ejemplos de arriba como punto de partida.
• Reserva 30 minutos con un abogado o un asesor de una asociación de músicos para que lo lea.

Dónde ayuda expert.band

Los números del contrato salen del presupuesto, y los presupuestos de expert.band contienen el horario del día, los servicios con cantidades y precios, qué cubre, el IVA y los totales, y los plazos de pago como texto libre, en el idioma del cliente, en un enlace que puede abrir en el móvil. Cuando el cliente acepta, vincula el presupuesto al bolo para que el caché y los horarios de la página del bolo sean los que el cliente firmó.