Gérer plusieurs groupes ou projets en même temps

La plupart des musiciens pros jouent dans plus d'un groupe. Le groupe de bal paie, le trio de jazz est pour l'âme, le tribute est un service rendu à un ami qui est devenu on ne sait comment 20 concerts par an. Et puis il y a ce samedi de juin où deux d'entre eux sont réservés, parce que la demande est arrivée par deux discussions différentes et que vous avez dit oui aux deux.

Mener plusieurs projets est normal. Les mener depuis une seule tête n'est pas tenable au-delà d'environ 40 concerts par an au total. Voici comment les organiser pour que les projets vous partagent sans entrer en collision.

Les deux modes de défaillance

Les doubles réservations. Vous, ou un membre que vous partagez, êtes confirmé pour deux choses à la même date. Généralement parce que la disponibilité a été demandée à deux endroits et répondue de mémoire. Le remède est un calendrier personnel unique dans lequel les dates confirmées et les demandes ouvertes de chaque groupe s'écoulent, et ne répondre aux disponibilités qu'à partir de ce calendrier.

La contamination croisée. L'acompte du groupe A arrive sur le compte que vous utilisez aussi pour le groupe B, la setlist du groupe A se retrouve sur la feuille de concert du groupe B, et un client du trio reçoit un devis au nom du groupe de bal. Le remède est la séparation : espaces séparés, argent séparé, matériel séparé, même si la même personne les gère.

Tout ce qui suit est une version de ces deux remèdes.

Séparez les groupes ; partagez les personnes

Chaque groupe est sa propre unité avec sa propre liste de membres, son calendrier, son répertoire, ses setlists, ses devis et ses listes de chargement, comme si les autres groupes n'existaient pas. Les personnes se chevauchent ; les données non.

Cela ressemble à de la duplication, et c'en est un peu. Un batteur dans trois groupes peint ses disponibilités dans trois calendriers. Mais l'alternative, un calendrier fusionné pour tout, produit un fouillis où personne ne sait à quel projet appartient une répétition, et où le bassiste du trio voit les cachets du groupe de bal. Gardez les unités propres et utilisez la personne comme lien.

Concrètement :

• Un espace, dossier ou calendrier par groupe. Nommé clairement.
• Chaque groupe a son propre chef ou gestionnaire, même si c'est la même personne avec deux casquettes.
• Chaque groupe a son propre argent : compte ou sous-compte, règles de partage, caisse. Voir un compte bancaire pour le groupe.
• Chaque groupe a son propre modèle de devis, sa signature d'e-mail et son nom face aux clients. Les clients de l'un ne devraient pas découvrir l'autre dans un pied de page.

Le calendrier personnel comme maître

Chaque musicien dans plus d'un projet tient un calendrier personnel dans lequel s'écoulent les concerts confirmés, les demandes et les répétitions de tous ses groupes. Peu importe que ce soit le calendrier du téléphone ou un agenda papier ; ce qui compte :

1. Un concert confirmé de n'importe quel groupe y entre à l'instant où il est confirmé.
2. Une demande de n'importe quel groupe y entre comme « réservée » à l'instant où vous dites « disponible », et y reste jusqu'à confirmation ou refus.
3. Vous ne répondez aux demandes de disponibilité qu'après l'avoir regardé. Jamais de mémoire.

Le point 2 est celui que la plupart des gens sautent. Si vous dites au groupe A que vous êtes libre le 14 puis la même chose au groupe B, celui qui confirme en second se retrouve avec un remplaçant, et c'est à vous d'en trouver un. Tenir la date pour les deux n'est honnête que si les deux chefs savent qu'elle est tenue, pas confirmée.

Les règles de priorité entre groupes

Quand deux projets veulent la même date, qui gagne ? Décidez à l'avance, par écrit, avec chaque groupe, pour que ce soit une règle et pas une trahison :

• Le premier confirmé gagne. Le plus simple et le plus juste. Une demande n'est pas une confirmation.
• Le groupe qui paie gagne sur le projet passion, mais seulement si le projet passion l'a accepté quand vous l'avez rejoint. Dites-le dès le départ : « les dates confirmées du groupe de bal sont prioritaires ; je vous donnerai un mois de préavis et un remplaçant. »
• Un concert confirmé est un concert confirmé. Aucun groupe n'a le droit de faire sauter le concert confirmé d'un autre pour un mieux payé. Le coût en réputation retombe sur vous personnellement, dans les deux scènes.

Écrivez votre propre règle dans l'accord de chaque groupe sous « autres projets ».

Les gestionnaires avec plusieurs groupes

Si vous gérez des groupes pour vivre, ou si vous êtes la personne qui réserve trois formations, le tableau est le même avec deux ajouts.

Un espace par groupe, un identifiant pour vous. Vous devez passer d'un groupe à l'autre rapidement, voir le calendrier de chacun séparément, et ne jamais laisser les clients d'un groupe voir les données d'un autre. Vous avez aussi besoin, dans chaque groupe, d'un rôle qui vous permette de réserver, chiffrer et planifier sans être propriétaire de l'argent de chaque groupe ; le chef de chaque groupe devrait garder cela.

Une vue pipeline sur tous les groupes. Les demandes arrivent pour « un groupe », et vous décidez quelle formation convient. Tenez une liste simple : demande, date, budget, quelle formation vous avez proposée, statut. Les devis et concerts individuels vivent dans l'espace de chaque groupe ; la liste est votre vue d'ensemble. La plupart des gestionnaires le font dans un tableur et c'est très bien à cette échelle.

Les membres partagés entre vos groupes sont le plus gros risque. Si votre groupe de soul et votre groupe de fête partagent un batteur, chaque demande pour l'un ou l'autre nécessite de vérifier sa disponibilité avant de chiffrer. Prenez l'habitude : demande de disponibilité d'abord, devis ensuite. De la demande au concert confirmé donne l'ordre des opérations.

L'argent entre projets

Ne le laissez jamais se mélanger. Les cachets de chaque groupe vont sur le compte de ce groupe et sont partagés selon les règles de ce groupe. Si vous êtes la même personne dans les deux groupes, vous vous payez quand même depuis chacun séparément. Cela fait plus de virements et cela en vaut la peine : la première fois qu'un membre du groupe A demande pourquoi le compte montre un acompte pour le groupe B, vous serez content que la réponse soit « il n'en montre pas ».

Si vous dirigez une société qui possède plusieurs formations (courant pour les agences et pour les chefs qui gèrent une « marque » avec plusieurs formations), les comptes peuvent être ceux d'une seule société, mais la comptabilité interne sépare quand même par formation, parce que vous devez savoir laquelle gagne de l'argent.

Matériel et identité

• Des répertoires séparés, même si 30 morceaux se recoupent. La tonalité, l'arrangement et le tempo diffèrent souvent entre groupes, et une liste partagée produit la mauvaise version sur scène.
• Des setlists et des feuilles de concert séparées, avec le nom du groupe dessus.
• Des kits de chargement séparés. Le kit du trio n'est pas le kit du groupe de bal moins la sono ; c'est sa propre liste.
• Des réseaux, pages web et modèles de devis séparés. Un client ne devrait jamais voir qu'un seul groupe.

À faire aujourd'hui

• Mettez chaque concert confirmé et chaque demande tenue de chaque projet dans un seul calendrier personnel. Cherchez les collisions dans les 90 prochains jours. Réglez-les maintenant.
• Dites à chaque groupe, par écrit, quelle est votre règle de priorité.
• Vérifiez si l'argent d'un groupe est sur un compte qui contient aussi l'argent d'un autre. Si oui, c'est le chantier du mois.

Là où expert.band vous aide

expert.band est construit autour d'un espace par groupe : chaque groupe a ses propres membres, rôles, calendrier, répertoire, setlists, devis et kits de chargement, et une personne peut être membre d'un groupe et chef ou gestionnaire d'un autre depuis le même identifiant. Les disponibilités sont peintes par groupe, et les demandes de disponibilité partent par concert, donc un batteur partagé répond séparément à la demande de chaque groupe et le chef voit le décompte. Un groupe coûte 3,90 par mois et chaque groupe supplémentaire que vous dirigez 2,00 de plus ; les membres rejoignent gratuitement, donc un gestionnaire qui mène trois formations paie trois espaces et personne d'autre ne paie rien. Voir les tarifs.