De la demande au concert confirmé : les étapes intermédiaires

Entre « vous êtes libres le 14 ? » et le premier temps du premier morceau, il y a huit étapes, et un concert qui tourne mal a généralement déraillé à l'une d'elles. La plupart des groupes gardent ces étapes en tête, dans un ordre différent à chaque fois, et perdent un ou deux concerts par an à cause d'une étape qui n'a jamais eu lieu.

Les huit étapes en un coup d'œil

Étape	Qui agit	Délai cible
1. Demande	Le client vers vous	Jour 0
2. Disponibilités	Vous vers le groupe	Jour 0 à 1
3. Devis	Vous vers le client	Jour 1 à 2
4. Contrat	Les deux	Dans les 7 jours suivant l'acceptation du devis
5. Acompte	Le client vers vous	Avec le contrat
6. Confirmation	Vous vers le groupe et le client	Dans les 24 heures après l'acompte
7. Préparation	Vous et la salle ou le client	14 et 3 jours avant
8. Concert	Tout le monde	Le jour J

Toute la phase de réservation, les étapes 1 à 6, doit tenir en moins de deux semaines. Au-delà, le client parle déjà à quelqu'un d'autre.

Étape 1 : la demande

Une demande arrive par e-mail, formulaire web, téléphone, un organisateur ou une agence. Notez les mêmes informations à chaque fois, quel que soit le canal : type d'événement, date, lieu et ville, horaires, nombre d'invités, nom et fonction du client, budget s'il est annoncé, et comment il vous a trouvés. Créez une fiche immédiatement, au statut « demande », même si vous pensez que cela ne se fera pas. La moitié de vos demandes n'aboutiront pas ; vous voulez quand même la trace, parce que le nombre de demandes reçues par mois est le chiffre marketing le plus utile dont vous disposez.

Répondez sous 24 heures, toujours. Même un « merci, je vérifie avec le groupe, vous aurez ma réponse mercredi » vous garde dans la course.

Étape 2 : les disponibilités

Interrogez le groupe le jour même. Une demande, une date limite, des réponses oui/non, une relance pour les seuls silencieux, et un plan de remplacement si un poste reste vide. La méthode est décrite dans les demandes de disponibilité qui obtiennent des réponses. Ne chiffrez rien avant de savoir que vous pouvez composer la formation ; un devis que vous devez retirer est pire qu'un devis lent.

Étape 3 : le devis

Un devis est une offre écrite avec un prix, ce qu'elle comprend et sa durée de validité. Envoyez-le dans les 48 heures suivant la demande. Faites-en un document, pas un chiffre au milieu d'un e-mail : les options (formations, heure supplémentaire, musique de cérémonie), ce qui est inclus (sono, lumières, déplacement jusqu'à X km), ce qui ne l'est pas, les conditions d'acompte et d'annulation, et une date de validité à 7 ou 14 jours. Une date de validité est la façon polie d'arrêter de bloquer des dates pour des gens qui ont cessé de répondre. La structure qui se fait accepter est détaillée dans rédiger un devis que les clients acceptent.

Dites au client, dans l'e-mail du devis, ce qui va se passer ensuite : « Si cela vous convient, répondez pour accepter et je vous envoie le contrat. La date est bloquée jusqu'à la date de validité, ou jusqu'à ce que quelqu'un d'autre la réserve. »

Étape 4 : le contrat

L'acceptation est un oui par écrit. Un contrat transforme ce oui en obligations des deux côtés. Pour la plupart des concerts privés et d'entreprise, un accord de deux pages suffit : les parties, la date, le lieu, les horaires, le cachet, l'acompte, la date d'échéance du solde, les conditions d'annulation, le tarif des heures supplémentaires, ce que fournit le client (électricité, espace, repas, stationnement), ce que vous fournissez, une clause météo pour l'extérieur, et une signature ou une signature électronique des deux parties. Les agences utilisent leur propre contrat ; lisez les clauses d'annulation et de paiement avant de signer.

Envoyez le contrat dans la journée qui suit l'acceptation et demandez-le en retour sous 7 jours. Si un client ne signe pas dans les 7 jours, le blocage de la date prend fin. Dites-le gentiment, et tenez-vous-y.

Étape 5 : l'acompte

Rien n'est réservé tant que l'argent n'a pas bougé. Un acompte de 20 à 50 % du cachet (30 % est courant) à la signature, non remboursable sauf dans les cas listés par votre contrat, est la norme du métier et les clients s'y attendent. Indiquez les coordonnées bancaires sur le contrat et sur la facture, donnez une date d'échéance, et ne confirmez rien au groupe avant réception. Les raisons d'un acompte, et les formulations, sont dans acomptes et politique d'annulation.

Pour les concerts de dernière minute (moins de 14 jours), demandez la totalité du cachet à l'avance ou à l'arrivée, avant le premier set.

Étape 6 : la confirmation

Deux confirmations partent dans les 24 heures suivant l'acompte :

• Au client : « Bien reçu, merci, votre date est réservée. Voici ce dont nous avons besoin de votre part d'ici le [date] : le déroulé, la liste des incontournables, le contact sur place. » Posez dès maintenant l'attente pour l'étape de préparation.
• Au groupe : « Confirmé : [date], [événement], [lieu], [horaires], cachet par personne, formation y compris remplaçant éventuel, heure de départ. » Employez le mot confirmé. C'est le moment où les membres bloquent leur agenda.

Faites passer le statut du concert de demande à confirmé dans le système que vous utilisez. L'agenda ne doit jamais montrer un concert confirmé sans acompte, ni un concert payé d'acompte qui ressemble encore à une demande.

Étape 7 : la préparation

Préparer, c'est la conversation d'avant-concert avec la salle et le client. Deux points de contact :

• 14 jours avant : envoyez à la salle ou à l'organisateur votre fiche technique et votre plan de scène ; demandez l'heure et l'accès pour le déchargement, le stationnement, l'électricité, le système de diffusion si vous n'apportez pas le vôtre, et le contact du jour avec un numéro de portable. Demandez au client le déroulé définitif ainsi que les listes à jouer absolument et à ne surtout pas jouer. Apprenez le morceau spécial maintenant, pas la semaine prochaine.
• 3 jours avant : confirmez le déroulé dans un e-mail au client et un message au groupe. Joignez la feuille de concert : horaires, adresse, contact, formation, setlist, liste de chargement, tenue, modalités de paiement du solde.

Si le solde est dû le soir même, rappelez-le poliment au client dans l'e-mail à 3 jours, avec le montant et les moyens de paiement acceptés.

Étape 8 : le concert

La feuille de concert et la check-list du jour J prennent le relais. Encaissez le solde avant de partir si c'est ce qui a été convenu. Dans les 48 heures qui suivent : un remerciement au client, une demande d'avis, une facture pour d'éventuelles heures supplémentaires, et une note dans la fiche sur tout ce que vous avez appris de cette salle.

Là où les étapes cassent

• Chiffrer avant de vérifier les disponibilités. Vous retirez le devis, le client réserve le groupe suivant, et le raconte à l'organisateur.
• Confirmer au groupe avant l'acompte. Des membres refusent d'autres engagements pour un concert qui s'évapore.
• Pas de date de validité sur le devis. Vous bloquez un samedi de juin pendant six semaines pour un client devenu muet.
• Sauter la préparation à 14 jours. Vous découvrez l'escalier de 120 marches et l'alimentation de 10 A à 16 h le jour même.
• Aucune trace de la demande. Vous ne pouvez pas dire si vous avez reçu 20 ou 50 demandes cette année, ni quels canaux les ont produites.

À faire aujourd'hui

1. Écrivez les huit étapes sous forme de check-list et joignez-la à votre modèle de réservation.
2. Fixez les quatre chiffres : réponse sous 24 heures, devis sous 48 heures, contrat en retour sous 7 jours, acompte de 30 %.
3. Décidez qui est responsable de chaque étape. Dans la plupart des groupes, une personne porte les étapes 1 à 7 et tout le groupe porte la 8.
4. Reprenez vos demandes en cours et attribuez à chacune un numéro d'étape. Tout ce qui stagne à l'étape 3 depuis plus de 14 jours reçoit une relance ou une clôture.

Où expert.band vous aide

Les statuts de concert dans expert.band suivent le même chemin : un concert commence comme une demande pendant que la demande de disponibilité récolte les réponses du groupe en un geste, le devis part sous forme de lien client avec une date de validité et passe d'envoyé à accepté quand le client dit oui, et le concert bascule en confirmé une fois l'acompte reçu. À ce moment-là, les participants, la setlist et la liste de chargement se rejoignent sur une seule feuille de concert imprimable pour la préparation.