Comment décrocher plus de concerts : un système de prospection qui marche

La plupart des groupes décrochent des concerts comme la plupart des gens trouvent de l'argent dans la rue : de temps en temps, par chance, et jamais quand ils en ont besoin. Le groupe qui joue 50 dates par an est rarement meilleur que celui qui en joue 12. Il a un système, et le système tourne chaque semaine, que l'agenda ait l'air plein ou non.

Voici ce système : une liste de cibles, une présentation qui obtient des réponses, un rythme de relance, une façon de suivre le tout, et les chiffres qui vous disent si ça marche. Cela prend environ deux heures par semaine.

Sachez ce que vous vendez avant de le vendre

Un e-mail de prospection qui dit « on est un super groupe, disponible pour tous les événements » est supprimé. Un e-mail qui dit « un groupe de soul et de pop à cinq qui a joué 60 mariages, avec un set acoustique de cérémonie de 45 minutes et notre propre sono jusqu'à 200 invités, 1 800 à 2 400 € selon la distance » reçoit une réponse, parce que le lecteur voit immédiatement si vous correspondez.

Avant d'écrire à qui que ce soit, sachez énoncer en deux phrases : ce que vous êtes, pour qui vous êtes, ce que ça coûte environ, et une preuve (nombre de concerts, une salle, un témoignage). Si vous ne le pouvez pas, c'est le premier chantier. Le dossier de presse de votre groupe est l'endroit où cela vit en entier.

La liste de cibles

La prospection est une affaire de chiffres et les chiffres commencent par une liste. Construisez-la dans un tableur avec les colonnes : organisation, nom du contact, fonction, e-mail, téléphone, type, source, dernier contact, prochaine action, statut.

Visez 100 lignes. Les types, dans l'ordre approximatif de valeur pour un groupe de bal :

1. Les lieux qui accueillent mariages et événements. Chaque hôtel, grange, château, restaurant avec salle de réception et site à chapiteau à moins de 90 minutes. Demandez le coordinateur événementiel. Ils recommandent des prestataires à chaque couple qui réserve ; être sur leur liste vaut à lui seul 5 à 10 concerts par an.
2. Wedding planners et agences événementielles. Moins nombreux, mais chacun réserve de nombreux événements par an. Voir travailler avec les agences et les wedding planners.
3. Organisateurs d'événements d'entreprise. Les responsables événementiels internes des sociétés de plus de 200 salariés, plus les agences qui organisent leurs fêtes.
4. Les prestataires qui parlent à vos clients avant vous. Photographes, traiteurs, fleuristes, DJ qui ne font pas de live, officiants. Un réseau de recommandation, traité dans construire un réseau de recommandation.
5. Anciens clients. Les amis d'un couple se marient ; une entreprise fait une fête chaque année. Les concerts les moins chers que vous aurez jamais.
6. Bars, clubs et festivals, pour la visibilité et la vidéo, si votre formation s'y prête.

Sources : moteurs de recherche, annuaires de mariage, les pages « prestataires recommandés » des lieux (qui vous disent aussi qui sont vos concurrents), et demander à chaque client « qui d'autre a participé à votre événement ? »

L'e-mail de présentation

Court. Précis. Une seule demande. Moins de 150 mots. Une version qui fonctionne :

Objet : Groupe live pour les mariages de [Nom du lieu], avec vidéo

Bonjour [Nom],

Je dirige The Velvet Tones, un groupe de soul et de pop à cinq basé à [ville]. Nous avons joué environ 60 mariages, dont trois à [lieu voisin où vous avez joué], et les couples dans des lieux comme le vôtre nous réservent généralement pour un set acoustique de cérémonie ou de cocktail de 45 minutes plus deux sets de fête, avec notre propre sonorisation jusqu'à 200 invités.

Voici deux minutes de nous en live : [lien]. Nos cachets sont typiquement de 1 800 à 2 400 € sonorisation et déplacement compris.

Seriez-vous ouvert à nous ajouter à votre liste de prestataires recommandés, ou à ce que nous vous envoyions un profil d'une page pour vos dossiers ? Nous serions ravis de venir jouer un court showcase lors d'une journée portes ouvertes si c'est utile.

Merci, [Nom, téléphone]

Remarquez : un vrai nom de lieu qu'ils connaissent, un nombre de concerts, un lien vidéo, une fourchette de prix (les lieux veulent savoir si vous correspondez au budget de leurs couples), et deux façons faciles de dire oui. Pas de pièce jointe dans le premier e-mail.

Pour les planners, changez la demande en « pourrions-nous vous envoyer notre profil et notre fiche technique pour votre liste de prestataires ? ». Pour les entreprises, commencez par le format (« set d'ambiance pour le dîner, 90 minutes de sets dansants, volume maîtrisé ») et mentionnez la facturation avec numéro de bon de commande.

Le rythme de relance

La plupart des réponses viennent du deuxième ou du troisième e-mail, pas du premier. Un rythme persistant sans être agaçant :

• Jour 0 : la présentation.
• Jour 5 : une réponse de deux lignes à votre propre e-mail. « Je fais juste remonter ceci ; revoici le lien vidéo. Un profil pour vos dossiers vous intéresserait ? »
• Jour 14 : un angle différent. Un nouveau témoignage, une photo d'un concert récent dans un lieu similaire, « un samedi de juin vient de se libérer ».
• Jour 45 : un dernier. « J'arrête de vous déranger ; si vous avez un jour besoin d'un groupe au dernier moment, nous gardons quelques dates ouvertes. Voici mon numéro. »
• Puis chaque trimestre, une courte mise à jour à tous ceux de la liste qui n'ont pas dit non : une nouvelle vidéo, un point de saison. Pas une newsletter ; trois lignes d'apparence personnelle.

Notez le jour de chaque contact dans le tableur. La colonne « prochaine action » est tout le système : chaque ligne a toujours une date et une chose à faire.

Le suivi et les chiffres hebdomadaires

Chaque semaine, notez cinq chiffres :

Chiffre	Sain pour un groupe qui veut 40 concerts par an
Nouveaux contacts ajoutés à la liste	10
Premières présentations envoyées	10
Relances envoyées	15 à 20
Réponses reçues	3 à 5
Demandes (quelqu'un demande une date ou un devis)	1 à 2

Sur un an, cela fait environ 500 présentations, 150 à 250 réponses, 50 à 100 demandes, et, à un taux de conversion de 40 à 50 % de la demande à la réservation, 25 à 45 concerts, en plus de ce qui arrive tout seul. En gros un concert pour dix présentations. Les chiffres varient selon le marché et la qualité de la vidéo, mais le ratio est assez stable pour qu'après un trimestre vous puissiez prédire la saison suivante à partir de la prospection de ce trimestre.

Si les réponses sont sous 2 %, la présentation est le problème : généralement pas de vidéo, pas de prix, ou pas d'accroche précise. Si les demandes ne se convertissent pas, le devis ou le délai de réponse est le problème ; voir rédiger un devis que les clients acceptent.

Les recommandations : le canal le moins cher

Chaque concert devrait en produire au moins un autre. Trois habitudes :

• Demandez le soir même. « Si vous connaissez quelqu'un qui se marie l'année prochaine, on adorerait une mise en relation. » Puis redemandez dans l'e-mail de demande d'avis une semaine plus tard.
• Donnez d'abord. Recommandez le photographe, le traiteur et le lieu à vos propres clients, publiquement, par leur nom. Ils le remarquent.
• Remerciez en argent ou en nature. Une commission d'apporteur de 5 à 10 % ou une caisse de vin au planner qui vous a envoyé trois mariages cette année. Vérifiez ce qui est d'usage et autorisé sur votre marché ; beaucoup d'agences travaillent plutôt sur une commission formelle.

Répondez vite, toujours

La prospection crée des demandes ; le délai de réponse les convertit. Une réponse sous deux heures est une entreprise différente d'une réponse sous deux jours, et les couples envoient la même demande à cinq groupes. Fixez une norme : chaque demande reçoit une réponse personnelle le jour même, même si le devis suit le lendemain, et chaque devis part sous 48 heures.

À faire aujourd'hui

• Écrivez votre présentation en deux phrases.
• Commencez le tableur et ajoutez 20 lieux à moins d'une heure de route.
• Envoyez cinq présentations. Mettez la relance du jour 5 dans votre calendrier.
• Bloquez deux heures la semaine prochaine, à la même heure, pour le lot suivant.

Là où expert.band vous aide

Quand la prospection fonctionne, les demandes arrivent et doivent recevoir une réponse rapide et cohérente : expert.band transforme une demande en demande de concert dans le calendrier, envoie des demandes de disponibilité en un geste au groupe par e-mail et SMS pour que vous sachiez dans la journée si vous pouvez dire oui, et vous laisse construire le devis à partir d'un catalogue de prestations enregistré et l'envoyer sous forme de lien client l'après-midi même. Le tableur de prospection reste un tableur ; c'est la partie après la réponse que l'application prend en charge.