Demander au groupe « vous êtes libres le 14 ? » sans 40 messages

Un client envoie un e-mail lundi pour savoir si vous pouvez jouer à un mariage le 14 juin. Mercredi, la discussion de groupe compte 38 messages, dont deux à propos de la date, et vous ne savez toujours pas si le bassiste est libre. Les vérifications de disponibilité sont la tâche la plus fréquente d'un groupe pro, et la plupart des groupes les font dans le pire outil possible.

Pourquoi la discussion de groupe échoue à cette seule tâche

Un fil de discussion mélange une question oui/non avec tout ce dont le groupe parle par ailleurs. Trois choses tournent mal à chaque fois :

• Les réponses se noient. Le « oui » du batteur est coincé entre un mème et un débat sur la nouvelle intro. Deux jours plus tard, vous faites défiler pour le retrouver et le ratez.
• Le silence ne ressemble à rien. Dans une discussion, pas de réponse et « je ne l'ai pas vu » sont indiscernables. Vous finissez par demander trois fois à la même personne.
• La question change. « Le 14, ça va ? » devient « et le 13, le client pourrait décaler » et maintenant la moitié des réponses concernent une autre date.

Le remède n'est pas une meilleure discussion. C'est séparer la question de la conversation : une demande par date, un endroit où vivent les réponses, et une personne qui les lit.

Les cinq composantes d'une demande qui obtient une réponse

1. Une demande, une date, tous les faits

Envoyez la demande une fois que le client vous en a donné assez pour la rendre concrète : date, horaires approximatifs, ville, type d'événement, et une fourchette de cachet si vous la connaissez. Les musiciens répondent plus vite quand ils voient toute l'image. « Mariage, samedi 14 juin, Tallinn, 19 h à 1 h, environ 250 EUR chacun, chargement 16 h » obtient une réponse. « Quelqu'un est libre le 14 juin ? » obtient une question en retour.

2. Une échéance, énoncée dans la demande

Donnez une heure limite de réponse et faites-la courte : 24 heures pour un concert à plus de deux mois, 12 heures si le client attend après vous. Les clients qui comparent des groupes réservent celui qui répond en premier. Une échéance dit aussi aux membres que leur silence a un coût.

3. Un format de réponse oui/non

Ne demandez pas d'avis. Demandez l'une de deux réponses : disponible ou non. Un « peut-être » n'est utile que s'il vient avec une date à laquelle il deviendra un oui ou un non. Si quelqu'un doit vérifier avec un conjoint ou un employeur, demandez-lui de répondre « pas encore » et de vous donner une heure.

4. Un rappel aux seuls non-répondants

Après l'échéance, relancez les personnes qui n'ont pas répondu, et seulement elles. Envoyer « j'attends toujours 2 d'entre vous » à tout le groupe apprend à ceux qui ont répondu que répondre vite ne les épargne pas des relances.

5. Le moment de confirmation

Une fois que vous avez assez de oui, dites à tout le monde que le concert a lieu, dans un message qu'ils ne peuvent pas rater : date, horaires, cachet, formation, et la suite. La disponibilité est une promesse molle ; la confirmation est une promesse ferme. Dites le mot « confirmé » pour que personne ne pense que c'est encore une question.

Quand quelqu'un ne peut pas

Prévoyez-le à l'avance plutôt que sur le moment. Un groupe de cinq qui joue 40 concerts par an aura besoin d'un remplaçant pour 6 à 10 d'entre eux. Décidez ces choses une fois, et écrivez-les :

• Qui est le remplaçant de premier appel pour chaque poste, et qui est le second.
• Ce que le remplaçant est payé (généralement autant que le membre qu'il remplace, parfois 10 à 20 % de plus pour un délai court).
• Qui briefe le remplaçant : le chef ou le membre absent.
• Quels morceaux un remplaçant doit connaître sur le bout des doigts, et où sont les grilles.

Avec cela en place, un « non » du claviériste est une affaire de 10 minutes, pas une raison de refuser le concert. Voir remplaçants et musiciens de substitution pour le système complet.

La question du quorum

Décidez avant la saison ce qui compte comme « assez » pour prendre un concert. Une règle courante pour un groupe de cinq : le chanteur et au moins trois des quatre instrumentistes, avec un remplaçant pour le quatrième. Pour un duo ou un trio, tout le monde ou un remplaçant nommé. Écrivez la règle dans votre accord de groupe pour que personne ne se sente court-circuité quand vous acceptez une date avec un remplaçant à la batterie.

Les règles de timing qui vous sauvent

• Répondez au client sous 24 heures, même si ce n'est que « je vérifie avec le groupe, vous aurez une réponse d'ici jeudi ».
• Tenez une date au maximum 7 jours sans acompte. Dites-le au client. Cela vous évite de refuser d'autres prestations pour un mariage qui « réfléchit encore ».
• Envoyez la demande de disponibilité le jour même où la demande arrive. Chaque jour de retard est un jour où un membre peut accepter autre chose.
• Confirmez au groupe sous 24 heures après l'arrivée de l'acompte. Les membres organisent leur vie autour de vos confirmations.

À faire aujourd'hui

1. Écrivez votre règle de quorum et votre liste de remplaçants (premier et second appel par poste) dans un document que tout le groupe peut voir.
2. Choisissez une échéance de réponse que vous utiliserez pour chaque demande : 24 heures est un bon défaut.
3. Décidez qui envoie les demandes de disponibilité. Une personne. Tous les autres arrêtent de demander dans la discussion.
4. Rédigez un modèle de demande avec les champs dont vous avez toujours besoin : date, horaires, ville, type d'événement, cachet, chargement, réponse avant.
5. Rédigez un modèle de confirmation qui dit « Confirmé » dès la première ligne.

Un exemple concret

La demande arrive lundi à 10 h : fête d'été d'entreprise, vendredi 3 juillet, 20 h à 23 h 30, à 80 km, budget confirmé à 1 800 EUR. Vous envoyez la demande de disponibilité à 11 h avec une échéance mardi 11 h. Lundi soir, quatre sur cinq ont répondu oui ; le guitariste ne l'a pas ouverte. Mardi 9 h, vous relancez uniquement le guitariste. Il répond « non, mariage dans la famille ». Vous écrivez à votre remplaçant de premier appel, qui dit oui avant midi. Mardi 14 h, vous envoyez un devis au client et lui dites que la date est tenue 7 jours en attendant l'acompte. L'acompte arrive jeudi. Jeudi soir, le groupe reçoit « Confirmé : 3 juillet, entreprise, 20 h à 23 h 30, 300 EUR chacun, guitare remplaçant : Markus ». Durée totale : 3,5 jours. Messages dans la discussion de groupe à ce sujet : zéro.

Là où expert.band vous aide

Une demande de disponibilité envoie à chaque membre un lien personnel par e-mail et, s'il a un numéro de téléphone, par SMS (50 SMS par mois sont inclus). Le lien affiche le concert et deux boutons, disponible ou indisponible, sans connexion. La page du concert montre qui a dit oui, qui a dit non, et qui n'a pas répondu, et vous pouvez envoyer un rappel aux seuls silencieux. Quand vous en avez assez, passez le concert de demande à confirmé et tout le groupe le voit ; le même flux est décrit dans les demandes de disponibilité expliquées.