Remplaçants et musiciens de substitution : ne jamais annuler un concert

Le bassiste a de la fièvre jeudi et le mariage est samedi. Dans un groupe avec un système de remplaçants, c'est une affaire de 20 minutes : un message au premier nom de la liste, un lien vers les grilles, terminé. Dans un groupe sans, c'est deux jours de panique, un musicien qui n'a jamais entendu vos arrangements, et un chef qui passe les balances à enseigner les fins.

Un remplaçant n'est pas une éventualité ; il fait partie du fonctionnement d'un groupe pro. Sur 40 concerts par an, attendez-vous à ce que 3 à 6 nécessitent un remplaçant pour un poste ou un autre. Voici le système.

La liste des remplaçants : deux noms par poste

Pour chaque position dans le groupe, gardez deux personnes qui ont accepté sur le principe de remplacer, classées. Pour chacune : nom, téléphone, e-mail, instruments et si elle chante, distance depuis votre base, tarif convenu, et la date de son dernier concert avec vous. Six postes, douze noms.

D'où ils viennent :

• Des musiciens avec qui vous avez partagé des affiches ou des scènes et que vous avez appréciés.
• Des membres d'autres groupes de votre scène qui tournent moins que vous.
• Des musiciens recommandés par votre ingénieur du son ou vos membres.
• Les bons candidats de votre dernière audition qui n'ont pas eu le poste.

Demandez-leur correctement : « On aimerait t'avoir sur notre liste de remplaçants à la basse. Les concerts locaux paient 220 €, les journées complètes hors de la ville 300 €. On enverrait les grilles, les enregistrements du groupe et une setlist une semaine avant. Ça t'irait ? » Un oui maintenant vaut beaucoup un jeudi.

Rafraîchissez la liste tous les six mois. Les gens déménagent, arrêtent, sont occupés. Une liste de remplaçants où les deux noms sont périmés n'est pas une liste de remplaçants.

Des grilles qu'un inconnu peut jouer

Le système de remplaçants échoue si le matériel vit dans la tête des membres. Pour chaque morceau actif, il vous faut :

• La tonalité du groupe, qui n'est souvent pas la tonalité originale. Voir choisir les tonalités pour vos chanteurs.
• Le tempo du groupe en BPM.
• Un plan de structure : intro (4 mesures, riff de guitare), C1, R, C2, R, pont, R x2, fin (stop sur le 1). Voir la notation de structure des morceaux.
• Une grille d'accords ou un lead sheet dans cette tonalité, ou en chiffres de Nashville, pour qu'un bon musicien puisse la lire à vue. Voir grilles d'accords, lead sheets et système de Nashville.
• Un enregistrement du groupe, idéalement live, pour qu'il entende votre arrangement plutôt que celui de l'album.

Testez-le : donnez à un musicien qui n'a jamais joué avec vous vos grilles pour dix morceaux et voyez quelle part de la répétition est consacrée à des choses que la grille aurait dû lui dire. Chacune est une grille à corriger.

Les règles de cachet

Décidez-les une fois et mettez-les dans l'accord de groupe, parce que le moment où un remplaçant est nécessaire n'est pas le moment de négocier.

Ce que le remplaçant est payé. Un tarif fixe convenu à l'avance, payé le soir même ou sous une semaine. Ne payez pas les remplaçants avec une « part » d'un cachet inconnu ; ils veulent un chiffre. Les fourchettes typiques en Europe de l'Ouest pour les prestations de bal sont de 180 à 300 € par concert selon la durée et le déplacement ; ajustez à votre marché. Payez légèrement au-dessus de ce que vous jugez juste. Un remplaçant bien et rapidement payé revient, et parle de vous aux autres bons musiciens.

D'où vient l'argent. Trois règles courantes :

1. Le membre absent paie la différence. Si le remplaçant coûte 220 € et que la part du membre aurait été de 250 €, le membre reçoit 30 €. Juste quand l'absence est un choix (des vacances, un autre concert).
2. Le groupe paie. Le remplaçant est payé sur le cachet, le reste est partagé entre ceux qui ont joué, le membre absent ne reçoit rien. Juste quand l'absence est inévitable (maladie, deuil).
3. Les groupes à cachets fixes. Le remplaçant reçoit le tarif du poste. La marge du chef ne change pas. Simple.

La plupart des groupes utilisent un mélange de 1 et 2 : la maladie est aux frais du groupe, le choix à ceux du membre. Écrivez-le ainsi.

Qui organise le remplaçant. Le membre absent trouve et briefe le remplaçant à partir de la liste, sauf s'il est trop malade pour le faire, auquel cas le chef s'en charge. Dans les deux cas, le chef approuve le choix.

Acomptes et annulations. Un remplaçant qui a dit oui est réservé. Si le membre se rétablit et veut récupérer le concert, le remplaçant est quand même payé au moins la moitié. Les remplaçants se parlent entre eux de ceux qui leur font faux bond.

Briefer un remplaçant en un message

Le brief doit être un seul message avec tout, envoyé à l'instant où il dit oui, pour qu'il puisse commencer à apprendre le soir même. Le modèle :

Merci de nous dépanner samedi 14 juin. Les détails : Concert : mariage Kowalski, Villa Rosa, Lindenstraße 4, Bad Homburg. Plan : [lien]. Horaires : chargement 16 h, balances 17 h, invités dans la salle à partir de 18 h 30, set d'ambiance 19 h-20 h, sets de fête 21 h-22 h 15 et 22 h 45-0 h. Démontage pour 0 h 45. Formation : Lena (chant), Ben (guitare, DM, départs), Anna (claviers), toi (basse), Tom (batterie). Ben est ton contact le jour J : +49 ... Setlist et grilles : [lien]. Trois sets, 38 morceaux. Les tonalités sont les nôtres, pas les originales. Les enregistrements du groupe sont joints à chaque morceau. Priorités : la première danse est « At Last » en fa, 62 BPM, avec une fin tenue sur un signe de tête de Ben. On s'arrête net avant le dernier refrain de « Valerie ». Tout le reste est sur les grilles. Matériel : on utilise des in-ears ; apporte ton boîtier et un câble de rechange, sinon des retours sont disponibles. DI fournie. La scène fait 6 × 4 m. Tenue : noir, sans logos. Cachet : 300 € (journée complète, 90 km aller), payé par virement lundi. Parking et repas fournis. Merci de confirmer que tu as ouvert les grilles et que les enregistrements se lisent.

Tout ce dont le remplaçant a besoin est à un seul endroit, et rien ne nécessite un second message. Une version de ce brief est aussi ce que les membres du groupe eux-mêmes devraient recevoir ; voir la check-list du jour du concert.

Le soir même

• Placez le remplaçant à côté du DM ou de celui qui signale les fins. Les signes de tête valent mieux que les cris.
• Jouez la première danse et les deux transitions les plus délicates aux balances. Pas tout le set ; les trois choses qui vont mal tourner.
• Présentez-le au client comme un membre du groupe. Personne n'a besoin de savoir que c'est son premier concert avec vous.
• Payez-le avant qu'il parte, ou dites-lui le jour exact où le virement arrive.

À faire aujourd'hui

• Écrivez la liste des remplaçants. Mettez un nom dans chaque case, même si le second nom est une hypothèse à confirmer la semaine prochaine.
• Envoyez le message « tu serais sur notre liste ? » aux trois personnes dont vous êtes le moins sûr.
• Choisissez un morceau et vérifiez que sa grille, sa tonalité, son tempo et un enregistrement du groupe existent. Puis faites le suivant à chaque répétition.

Là où expert.band vous aide

Un remplaçant peut être invité dans le groupe gratuitement, pour un seul concert si vous voulez, et voit la setlist dans l'ordre avec la tonalité, le tempo, la structure et l'enregistrement du groupe joint à chaque morceau, plus la page du concert avec horaires, adresse, lien de carte, formation et ses articles de chargement assignés. Retirez-le ensuite et son accès se termine tandis que la fiche du concert reste. La liste des remplaçants elle-même est à vous, gardez-la où vous voulez ; expert.band conserve les grilles et la feuille de concert qui font du brief un simple lien.