Ce que fait vraiment un chef de groupe

Demandez à un groupe ce que fait le chef et vous entendrez « il compte les départs » et « il parle au public ». Demandez au chef et vous obtiendrez une liste qui commence par 40 e-mails sans réponse. L'écart entre ces deux réponses, c'est là que vit la plupart des rancœurs de groupe, dans les deux sens.

Cet article s'adresse à deux lecteurs : le chef qui se demande s'il est normal de passer plus de temps sur l'administratif que sur la musique (oui), et le membre qui se demande pourquoi le chef prend une plus grosse part (voilà pourquoi). Il se termine par la façon de confier une partie du travail à un gestionnaire sans perdre le contrôle du groupe.

Les quatre métiers dans le métier

La réservation. Chaque concert commence par une demande à laquelle quelqu'un doit répondre dans la journée, qualifier (date, lieu, budget, ce qu'ils veulent), chiffrer, relancer, contractualiser et pour laquelle encaisser un acompte. Pour un groupe qui fait 40 concerts par an, cela représente typiquement 80 à 120 demandes, parce qu'environ un tiers à la moitié aboutissent. À 45 minutes par demande en moyenne, y compris celles qui ne mènent nulle part, cela fait 60 à 90 heures par an avant qu'une note soit jouée. Puis il y a la prospection qui crée les demandes en premier lieu ; voir comment décrocher plus de concerts.

L'argent. Devis, factures, acomptes, relance des soldes, payer le groupe, payer la location du camion, la salle de répétition, l'assurance et les logiciels, et tenir des registres qui résistent à une question fiscale. Deux à quatre heures par mois si c'est organisé, beaucoup plus sinon. Et le chef porte généralement le risque financier : le client qui paie avec 60 jours de retard, dans l'esprit des membres du groupe, ce n'est pas lui qui ne les a pas encore payés.

La logistique. Les disponibilités pour chaque demande, la formation par concert, la feuille de route (horaires, adresse, parking, contact, tenue), la setlist, la liste de chargement, les remplaçants quand quelqu'un se désiste, le planning des répétitions. Une à deux heures par concert, donc encore 40 à 80 heures par an.

Le moral. Celui que personne ne budgète. Remarquer que le bassiste s'est tu. Avoir la conversation avec la chanteuse sur les tempos. Maintenir les exigences du groupe sans être la personne dont tout le monde redoute un message. Décider quand dire non à un concert parce que le groupe est fatigué. Cela n'a pas d'heures ; cela a un poids.

Additionnez tout et le chef d'un groupe de bal occupé fait 150 à 250 heures par an de travail que personne ne voit. C'est quatre à six semaines de travail. Une prime de chef de 10 % par concert ou un forfait de 100 à 200 € n'est pas généreuse ; c'est à peu près le salaire minimum pour ce temps. Partager l'argent dans un groupe montre comment l'intégrer au partage pour qu'elle soit visible plutôt que source de rancœur.

Ce que le chef n'est pas

• Pas le meilleur musicien. Souvent non. Le chef est la personne qui fait en sorte que le concert ait lieu.
• Pas le propriétaire de chaque décision. Le chef décide de ce que l'accord de groupe dit qu'il décide : généralement accepter des concerts dans la fourchette de prix convenue, et les arbitrages du jour J. Le répertoire, les tarifs et les membres sont des décisions de groupe.
• Pas le thérapeute ni la banque du groupe. Des limites sur les deux sont saines. Un chef qui avance les cachets de sa poche et absorbe chaque humeur se dirige vers l'épuisement, et un chef épuisé, c'est ainsi qu'un groupe se termine.

La réalité hebdomadaire

Un chef qui maîtrise la situation y consacre environ 90 minutes par semaine en trois blocs : demandes et argent, calendrier et personnes, le prochain concert. La routine est dans gérer un groupe comme une entreprise. Un chef qui ne maîtrise pas la situation passe les mêmes heures dans un pire ordre, surtout en réaction, et à 23 h.

La différence n'est pas l'effort. Ce sont les systèmes : un endroit où vivent les concerts avec leur statut, une façon de demander les disponibilités qui produit un décompte au lieu d'un fil, des modèles pour le devis et la feuille de route, et une liste de chargement qui assigne les articles aux personnes pour que le chef ne soit pas celui qui porte les câbles de rechange.

Déléguer à un gestionnaire

Une fois qu'un groupe dépasse environ 30 concerts par an, la réservation et l'argent constituent un rôle à temps partiel. Il y a trois façons de le pourvoir.

1. Un membre devient gestionnaire. Le claviériste qui aime les tableurs reprend devis et factures contre une part supplémentaire ou un forfait. Avantages : il connaît le groupe, il ne coûte pas cher, il est déjà en répétition. Risques : deux personnes ont maintenant leur mot à dire sur l'argent, donc l'accord doit dire qui décide des prix.

2. Un gestionnaire ou agent externe. Quelqu'un qui réserve pour plusieurs groupes, généralement pour 10 à 20 % du cachet. Il apporte des demandes que vous n'auriez pas eues ; il apporte aussi ses propres priorités. Voir travailler avec les agences et les wedding planners.

3. Un partenaire ou ami qui ne joue pas. Un conjoint, un musicien retraité, quelqu'un qui veut s'impliquer. Fonctionne étonnamment souvent pour les mariages, où la personne face au client gagne à être calme et pas sur scène.

Qui que ce soit, donnez-lui les outils plutôt que votre boîte de réception. Il doit pouvoir voir le calendrier, marquer les demandes, envoyer des demandes de disponibilité, rédiger et envoyer des devis, et enregistrer les acomptes, sans pouvoir supprimer le groupe ni changer la facturation. C'est la différence entre un gestionnaire et un copropriétaire, et ce doit être une différence dans ce qu'il peut toucher, pas seulement un accord tacite.

Gardez trois choses chez le chef : le oui final sur un concert hors de la fourchette de prix convenue, le compte bancaire, et la conversation quand quelqu'un doit partir.

La check-list de passation

Si vous confiez la réservation à un gestionnaire, faites-le dans cet ordre sur un mois :

1. Semaine 1 : il lit chaque demande avec vous. Vous répondez ; il observe.
2. Semaine 2 : il rédige les réponses et les devis ; vous validez avant envoi.
3. Semaine 3 : il envoie ; vous recevez une copie.
4. Semaine 4 : il gère ; vous vérifiez le pipeline une fois par semaine lors d'un appel de 15 minutes.

Écrivez les fourchettes de prix, les suppléments standards et les choses auxquelles vous dites toujours non (démontages le dimanche après 2 h, concerts à plus de 200 km sans nuit sur place) sur une page. Cette page est l'autorité du gestionnaire.

Les signes que le chef a besoin d'aide

• Les demandes mettent plus de 48 heures à recevoir une réponse.
• Le chef a annulé une répétition à cause de l'administratif.
• Personne d'autre dans le groupe ne connaît l'identifiant de quoi que ce soit.
• Le chef a dit « je pense tout arrêter » plus d'une fois cette année.

N'importe lequel de ces signes est le moment de déléguer. Le groupe qui attend que le chef s'épuise n'obtient pas un second chef ; il obtient un dernier concert.

À faire aujourd'hui

• Notez chaque tâche que vous avez faite pour le groupe le mois dernier et combien de temps elle a pris. Montrez-le au groupe.
• Choisissez une tâche à confier à quelqu'un d'autre ce mois-ci. La logistique du prochain concert est un bon début.
• Mettez la prime du chef, ou son absence, à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Là où expert.band vous aide

expert.band a un rôle de gestionnaire conçu exactement pour cette passation : un gestionnaire peut faire tout ce qu'un chef peut faire, y compris les concerts, les demandes de disponibilité, les devis avec lien client, les setlists et les répétitions, sauf la facturation, la suppression du groupe et son transfert. Le chef garde le compte et l'argent ; le gestionnaire reçoit les outils. Les membres rejoignent gratuitement, donc ajouter un gestionnaire qui ne joue pas ne coûte rien de plus.