Travailler avec les agences et les wedding planners

Une agence ou un wedding planner peut doubler l'agenda d'un groupe en une saison, ou bien vous envoyer deux demandes par an et beaucoup de formulaires. La différence tient rarement à la qualité du groupe. Elle tient à la facilité avec laquelle on peut vous vendre, et à votre rapidité de réponse.

Ce qu'ils veulent vraiment

Les agences et les wedding planners n'achètent pas votre musique. Ils achètent l'absence de problèmes. De leur côté, un bon groupe est un groupe qui :

• Répond à une vérification de disponibilité en quelques heures, pas en quelques jours.
• Dispose d'une grille tarifaire fixe qu'ils peuvent annoncer sans vous appeler.
• Envoie un devis ou une confirmation propre le jour même.
• Arrive avec la formation promise, à l'heure, habillé comme convenu.
• Ne contacte jamais le client en direct pour les court-circuiter.
• Envoie un mot après l'événement pour qu'ils puissent relancer le client.

Si vous faites ces six choses, on vous recommandera avant des groupes qui jouent mieux que vous. Les wedding planners en particulier se parlent entre eux, et « facile à travailler » circule vite.

Agences et wedding planners

Vus depuis la scène, ils se ressemblent, mais ce sont deux métiers différents.

	Agence de booking	Wedding planner ou organisateur
Qui les paie	Une commission sur le cachet du groupe, ou une marge par-dessus	Les mariés ou l'entreprise, en général un forfait ou un pourcentage de l'événement
Combien de groupes au catalogue	De quelques dizaines à plusieurs centaines	Une poignée en qui ils ont confiance
Ce qu'ils attendent de vous	Grille tarifaire, dossier de presse, disponibilités, réponses rapides	Fiabilité, souplesse sur les horaires, un seul interlocuteur
Volume typique	5 à 30 demandes par an, faible conversion	1 à 5 réservations par an, forte conversion
Contrat	Le leur, avec les conditions de commission	Le vôtre, ou celui du client

Une agence envoie du volume avec un faible taux de réussite : comptez dix devis pour deux ou trois réservations. Un wedding planner envoie moins de demandes, mais il vous a déjà vendu au client au moment où il vous appelle.

La commission : ce qui est normal

La commission varie selon les pays et les agences, mais ces fourchettes reviennent souvent :

• Commission d'agence : 10 à 20 % du cachet du groupe. 15 % est le chiffre le plus fréquent.
• Modèle à la marge : l'agence annonce au client le prix qu'elle veut et vous verse votre prix net. Vous ne voyez jamais le prix client. C'est acceptable tant que votre net correspond à votre cachet habituel.
• Commission d'apport d'un wedding planner : souvent aucune. Certains demandent 5 à 10 %. Beaucoup préfèrent que votre prix reste identique au direct, pour que leur client ne paie pas plus cher parce qu'il passe par eux.

Deux règles vous protègent. D'abord, annoncez toujours aux agences votre cachet net de leur commission, ou précisez clairement ce qu'il en est : « 1 800 EUR net pour le groupe, votre commission en plus » évite la dispute classique au moment du paiement. Ensuite, ne laissez jamais la commission faire passer votre net sous votre plancher. Si une agence veut 20 % et que votre plancher est de 1 500 EUR, le prix client est de 1 875 EUR, pas de 1 500 EUR. Voir comment fixer le prix de votre groupe pour établir ce plancher.

L'exclusivité

Certaines agences demandent l'exclusivité : vous ne travaillez que par leur intermédiaire, sur une région ou partout. Ne signez que si elles peuvent vous montrer les réservations qui la justifient. Les questions à poser :

• Combien de dates vos trois meilleurs groupes ont-ils obtenues l'an dernier ?
• L'exclusivité est-elle réciproque (s'engagent-ils à ne pas référencer un groupe directement concurrent) ?
• Quel est le préavis pour partir ? Trois mois est raisonnable ; douze ne l'est pas.
• Que devient un client qui vous a trouvés en direct pendant la période d'exclusivité ?

Un référencement non exclusif, avec une règle claire sur qui possède quel client, vaut généralement mieux pour un groupe qui tourne. La règle habituelle : celui qui a amené le client le premier le possède pour cet événement, et pendant les 12 mois qui suivent.

Les délais de réponse attendus

• Vérification de disponibilité : le jour même. Les agences interrogent souvent trois groupes en même temps et réservent le premier qui dit oui.
• Devis : dans les 24 heures suivant le brief.
• Signature du contrat : sous 3 jours ouvrés.
• Détails d'organisation (horaires de sets, fiche technique, arrivée) : 7 à 14 jours avant l'événement, sans qu'on vous le demande.
• Retour après l'événement : le jour ouvré suivant.

Un groupe qui tient ces cinq délais est rare. Devenir ce groupe est un avantage concurrentiel que vous pouvez créer en une semaine, sans apprendre un seul morceau de plus. La mécanique pour interroger le groupe rapidement est détaillée dans des demandes de disponibilité qui obtiennent des réponses.

Les documents à tenir prêts

Gardez un seul dossier, partagé avec tout le groupe, contenant les versions à jour de :

1. La grille tarifaire avec 3 ou 4 formules (du duo au groupe complet, option cérémonie, set DJ, heure supplémentaire) et ce que chacune comprend.
2. Le dossier de presse : une page avec une bio de 120 mots, 5 photos, 2 vidéos de 3 minutes maximum chacune, et un exemple de setlist.
3. La fiche technique et le plan de scène, une page chacun.
4. La liste du répertoire, exportable en texte simple, triée par époque ou par style.
5. L'attestation d'assurance (responsabilité civile), si votre pays l'exige pour les salles.
6. Un modèle de devis, pour qu'une offre complète prenne 15 minutes.
7. Un e-mail de confirmation type listant la formation, les horaires, le cachet, l'acompte et les conditions d'annulation.

Datez chaque fichier et supprimez les anciennes versions. Une agence qui utilise encore votre grille de 2023 vendra votre prix de 2023.

Entretenir la relation

• Passez une fois par an. Une demi-heure dans les bureaux de l'agence vaut mieux que 20 e-mails.
• Envoyez une nouvelle vidéo sans qu'on vous la demande. Un extrait de 90 secondes d'un mariage récent leur donne du frais à vendre.
• Faites un retour après chaque concert qu'ils vous ont envoyé. Trois lignes : ça s'est bien passé, client content, un détail réutilisable.
• Ne les contournez jamais. Si un client qu'ils vous ont présenté veut réserver en direct la prochaine fois, dites-le à l'agence. L'économie immédiate est plus petite que le flux perdu.
• Passez la main sur ce que vous ne pouvez pas prendre. Un groupe qui propose deux autres bons groupes quand il est complet devient le premier appel du wedding planner.

À faire aujourd'hui

1. Dressez la liste de 10 agences et 10 wedding planners de votre région. Notez lesquels vous connaissent déjà.
2. Vérifiez que votre grille tarifaire, votre dossier de presse et votre fiche technique portent l'année en cours.
3. Décidez de votre position sur la commission : net pour le groupe, leur commission en plus. Écrivez-le dans la grille tarifaire.
4. Fixez une règle : toute demande d'agence reçoit une réponse sous 4 heures ouvrées, même si la réponse est « on vérifie, retour demain midi ».

Où expert.band vous aide

Les devis d'expert.band se construisent à partir d'un catalogue de prestations : une offre prête pour l'agence, avec déroulé, prestations, frais et totaux, se prépare en quelques minutes et part sous forme de lien client (avec un bouton PDF) dans la langue du client. Quand une agence vérifie une date, une demande de disponibilité atteint chaque membre par e-mail et SMS avec une réponse en un geste, et vous pouvez dire oui l'après-midi même. Le répertoire peut être exporté en liste simple pour les dossiers de l'agence.