Firmenevents: wie ihr die Band werdet, die Unternehmen wieder anrufen

Eine Firmenbuchung ist ungefähr so viel wert wie eine Hochzeit und kostet halb so viel emotionale Energie. Der Kunde ist ein Profi mit Budget, Bestellnummer und einer Venue, die das schon einmal gemacht hat. Was er von einer Band will, ist keine Magie; es ist Verlässlichkeit, Kontrolle und eine Rechnung, die ohne Telefonanruf durch sein System geht.

Bands, die von Unternehmen wieder gebucht werden, verstehen, dass die Musik ein Bestandteil des Events von jemandem ist, nicht das Event selbst. Das braucht diese Person von euch.

Wer bucht und was ihm wichtig ist

Der Kunde ist meist einer von diesen: ein interner Eventmanager oder eine Assistenz der Geschäftsleitung, eine Eventagentur, die die Feier für das Unternehmen ausrichtet, oder das Eventteam einer Venue. Ihnen ist wichtig, in dieser Reihenfolge:

1. Dass nichts schiefgeht. Sie werden am ganzen Abend gemessen; eine Band, die zu spät kommt, während der Rede des CEO zu laut ist oder mit der AV-Crew streitet, ist ihr Versagen.
2. Dass ihr ins Format passt. Hintergrundmusik zum Dinner, danach ein Party-Set, eine bestimmte Endzeit.
3. Dass der Papierkram einfach ist. Ein Angebot, das sie weiterleiten können, eine Rechnung mit ihrer Bestellnummer, korrekt behandelte MwSt., Versicherungsnachweise, wenn die Venue fragt.
4. Preis, aber meist innerhalb einer Spanne statt bis auf den letzten Euro. Firmenbudgets werden Monate im Voraus festgelegt; ihr passt entweder hinein oder nicht.

Beachte, dass „tolle Band“ nicht auf der Liste steht. Das wird vorausgesetzt. Die Unterscheidungsmerkmale sind die vier oben.

Das Briefing: Fragen für das erste Gespräch

• Was ist der Anlass, und wie viele Gäste? Eine Weihnachtsfeier für 300 und ein Kundendinner für 40 brauchen verschiedene Bands, oder verschiedene Formate derselben Band.
• Wie ist der Ablauf? Empfang, Dinner, Reden, Preisverleihungen, Tanz, Abfahrt. Wo sitzt die Livemusik, und wo muss sie aufhören?
• Wer ist der Ansprechpartner am Tag, und ist eine Agentur oder AV-Firma beteiligt?
• Was stellt die Venue: Bühne, PA, Licht, Tontechniker? Firmen-Venues haben oft ein eigenes AV-Team und erwarten, dass ihr euch in ihr System einsteckt. Siehe Backline erklärt.
• Dresscode für die Gäste, und damit für die Band. Black Tie heißt Black Tie.
• Gibt es inhaltliche Regeln? Manche Unternehmen wollen keine expliziten Texte, keine politischen Songs oder ein Set, das bestimmte Themen meidet. Fragt; ratet nicht.
• Gibt es eine Lautstärkegrenze oder ein hartes Ende, und wer setzt es durch?
• Wie läuft die Bezahlung: Bestellnummer nötig, Zahlungsziel (30 Tage sind normal, 60 nicht ungewöhnlich), Rechnungsempfänger, USt-IdNr.?

Schreibt die Antworten in den Gig-Eintrag. Die Vorabinfos für ein Firmenevent sind dasselbe Dokument wie für eine Hochzeit, nur mit mehr Namen darauf.

Formate: Hintergrund, Party und der Wechsel

Die meisten Firmenbuchungen wollen zwei Dinge von einer Band.

Hintergrund-Sets beim Empfang oder Dinner: 45–90 Minuten, leise, keine Ansagen, Songs, die die Leute erkennen, ohne hinhören zu müssen. Jazz-Standards, akustischer Pop, Soul auf halber Kraft. Der Test: Zwei Leute an einem Tisch können sich unterhalten, ohne die Stimme zu heben. Wenn ihr das nicht könnt, bietet es nicht an; ein Dinner-Set in Party-Lautstärke ist der häufigste Grund, warum eine Band nicht wieder gebucht wird.

Party-Sets: 60–90 Minuten nach den Reden, volle Energie, allgemein bekannte Songs aus drei Jahrzehnten, mit auf die Minute eingehaltener Endzeit. Firmenpublikum ist in der Altersspanne breiter als Hochzeitsgesellschaften und in der Stimmung gemischter; manche trinken seit 17:00 Uhr, andere wollen nach Hause. Sicher eröffnen, schnell aufbauen, groß enden.

Der Wechsel. Die Zeit zwischen Dinner und Tanz ist oft mit Preisverleihungen oder einer Rede gefüllt. Habt einen Plan: Die Band verlässt die Bühne, die PA trägt auf Wunsch das Redemikrofon (vorher vereinbaren und berechnen, wenn euer Equipment beteiligt ist), und die Band kehrt mit einem knackigen ersten Song zurück, sobald der Redner sagt: „Genießt den Rest des Abends.“

Lautstärke und der Haustechniker

Firmen-Venues haben häufig einen eigenen Tontechniker und eine eigene PA. Behandelt sie als Crew des Kunden: Kommt zur vereinbarten Zeit, bringt eure Inputliste und den Bühnenplan mit, seid schnell und folgt ihren Lautstärkeanweisungen ohne Widerspruch. Wenn ihr In-Ears nutzt, sind Firmenräume der Ort, wo sie sich bezahlt machen: stille Bühne, zufriedener Techniker, Dinnergäste, die sich unterhalten können. Siehe Soundcheck-Etikette.

Hat die Venue einen Lautstärkebegrenzer, fragt nach dem Pegel und probt, darauf zu spielen. Eine Band, die während des Lieblingssongs des CEO zweimal den Limiter auslöst, wird nicht wieder gefragt.

Kleidung und Verhalten

• Passt euch dem Dresscode der Gäste an, eine Stufe schicker. Firmenpublikum bemerkt eine Band in Turnschuhen.
• Kein Alkohol vor oder während der Sets. Ein Glas danach, wenn es angeboten wird.
• Kein Essen an Gästetischen, außer auf Einladung. Fragt, wo das Crew-Essen ist.
• Niemand aus der Band spricht mit dem CEO über das Produkt des Unternehmens. Niemand postet Fotos vom Event ohne zu fragen; viele Firmenevents sind privat.
• Auf- und Abbau über den Weg, den die Venue vorgibt, leise, pünktlich.

Rechnungen und Verwaltung

Hier verlieren Bands Firmenkunden, ohne zu wissen, warum. Die Buchhaltung kann keine Rechnung bezahlen, der die Bestellnummer, der korrekte Rechnungsempfänger, eine USt-IdNr., falls zutreffend, oder ein Fälligkeitsdatum fehlt. Der Eventmanager muss euch dann hinterherlaufen und erinnert sich nächstes Jahr daran.

Macht das richtig:

• Den exakten Rechnungsempfänger und die Adresse des Kunden, plus Bestellnummer, falls sie damit arbeiten, vor dem Event.
• Eine Rechnung, die Zeile für Zeile dem Angebot entspricht, am Tag nach dem Event gesendet, mit ausgewiesener MwSt., wenn ihr sie berechnet. Siehe MwSt., Rechnungen und Belege für Bands.
• Angegebenes Zahlungsziel (30 Tage sind Standard). Eine Anzahlung ist im Firmengeschäft weniger üblich als bei Hochzeiten, aber 30–50 % bei Bestätigung sind für Events über 3.000 € angemessen, und größere Unternehmen zahlen sie, wenn das Angebot es vorsieht.
• Haftpflichtversicherungsnachweis und auf Nachfrage Prüfnachweise für die elektrische Sicherheit eures Equipments. Viele Venues verlangen sie; habt PDFs bereit.

Agenturen

Eventagenturen buchen viele Bands und zahlen 10–20 % weniger als Direktkunden, aber sie buchen wiederholt, briefen gut und kümmern sich um den Kunden. Seid unkompliziert: Antwortet innerhalb von Stunden, schickt ein einseitiges Profil mit Video und Preisspanne, liefert genau das, was gebrieft wurde, und kontaktiert den Endkunden nie direkt für künftige Aufträge, es sei denn, die Agentur sagt es. Mit Agenturen und Hochzeitsplanern arbeiten behandelt Provision und Exklusivität.

Firmenarbeit kalkulieren

In Westeuropa verlangt eine fünfköpfige Band typischerweise 1.500–4.000 € für einen Firmenabend, mehr für große oder prominente Events, mit Hintergrund-Sets, DJ-Service, Zusatzstunden und Abbau außerhalb der üblichen Zeiten als Extras. Termine unter der Woche sind üblich und können wie Wochenenden kalkuliert werden, weil der Kunde nicht mit eigenem Geld bezahlt. Die Spannen variieren je nach Land; siehe Richtwerte für Gig-Honorare.

Warum sie wieder anrufen

Das Gespräch über die Wiederbuchung findet in der Woche nach dem Event im Kopf des Eventmanagers statt und lautet: „Waren sie pünktlich? Haben sie gemacht, was wir wollten? Hat sich jemand über die Lautstärke beschwert? Ist die Rechnung durchgegangen?“ Viermal Ja, und ihr seid auf der Shortlist für nächstes Jahr, bevor die Venue überhaupt gebucht ist. Fasst nach einem Monat mit einem Dankeschön nach und dem Hinweis, dass ihr einen Termin für ihr nächstes Event freihaltet.

Mach das heute

• Schreib ein einseitiges Firmenprofil: Formate, Lautstärkeversprechen, Tonanlage, Versicherung, Preisspanne, Videolink.
• Erstell eine Rechnungsvorlage mit Feldern für Bestellnummer, Rechnungsempfänger und MwSt.
• Nimm „Hintergrund-Set in Gesprächslautstärke“ in den Probenplan auf, wenn ihr noch nie eines geprobt habt.

Wo expert.band hilft

Firmenkunden wollen schnell ein sauberes Angebot: Die Angebote in expert.band werden aus einem Katalog eurer Leistungen gebaut (Hintergrund-Set, Party-Sets, DJ-Service, PA-Miete, Anfahrt), in Abschnitten gruppiert mit einem Ablauf des Abends, mit ausgewiesener MwSt., wenn ihr sie berechnet, und eurer aufgedruckten USt-IdNr.; der Kunde öffnet es über einen Link oder lädt das PDF herunter und leitet es intern weiter. Die Gig-Seite hält den Ansprechpartner am Tag, den Ablauf und das Pack-Kit für einen Firmenraum fest, und das gedruckte Gig-Blatt brieft die ganze Band.