Die Saison eurer Band planen: ein 12-Monats-Kalender

Das Jahr einer Band ist nicht gleichmäßig verteilt. Hochzeiten ballen sich von Mai bis September, Firmenfeiern in den letzten sechs Wochen des Jahres, Festivalbewerbungen schließen im Winter für Bühnen im Sommer, und die ganze Band will im August frei haben. Wenn du planst, indem du auf die Anfrage reagierst, die heute Morgen kam, lernst du neue Songs im vollsten Monat und sitzt im ruhigen untätig herum.

Unten steht ein 12-Monats-Kalender für eine Event- oder Coverband in Europa. Termine verschieben sich je nach Land und Szene, also nimm ihn als Vorlage zum Anpassen, nicht als Plan zum Kopieren.

Die Form des Jahres

Zwei Spitzen und zwei Täler, ungefähr:

• Hochzeitssaison: Mai bis September, wobei Juni und September meist am vollsten sind. Samstage füllen sich 9–15 Monate im Voraus.
• Firmensaison: Mitte November bis zur dritten Dezemberwoche, plus ein kleinerer Anstieg Ende Januar und Februar für Kick-offs und Preisverleihungen. Buchungen kommen 2–4 Monate vorher.
• Täler: Januar (nach Weihnachten) und je nach Markt eine schwache Phase Ende Juli und August.
• Festivals und öffentliche Veranstaltungen: Juni bis August, Bewerbungen typischerweise September bis Februar für den folgenden Sommer.

Legt die unglamouröse Arbeit in die Täler: neue Songs, die Preisüberprüfung, der Videodreh, die Wartung des Equipments.

Januar: Rückblick und Neustart

• Zahlen. Gespielte Gigs, Umsatz, durchschnittliches Honorar, Abschlussquote von Anfrage zu Buchung, Absagen. Eine Seite.
• Die Preisüberprüfung. Jetzt ist der Zeitpunkt, die Preise zu erhöhen, weil der Großteil der nächsten Saison noch nicht gebucht ist und Kunden, die jetzt anfragen, Preise fürs neue Jahr erwarten. Siehe die Preise eurer Band erhöhen.
• Die Repertoire-Ausdünnung. Führt eine Bewertungsrunde durch; streicht die Songs, die niemandem Spaß machen und zu denen keine Tanzfläche tanzt. Ziel: in den nächsten drei Monaten 5–10 streichen und 10–15 aufnehmen. Siehe euer Repertoire bewerten.
• Festivalbewerbungen. Viele schließen im Januar und Februar. Habt EPK und Video im Dezember fertig.

Februar: lernen

Der beste Lernmonat: wenige Gigs, alle ausgeruht. Bucht einen Probenblock, vier bis sechs Termine über den Monat, und lernt die neuen Songs in Gruppen von drei oder vier. Nehmt jeden Termin auf. Bucht jetzt die Proberaumtermine für das Jahr, wenn der Raum das erlaubt; die guten Abende gehen weg.

März: Promotion und Vorbereitung

• Hochzeitsanfragen für die kommende Saison kommen noch; antwortet innerhalb von 24 Stunden und fasst innerhalb von fünf Tagen nach.
• Dreht oder aktualisiert Live-Video mit den neuen Songs darin, idealerweise bei einem Showcase-Gig oder einer Probe mit richtigem Licht.
• Wartet die PA, ersetzt die Kabel, die „ein bisschen knistern“, prüft die In-Ear-Packs. Besser jetzt als im Juni in einem Festzelt.
• Hochzeitsmessen, wenn ihr welche macht, sind oft Januar bis März. Macht die Umrechnung, bevor ihr für einen Stand bezahlt.

April: Besetzung und Logistik

• Bestätigt die Besetzung für jede Hochzeit bis September. Wer ist wann im Urlaub? Brieft jetzt die Aushilfen und setzt sie auf die Aushilfenliste.
• Schickt die Vorabinfos für die Mai-Gigs.
• Baut die Pack-Kits für die Show-Typen, die ihr diese Saison spielt (volle Band mit eigener PA, Festival mit Backline, akustisches Zeremonie-Set).
• Prüft Versicherungsverlängerungen und die Verkehrstauglichkeit des Vans vor der ersten langen Fahrt.

Mai bis Juli: spielen

Hier wird das Geld verdient. Die Planungsaufgabe in diesen Monaten ist, die Band zu schützen:

• Keine neuen Songs im Mai–Juli, es sei denn, ein Kunde hat dafür bezahlt. Die Lernkapazität geht darauf, die Sets tight zu spielen.
• Alle drei oder vier Wochen eine Probe zur Pflege, kein wöchentlicher Trott. Fokus auf Übergänge und Enden. Siehe die Probe vor dem Gig.
• Verfügbarkeit drei Monate im Voraus. Anfragen für August und September sollten innerhalb von 48 Stunden beantwortet werden; der Bandleader bestätigt oder sagt innerhalb der Woche ab.
• Liquidität. Restbeträge sind typischerweise 14–30 Tage vor der Hochzeit fällig; mahnt sie in einem festen wöchentlichen Slot an.
• Urlaub. Entscheidet im April, wer im Juli und August weg ist, und bucht Aushilfen oder blockt die Termine. Eine Band, die zwei Samstage im August blockt, verliert wenig; eine Band, die im Juli merkt, dass der Drummer in Portugal ist, verliert eine Hochzeit.

August: die schwache Phase

Je nach Markt ist der August entweder euer vollster Monat oder merklich ruhiger. Falls ruhiger:

• Macht die Halbjahreszahlen und schaut, wie das Jahr im Vergleich zum Plan läuft.
• Startet die Firmenakquise für den Herbst. Unternehmen buchen Dezemberfeiern ab September; seid zuerst in ihrem Postfach. Siehe Firmenevents für Bands.
• Ersetzt alles, was im Juni kaputtgegangen ist.

September: Hochzeitsausläufer und Firmen-Push

Oft der vollste Hochzeitsmonat überhaupt, der sich mit dem Beginn der Firmenanfragen überschneidet. Zwei Dinge:

• Bereitet jetzt eine Firmen-Set-Variante vor: eine kürzere, lautere, allgemein bekanntere Liste, mit einer Hintergrundmusik-Option fürs Dinner.
• Aktualisiert EPK und Website mit den Fotos und Referenzen dieses Sommers, solange sie frisch sind. Bittet innerhalb einer Woche nach jeder Hochzeit um Bewertungen; siehe Bewertungen und Referenzen bekommen.

Oktober: die Hochzeiten des nächsten Jahres

Anfragen für den nächsten Sommer beginnen ernsthaft nach den Hochzeiten dieses Jahres, wenn Gäste, die euch gesehen haben, sich verloben. Außerdem:

• Ein Probenblock für Weihnachtsfeier-Material: 8–12 saisonale oder partyspezifische Songs, gelernt bis Mitte November.
• Festivalbewerbungen für den nächsten Sommer öffnen bei vielen Veranstaltungen um diese Zeit. Aktualisiert die Bewerbungsunterlagen.

November und Dezember: Firmensaison

• Rechnet mit kurzfristigen Anfragen, Gigs unter der Woche, Hotels und Konferenzorten, engen Zeitplänen und Kunden, die eine Rechnung mit Bestellnummer wollen.
• Fixiert die Dezember-Besetzung bis Ende Oktober. Jeder hat Familientermine; findet heraus, welche Daten tot sind, bevor die Anfragen kommen.
• Die letzte Dezemberwoche: nichts. Gebt allen eine Pause, auch dem Bandleader.

Wiederkehrende Blöcke, die jetzt in den Kalender gehören

Block	Wann	Dauer
Probe, neues Material	Februar, Oktober	je 4–6 Termine
Probe, Pflege	alle 3–4 Wochen in der Saison	2 Stunden
Bandtreffen	monatlich, erste Woche	30 Minuten
Zahlen und Preisüberprüfung	Januar, August	2 Stunden
Equipment-Wartung	März, Oktober	ein halber Tag
Video und Fotos	März, September	je ein halber Tag
Urlaubsplanung	April	30 Minuten bei einem Treffen

Tragt diese Blöcke in den gemeinsamen Kalender zu den Gigs ein, nicht in den Kopf des Bandleaders. Mitglieder können keinen Probenblock schützen, den sie nicht sehen.

Mach das heute

• Zeichne das Jahr auf eine Seite: zwei Spitzen, zwei Täler und wo euer Markt von der Vorlage oben abweicht.
• Buche jetzt den Probenblock für Februar, und den Raum.
• Schick eine Nachricht, in der du jedes Mitglied nach seinen bekannten Urlaubsterminen für die nächsten 12 Monate fragst.

Wo expert.band hilft

Die Saison lebt in einem Kalender: Gigs als Anfragen und Bestätigungen in verschiedenen Farben und Proben, die über der eingetragenen Verfügbarkeit der Mitglieder angesetzt werden, sodass der Februar-Block dort landet, wo die Leute wirklich frei haben. Probenerinnerungen gehen automatisch per E-Mail und SMS raus, und eine Bewertungsrunde im Januar liefert euch die Repertoire-Ausdünnung in einem Durchgang statt in einem dreiwöchigen Streit.