Événements d'entreprise : devenir le groupe que les sociétés rappellent

Une réservation d'entreprise vaut à peu près autant qu'un mariage et demande moitié moins d'énergie émotionnelle. Le client est un professionnel avec un budget, un bon de commande et un lieu qui a déjà fait ça. Ce qu'il attend d'un groupe n'est pas de la magie ; c'est de la fiabilité, de la maîtrise, et une facture qui passe dans son système sans coup de téléphone.

Les groupes que les entreprises re-réservent comprennent que la musique est une composante de l'événement de quelqu'un, pas l'événement lui-même. Voici ce dont cette personne a besoin de votre part.

Qui réserve, et ce qui compte pour eux

Le client est généralement l'un de ceux-ci : un responsable événementiel interne ou une assistante de direction, une agence événementielle qui organise la fête pour la société, ou l'équipe événementielle du lieu. Ce qui compte pour eux, dans cet ordre :

1. Que rien ne tourne mal. Ils sont jugés sur toute la soirée ; un groupe en retard, trop fort pendant le discours du PDG, ou qui se dispute avec l'équipe audiovisuelle, c'est leur échec.
2. Que vous correspondiez au format. Musique de fond pendant le dîner, un set de fête après, une heure de fin précise.
3. Que la paperasse soit facile. Un devis qu'ils peuvent transférer, une facture avec leur numéro de bon de commande, la TVA correctement traitée, des attestations d'assurance si le lieu les demande.
4. Le prix, mais généralement dans une fourchette plutôt qu'à l'euro près. Les budgets d'entreprise sont fixés des mois à l'avance ; soit vous rentrez dedans, soit non.

Remarquez que « super groupe » n'est pas sur la liste. C'est présupposé. Les différenciateurs sont les quatre ci-dessus.

Le briefing : les questions à poser au premier appel

• Quelle est l'occasion, et combien d'invités ? Une fête de Noël pour 300 et un dîner clients pour 40 nécessitent des groupes différents, ou des formats différents du même groupe.
• Quel est le déroulé ? Cocktail, dîner, discours, remise de prix, danse, départs. Où se place la musique live, et où doit-elle s'arrêter ?
• Qui est le contact du jour J, et y a-t-il une agence ou une société audiovisuelle impliquée ?
• Que fournit le lieu : scène, sono, lumières, ingénieur ? Les lieux d'entreprise ont souvent une équipe audiovisuelle interne et s'attendent à ce que vous vous branchiez sur leur système. Voir le backline expliqué.
• La tenue des invités, et donc celle du groupe. Cravate noire veut dire cravate noire.
• Des règles de contenu ? Certaines sociétés ne veulent pas de paroles explicites, pas de chansons politiques, ou un set qui évite certains thèmes. Demandez ; ne devinez pas.
• Y a-t-il une limite de bruit ou une fin impérative, et qui la fait respecter ?
• Comment le paiement est-il traité : numéro de bon de commande requis, délais de paiement (30 jours est normal, 60 pas inhabituel), entité de facturation, numéro de TVA ?

Écrivez les réponses dans la fiche du concert. Une feuille de route d'entreprise est le même document qu'une feuille de route de mariage avec plus de noms dessus.

Les formats : ambiance, fête, et la bascule

La plupart des réservations d'entreprise veulent deux choses d'un seul groupe.

Les sets d'ambiance pendant le cocktail ou le dîner : 45 à 90 minutes, volume bas, pas d'annonces, des morceaux que les gens reconnaissent sans avoir besoin d'écouter. Standards de jazz, pop acoustique, soul à mi-puissance. Le test : deux personnes à une table peuvent parler sans hausser la voix. Si vous ne savez pas faire cela, ne le proposez pas ; un set de dîner joué à volume de fête est la raison la plus courante pour laquelle un groupe n'est pas re-réservé.

Les sets de fête : 60 à 90 minutes après les discours, pleine énergie, des morceaux universellement connus sur trois décennies, avec l'heure de fin respectée à la minute. Le public d'entreprise est plus large en âge que celui d'un mariage et plus mélangé en humeur ; certains boivent depuis 17 h, d'autres veulent rentrer. Ouvrez prudemment, montez vite, finissez fort.

La bascule. Le temps entre le dîner et la danse est souvent rempli par une remise de prix ou un discours. Ayez un plan : le groupe quitte la scène, la sono porte le micro du discours si on le demande (convenez-en à l'avance et facturez-le si cela implique votre matériel), et le groupe revient pour un premier morceau percutant à l'instant où l'orateur dit « bonne fin de soirée ».

Le volume et l'ingénieur du son maison

Les lieux d'entreprise ont fréquemment leur propre ingénieur et leur sono. Traitez-les comme l'équipe du client : arrivez à l'heure convenue, apportez votre liste d'entrées et plan de scène, soyez rapides, et suivez leurs consignes de volume sans discuter. Si vous utilisez des in-ears, les salles d'entreprise sont là où ils se rentabilisent : scène silencieuse, ingénieur content, convives capables de parler. Voir l'étiquette des balances.

Si le lieu a un limiteur de son, demandez le niveau et répétez en le respectant. Un groupe qui déclenche le limiteur deux fois pendant la chanson préférée du PDG ne sera pas rappelé.

Tenue et comportement

• Alignez-vous sur la tenue des invités, un cran plus chic. Le public d'entreprise remarque un groupe en baskets.
• Pas d'alcool avant ni pendant les sets. Un verre après si on vous l'offre.
• Pas de repas aux tables des invités sauf invitation. Demandez où est le repas de l'équipe.
• Personne du groupe ne parle au PDG du produit de la société. Personne ne publie de photos de l'événement sans demander ; beaucoup d'événements d'entreprise sont privés.
• Chargez et déchargez par le trajet indiqué par le lieu, discrètement, à l'heure.

Factures et administratif

C'est là que les groupes perdent des clients entreprise sans savoir pourquoi. Le service comptable ne peut pas payer une facture sans leur numéro de bon de commande, la bonne entité juridique, un numéro de TVA le cas échéant, ou une date d'échéance. Le responsable événementiel doit alors vous relancer, et s'en souvient l'année suivante.

À faire correctement :

• L'entité de facturation exacte du client et son adresse, plus le numéro de bon de commande s'ils en utilisent, avant l'événement.
• Une facture qui correspond au devis ligne pour ligne, envoyée le lendemain de l'événement, avec la TVA indiquée si vous la facturez. Voir TVA, factures et reçus pour les groupes.
• Des délais de paiement énoncés (30 jours est le standard). Un acompte est moins habituel en entreprise que pour les mariages, mais 30 à 50 % à la confirmation est raisonnable pour les événements de plus de 3 000 €, et les grandes sociétés le paieront si le devis le dit.
• Une attestation d'assurance responsabilité civile et, si demandé, des certificats de sécurité électrique pour votre matériel. Beaucoup de lieux les exigent ; ayez les PDF prêts.

Les agences

Les agences événementielles réservent beaucoup de groupes et paient 10 à 20 % de moins que les clients directs, mais elles réservent à répétition, briefent bien et gèrent le client. Soyez facile : répondez en quelques heures, envoyez un profil d'une page avec vidéo et fourchette de prix, livrez exactement ce qui a été briefé, et ne contactez jamais le client final directement pour de futures prestations sauf si l'agence le dit. Travailler avec les agences et les wedding planners couvre la commission et l'exclusivité.

Tarifer les prestations d'entreprise

En Europe de l'Ouest, un groupe à cinq facture typiquement 1 500 à 4 000 € pour une soirée d'entreprise, plus pour les événements de grande ampleur ou très en vue, avec les sets d'ambiance, le service DJ, les heures supplémentaires et les démontages tardifs en options. Les dates en semaine sont courantes et peuvent être tarifées comme les week-ends parce que le client ne paie pas avec son propre argent. Les fourchettes varient selon les pays ; voir les repères de cachets.

Pourquoi ils rappellent

La conversation de re-réservation a lieu la semaine suivant l'événement, dans la tête du responsable événementiel, et elle dit : « Étaient-ils à l'heure ? Ont-ils fait ce qu'on a demandé ? Quelqu'un s'est-il plaint du volume ? La facture est-elle passée ? » Quatre oui et vous êtes sur la liste restreinte de l'année prochaine avant même que le lieu soit réservé. Relancez dans un mois avec un remerciement et un mot disant que vous tenez une date pour leur prochain événement.

À faire aujourd'hui

• Rédigez un profil entreprise d'une page : formats, promesse de volume, sonorisation, assurance, fourchette de prix, lien vidéo.
• Créez un modèle de facture avec des champs pour numéro de bon de commande, entité et TVA.
• Ajoutez « set d'ambiance à volume de conversation » au plan de répétition si vous n'en avez jamais répété un.

Là où expert.band vous aide

Les clients entreprise veulent un devis propre, vite : les devis d'expert.band se construisent à partir d'un catalogue de vos prestations (set d'ambiance, sets de fête, service DJ, location de sono, déplacement), regroupées en sections avec un programme de la soirée, la TVA affichée quand vous la facturez, et votre numéro de TVA imprimé ; le client l'ouvre sur un lien ou télécharge le PDF et le transfère en interne. La page du concert contient le contact du jour J, le déroulé et le kit de chargement pour une salle d'entreprise, et la feuille de concert imprimée briefe tout le groupe.