Tenir un inventaire de matériel : qui possède quoi, qui apporte quoi

Quelqu'un a acheté une DI en 2022 avec l'argent de la caisse du groupe, elle vit dans la chambre d'amis de la claviériste, et maintenant la claviériste est partie. Elle est à elle ou au groupe ? Personne ne l'a écrit, donc la réponse est celui qui y tient le plus. Multipliez par chaque câble, pied et micro qu'un groupe acquiert en cinq ans et vous avez la dispute qu'un groupe sur deux a connue.

Un inventaire met fin à la dispute et, en prime, accélère le chargement. C'est une liste ; la discipline est dans la façon de l'utiliser.

Quoi noter

Une ligne par objet, ou par lot d'objets identiques (huit XLR de 10 m font une ligne avec quantité 8). Pour chacun :

• Nom et catégorie. « Micro chant SM58 », catégorie Micros. Catégories : instruments, backline, sono, micros, câbles, pieds, électricité, lumières, consommables, étuis, merch, administratif.
• Quantité possédée. Le nombre que vous avez réellement, pas celui que vous aimeriez avoir.
• Propriétaire. Le groupe, ou une personne nommée. C'est le champ qui règle la DI de 2022.
• Rangement. Où l'objet vit entre les concerts : « le garage d'Anna », « la caisse de hardware », « le rack de sono ».
• Numéro de série et valeur pour tout ce qui dépasse 100 EUR environ ; l'assureur les voudra. Voir l'assurance du matériel pour les musiciens.
• Notes. État, particularités, où acheter des remplacements, « le canal gauche grésille ».

Vingt minutes avec le matériel devant soi couvrent la plupart des groupes. Les consommables (piles, ruban, cordes, liquide) y entrent aussi, avec une note sur où on les achète, parce que « on n'a plus de gaffer » doit être visible avant le concert, pas pendant.

Commun ou personnel

Rendez la règle explicite et inscrivez-la dans l'accord de groupe :

• Propriété du groupe : acheté avec l'argent du groupe, ou donné au groupe par écrit. Listé avec le propriétaire « Groupe ». Quand quelqu'un part, cela reste. Quand le groupe se dissout, c'est vendu et l'argent réparti selon l'accord, ou divisé selon une méthode convenue.
• Personnel : acheté par un membre avec son propre argent, même si le groupe s'en sert chaque semaine. Listé au nom du membre. Part avec lui.
• La zone grise à éviter : « j'ai payé mais le groupe devait me rembourser ». Soit le groupe paie dans le mois et cela devient propriété du groupe, soit c'est personnel. Décidez au moment de l'achat.

Une règle voisine : le groupe n'achète pas de matériel qu'un seul membre utilise (l'ampli d'un guitariste précis) sauf si le groupe convient que c'est un actif du groupe qui reste quand ce guitariste part.

Les kits : l'inventaire sous des formes utiles

L'inventaire est la liste maîtresse ; un kit est le sous-ensemble pour un type de concert. Trois ou quatre kits couvrent la plupart des groupes :

• Duo ou trio, acoustique
• Groupe complet, sono de la salle
• Groupe complet, sono fournie
• Festival, backline fourni

Un kit liste les objets et quantités nécessaires, pas possédés. Le kit « Groupe complet, sono fournie » peut avoir besoin de 12 XLR alors que le groupe en possède 16 ; le kit festival a besoin de cymbales et de pedalboards et de rien de lourd. Construisez les kits une fois, puis un nouveau concert devient « appliquer le kit, ajuster deux lignes ». La liste complète ligne par ligne est dans la liste de chargement du groupe.

Les attributions : qui apporte quoi, cette fois

L'inventaire dit où vit un objet ; la liste du concert dit qui l'apporte aujourd'hui. C'est généralement la même personne, mais pas toujours : le batteur est en vacances et un remplaçant joue, donc les overheads du groupe voyagent avec le bassiste cette semaine. Attribuer les objets par concert, nommément, est ce qui transforme une liste en promesse. Le démontage déroule la liste à l'envers, et chaque objet est la responsabilité de quelqu'un pour revenir dans la camionnette.

Prévenir les pertes

Le matériel ne disparaît pas ; il est oublié, prêté et discrètement absorbé. Des habitudes qui marchent :

1. Comptez à l'entrée, comptez à la sortie. Les câbles et les micros sont comptés à la camionnette avant que les portes se ferment, à chaque fois. Deux minutes ; récupère environ un objet tous les cinq concerts.
2. Étiquetez la propriété. Ruban coloré pour le matériel du groupe, couleurs personnelles pour les membres. Détails dans câbles, rechanges et redondance.
3. Une règle de prêt. Le matériel du groupe prêté au projet d'un ami est noté avec une date de retour, ou il n'est pas prêté. Le pied de clavier que « quelqu'un a emprunté » en mars est le classique.
4. Photographiez la scène vide avant de quitter une salle. Cela prend cinq secondes et vous montre la pédale sous le retour.
5. Un audit annuel. Une répétition de janvier est consacrée à l'inventaire ouvert : ce qui manque, ce qui est cassé, ce qui a été acheté et pas listé. Mettez à jour propriétaires, valeurs et numéros de série.
6. Un seuil de remplacement. Tout ce qui vaut moins de, disons, 50 EUR et disparaît est remplacé par la caisse du groupe sans discussion ; au-dessus, le groupe décide. Cela supprime la gêne et garde le kit complet.

L'inventaire comme outil de décision

Une fois la liste créée, elle répond aux questions qui prenaient autrefois une discussion de groupe :

• « On a une DI de rechange ? » Oui, trois, dans la caisse de rechanges chez Anna.
• « On peut faire le festival en bagage cabine ? » Regardez le kit festival : 14 objets, de quoi occuper deux personnes.
• « Que vaut le groupe si on se sépare ? » La somme des valeurs possédées par le groupe : 6 400 EUR, surtout la sono.
• « Que faut-il acheter avant la saison des mariages ? » Comparez les quantités du kit « sono fournie » avec les quantités possédées.

À faire aujourd'hui

• Mettez chaque objet au même endroit, physiquement ou dans un tableur, et écrivez le propriétaire devant chaque ligne. Commencez par les objets chers.
• Décidez la règle commun/personnel avec le groupe et consignez-la.
• Construisez vos deux kits les plus utilisés.
• Mettez l'audit de janvier au calendrier et nommez la personne qui le mène.

Où expert.band vous aide

Les pages matériel et chargement d'expert.band sont ce système intégré : un inventaire partagé avec nom, catégorie, quantité et notes comme les numéros de série et le lieu de rangement ; des kits enregistrés par type de concert ; et une liste par concert où chaque objet reçoit une quantité et une personne, cochée dans la camionnette et déroulée à l'envers au démontage. Chaque membre voit l'inventaire, donc « on a une DI de rechange ? » cesse d'être une question pour le chef. Commencez gratuitement et listez votre matériel en une soirée.