Les dépenses de groupe à suivre

La plupart des groupes connaissent leurs recettes de concerts à l'euro près et leurs dépenses au millier près, quand ils les connaissent. Puis la sono rend l'âme, la camionnette a besoin d'un embrayage, et l'année qui semblait rentable se révèle avoir été un loisir avec une bonne trésorerie.

Suivre les dépenses n'est pas une affaire d'impôts (même si cela aide). C'est savoir ce qu'un concert coûte réellement pour que vos prix soient vrais. Voici quoi suivre, à peu près ce que cela coûte, et comment le faire sans comptable.

Les coûts par concert

Ils augmentent avec le nombre de concerts. Ils sont déduits de chaque cachet avant de payer qui que ce soit ; voir répartir un cachet équitablement.

• Transport : location de camionnette (80 à 150 EUR par jour dans une bonne partie de l'Europe), ou kilométrage sur le véhicule d'un membre à un tarif convenu (0,30 à 0,50 EUR par km), carburant, péages, stationnement, péages urbains. Souvent le plus gros poste par concert.
• Hébergement et indemnités journalières : 60 à 120 EUR par personne et par nuit sur les déplacements longs ; une indemnité fixe de 20 à 40 EUR pour les repas quand la salle ne vous nourrit pas.
• Matériel loué : sono supplémentaire pour une salle de 300 invités, lumières, backline, un groupe électrogène pour l'extérieur.
• Remplaçants : le cachet d'un remplaçant est une dépense du concert, pas du membre absent.
• Consommables : piles (un groupe de 5 avec micros sans fil et in-ears brûle 15 à 25 EUR de piles par soirée sans rechargeables), cordes, baguettes, gaffer, impressions, peaux de batterie.
• Commission d'agence : 10 à 20 % du cachet sur les concerts venus par une agence.
• Frais de paiement : traitement carte à 1,5–3,5 % sur les acomptes payés par carte.

Pour un groupe de prestation à 5 musiciens, les coûts par concert, hors remplaçants et location, tournent entre 150 et 400 EUR pour un concert régional. Connaître votre chiffre est la première donnée de la tarification.

Les coûts fixes et annuels

Ils existent que vous jouiez 10 concerts ou 80, ce qui explique pourquoi les groupes qui jouent peu ont une économie étonnamment mauvaise.

• Assurance : responsabilité civile (souvent exigée par les salles, typiquement 100 à 300 EUR par an pour une police de groupe) et assurance du matériel (1 à 3 % de la valeur assurée par an est une fourchette courante). Voir l'assurance du matériel pour les musiciens.
• Local de répétition : 15 à 40 EUR de l'heure pour une salle louée, ou 150 à 400 EUR par mois pour un local partagé. Quarante répétitions par an de 3 heures, c'est 1 800 à 4 800 EUR.
• Matériel commun et amortissement : une sono à 5 000 EUR dure peut-être 8 ans ; c'est 625 EUR par an à mettre de côté, qu'elle tombe en panne cette année ou non. Même logique pour les lumières, le rack d'in-ears, les pieds et les flight cases.
• Réparations et entretien : 300 à 800 EUR par an est une réserve réaliste pour le matériel commun d'un groupe qui tourne.
• Logiciels et abonnements : gestion de groupe (expert.band coûte 3,90 par mois pour un groupe, 30 % de moins en facturation annuelle), hébergement et nom de domaine (50 à 200 par an), e-mail, stockage cloud, une appli de grilles ou de setlists, un logiciel de comptabilité (0 à 300 par an).
• Marketing : photos (une séance tous les 2 ou 3 ans, 300 à 800 EUR), vidéo (une vraie vidéo live coûte 800 à 3 000 EUR et se rembourse de nombreuses fois), salons du mariage (200 à 1 500 EUR par stand), publicités, impressions. Voir salons du mariage et showcases pour le calcul de conversion.
• Honoraires : un comptable (300 à 1 200 par an), un avocat pour le modèle de contrat une fois, l'adhésion à une société de gestion collective.
• Frais bancaires : un compte professionnel coûte 5 à 15 EUR par mois dans beaucoup de pays.
• Tenues de scène : si le groupe paie, prévoyez 100 à 300 par membre tous les deux ans environ.

Pour un groupe de 5 qui travaille, des coûts fixes de 4 000 à 9 000 EUR par an sont normaux. Répartis sur 40 concerts, cela fait 100 à 225 EUR par concert qui doivent être dans le prix, et n'y sont généralement pas.

Les coûts que les groupes oublient

• Le temps du chef de groupe : pas une dépense en argent, mais 3 à 6 heures par réservation qui devraient être payées sur le cachet, sinon elles sont offertes.
• Apprendre un morceau pour un client : une heure d'arrangement plus un créneau de répétition de 20 minutes pour 5 personnes. Facturez-le ou cessez de le proposer.
• Les concerts annulés : l'acompte conservé moins le travail déjà fait. Suivez-le, pour savoir si votre politique d'annulation fonctionne. Voir acomptes et politiques d'annulation.
• Le matériel qui disparaît : le câble micro qui ne revient jamais. Petit, constant, réel.

Un système simple qui sert vraiment

Le système compliqué est celui qu'on n'utilise plus en mars. Celui-ci prend 15 minutes par semaine :

1. Un seul compte pour l'argent du groupe. Chaque dépense du groupe est payée depuis ce compte, ou remboursée depuis ce compte dans la semaine, pour que le relevé bancaire soit le grand livre. Voir un compte bancaire pour le groupe.
2. Photographiez chaque reçu le jour même. Nommez le fichier 2026-06-14_location-camionnette_140.jpg et déposez-le dans un dossier du mois.
3. Une ligne par opération dans un tableur ou une appli de comptabilité : date, concert (ou « fixe »), catégorie, montant, qui a payé, nom du fichier du reçu. Dix catégories suffisent : transport, hébergement, location, remplaçants, consommables, commission, assurance, répétition, logiciels, marketing.
4. Par concert, une ligne de synthèse : cachet brut, coûts du concert, net. C'est le chiffre à comparer avec votre prix.
5. Chaque mois, 30 minutes : rapprochez le compte, réclamez les reçus manquants, regardez la ligne des coûts fixes cumulés.
6. Chaque année, un après-midi : total par catégorie, coût par concert et réserve d'amortissement. Puis refixez vos prix.

Le résultat le plus utile est un seul chiffre : le coût total moyen par concert (coûts par concert plus coûts fixes divisés par le nombre de concerts joués). S'il est de 350 EUR et que vous proposez 1 200 pour un samedi, tout le monde voit le calcul.

À faire aujourd'hui

1. Listez chaque abonnement et assurance que le groupe paie. La plupart des groupes en trouvent un qu'ils avaient oublié.
2. Créez le tableur à 10 catégories et saisissez le mois dernier.
3. Décidez la réserve d'amortissement du matériel commun et commencez à la virer chaque mois.
4. Calculez le coût par concert de l'an dernier, même grossièrement. Comparez-le à votre devis le plus bas.

Où expert.band vous aide

Chaque concert dans expert.band porte déjà le cachet du devis accepté et les notes de la date, si bien que la ligne de coûts par concert a une place évidente à côté du revenu auquel elle appartient. Le matériel et les kits dans matériel et chargement gardent l'inventaire de l'équipement commun au même endroit, ce dont vous avez besoin au moment de décider ce qui vaut la peine d'être assuré et ce qui a besoin d'une réserve de remplacement.