Planifier la saison de votre groupe : un calendrier sur 12 mois

L'année d'un groupe n'est pas répartie uniformément. Les mariages s'entassent de mai à septembre, les soirées d'entreprise dans les six dernières semaines de l'année, les candidatures aux festivals ferment en hiver pour des scènes en été, et tout le groupe veut août libre. Si vous planifiez en réagissant à la demande arrivée ce matin, vous apprendrez de nouveaux morceaux pendant le mois le plus chargé et resterez inactif pendant le mois creux.

Voici un calendrier de 12 mois pour un groupe de bal ou de reprises en Europe. Les dates varient selon les pays et les scènes, alors prenez-le comme un modèle à ajuster, pas un planning à copier.

La forme de l'année

Deux pics et deux creux, en gros :

• Saison des mariages : de mai à septembre, juin et septembre étant généralement les plus chargés. Les samedis se remplissent 9 à 15 mois à l'avance.
• Saison des entreprises : de la mi-novembre à la troisième semaine de décembre, plus un petit rebond fin janvier et février pour les lancements et les remises de prix. Les réservations arrivent 2 à 4 mois à l'avance.
• Creux : janvier (après Noël), et une période molle fin juillet et août selon votre marché.
• Festivals et événements publics : de juin à août, candidatures typiquement de septembre à février pour l'été suivant.

Planifiez le travail ingrat dans les creux : nouveaux morceaux, révision des tarifs, tournage vidéo, révision du matériel.

Janvier : bilan et remise à zéro

• Les chiffres. Concerts joués, chiffre d'affaires, cachet moyen, taux de conversion de la demande à la réservation, annulations. Une page.
• La révision des tarifs. C'est le moment d'augmenter les prix, parce que la majeure partie de la prochaine saison n'est pas encore réservée et que les clients qui demandent maintenant s'attendent aux tarifs de la nouvelle année. Voir augmenter les tarifs de votre groupe.
• L'élagage du répertoire. Lancez une session de notation ; retirez les morceaux que personne n'aime et sur lesquels aucune piste ne danse. Visez 5 à 10 retraits et 10 à 15 ajouts sur les trois mois suivants. Voir noter votre répertoire.
• Les candidatures aux festivals. Beaucoup ferment en janvier et février. Ayez le dossier de presse et la vidéo prêts en décembre.

Février : apprendre

Le meilleur mois pour apprendre : peu de concerts, tout le monde reposé. Réservez un bloc de répétitions, quatre à six séances dans le mois, et apprenez les nouveaux morceaux par lots de trois ou quatre. Enregistrez chaque séance. Réservez les créneaux de salle de répétition de l'année maintenant si la salle le permet ; les bonnes soirées partent vite.

Mars : promotion et préparation

• Les demandes de mariage pour la saison à venir arrivent encore ; répondez sous 24 heures et relancez sous cinq jours.
• Tournez ou rafraîchissez la vidéo live avec les nouveaux morceaux, idéalement lors d'un showcase ou d'une répétition avec un vrai éclairage.
• Révisez la sono, remplacez les câbles « un peu craquants », vérifiez les boîtiers in-ear. Mieux vaut maintenant que sous un chapiteau en juin.
• Les salons du mariage, si vous en faites, ont souvent lieu de janvier à mars. Faites le calcul de conversion avant de payer un stand.

Avril : formation et logistique

• Confirmez la formation pour chaque mariage jusqu'en septembre. Qui est en vacances quand ? Briefez les remplaçants et mettez-les sur la liste dès maintenant.
• Envoyez les feuilles de route pour les concerts de mai.
• Constituez les kits de chargement pour les types de prestations de la saison (groupe complet avec sono, festival avec backline, set acoustique de cérémonie).
• Vérifiez les renouvellements d'assurance et l'état du camion avant le premier long trajet.

Mai à juillet : jouer

C'est là que l'argent se gagne. Le travail de planification de ces mois consiste à protéger le groupe :

• Pas de nouveaux morceaux de mai à juillet, sauf si un client en a payé un. La capacité d'apprentissage va à la tenue des sets.
• Une répétition toutes les trois ou quatre semaines pour l'entretien, pas une corvée hebdomadaire. Concentrez-vous sur les transitions et les fins. Voir la répétition d'avant-concert.
• Les disponibilités trois mois à l'avance. Les demandes pour août et septembre doivent recevoir une réponse sous 48 heures ; le chef confirme ou décline dans la semaine.
• La trésorerie. Les soldes sont généralement dus 14 à 30 jours avant le mariage ; relancez-les à un créneau hebdomadaire fixe.
• Les vacances. Décidez en avril qui est absent en juillet et août et réservez des remplaçants ou bloquez les dates. Un groupe qui bloque deux samedis en août perd peu ; un groupe qui découvre en juillet que le batteur est au Portugal perd un mariage.

Août : la période molle

Selon votre marché, août est soit votre mois le plus chargé, soit nettement plus calme. Si c'est plus calme :

• Faites les chiffres de mi-année et voyez comment l'année se compare au plan.
• Commencez la prospection d'entreprises pour l'automne. Les sociétés réservent les fêtes de décembre dès septembre ; soyez les premiers dans leur boîte de réception. Voir les événements d'entreprise pour les groupes.
• Remplacez tout ce qui a cassé en juin.

Septembre : fin des mariages et poussée entreprise

Souvent le mois de mariages le plus chargé, qui chevauche le début des demandes d'entreprise. Deux choses :

• Préparez maintenant une variante de set entreprise : une liste plus courte, plus forte, plus universellement connue, avec une option musique de fond pour le dîner.
• Mettez à jour le dossier de presse et le site web avec les photos et témoignages de l'été tant qu'ils sont frais. Demandez des avis dans la semaine qui suit chaque mariage ; voir obtenir des avis et des témoignages.

Octobre : les mariages de l'année prochaine

Les demandes pour l'été prochain commencent sérieusement après les mariages de cette année, quand les invités qui vous ont vus se fiancent. Et aussi :

• Un bloc de répétitions pour le matériel des fêtes de fin d'année : 8 à 12 morceaux de saison ou de fête, appris pour la mi-novembre.
• Les candidatures aux festivals de l'été prochain ouvrent vers maintenant pour beaucoup d'événements. Mettez à jour les dossiers de candidature.

Novembre et décembre : la saison des entreprises

• Attendez-vous à des délais courts, des concerts en semaine, des hôtels et des centres de conférence, des horaires serrés, et des clients qui veulent une facture avec un numéro de bon de commande.
• Verrouillez la formation de décembre pour la fin octobre. Tout le monde a des événements familiaux ; découvrez quelles dates sont mortes avant que les demandes arrivent.
• La dernière semaine de décembre : rien. Accordez une pause à tout le monde, chef compris.

Les blocs récurrents à mettre dans le calendrier maintenant

Bloc	Quand	Durée
Répétition, nouveau matériel	Février, octobre	4 à 6 séances chacun
Répétition, entretien	Toutes les 3 à 4 semaines en saison	2 heures
Réunion de groupe	Mensuelle, première semaine	30 minutes
Chiffres et révision des tarifs	Janvier, août	2 heures
Révision du matériel	Mars, octobre	Une demi-journée
Vidéo et photos	Mars, septembre	Une demi-journée chacune
Planification des vacances	Avril	30 minutes en réunion

Mettez-les dans le calendrier partagé avec les concerts, pas dans la tête du chef. Les membres ne peuvent pas protéger un bloc de répétitions qu'ils ne voient pas.

À faire aujourd'hui

• Dessinez l'année sur une page : deux pics, deux creux, et là où votre marché diffère du modèle ci-dessus.
• Réservez le bloc de répétitions de février maintenant, et la salle.
• Envoyez un message demandant à chaque membre ses dates de vacances connues pour les 12 prochains mois.

Là où expert.band vous aide

La saison vit dans un seul calendrier : les concerts en demandes et confirmations de couleurs différentes, et les répétitions programmées par-dessus les disponibilités peintes par les membres, pour que le bloc de février tombe là où les gens sont vraiment libres. Les rappels de répétition partent automatiquement par e-mail et SMS, et une session de notation en janvier vous donne l'élagage du répertoire en une seule fois plutôt qu'en trois semaines de dispute.